Юлия Трященко – Учет в общепите (страница 5)
Определение места для хранения: специальное помещение или шкафы, защищенные от влаги, прямых солнечных лучей и доступа посторонних лиц.
Установление порядка уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Уничтожение документов – это не вынос их в мусорный контейнер, а строго регламентированная процедура. Включает в себя:
проверку сроков: бухгалтер или ответственный за архив сверяет дела с номенклатурой и выявляет те, у которых истек срок хранения;
создание комиссии: издается приказ руководителя о создании комиссии (включая главного бухгалтера);
составление акта: комиссия составляет Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В акте перечисляются все дела и документы, подлежащие утилизации. Акт утверждается руководителем организации;
уничтожение документов (обычно путем измельчения в шредере).
Переход на электронный документооборот (ЭДО) и хранение документов в электронном виде значительно упрощает процесс архивирования и экономит пространство.
Итак, мы рассмотрели основные виды и формы первичной документации, используемой на предприятиях общественного питания и порядок организации документооборота.
Запомним главное:
первичный документ – это основа учета, письменное доказательство факта хозяйственной операции. Документ имеет силу только при наличии всех обязательных реквизитов. Составляется в момент операции или непосредственно после ее окончания;
первичные документы в общепите можно разделить на три основных блока:
по учету товаров – отвечают на вопрос "Откуда что пришло и куда ушло?"
по производству – отвечают на вопрос "Какую себестоимость и цену мы сформировали и что продали?"
по деньгам – отвечают на вопрос "Сколько денег мы получили и на что потратили?";
документооборот – это нервная система предприятия. Его цель – обеспечить оперативное, точное и контролируемое движение документов между отделами. Его инструмент – график документооборота. Иными словами, это закон, который определяет, кто, какой документ, кому и в какой срок передает.
ответственность за документы не заканчивается их подписанием. Первичные документы подлежат хранению.
3. Учёт материальных запасов
3.1. Учет сырья в общепите
Учёт материальных запасов в общественном питании строится на основе федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 5/2019 «Запасы» (утв. приказом Минфина России от 15.11.2019 N 180н) с учётом отраслевых особенностей.
Для целей бухгалтерского учета запасами считаются активы, потребляемые или продаваемые в рамках обычного операционного цикла организации, либо используемые в течение периода не более 12 месяцев (п.3 ФСБУ 5/2019).
Основной составляющей материальных запасов в общественном питании является сырье. Согласно ГОСТ 31985-2013 «Услуги общественного питания. Термины и определения» (о нем мы говорили ранее), сырье продовольственное – это сырье животного, растительного, микробиологического, минерального, искусственного или биотехнологического происхождения и питьевая вода, используемые для дальнейшей переработки при производстве пищевой продукции.
Переведем на язык бухгалтера, сырье в общественном питании – это материальные запасы (продукты), используемые для кулинарной обработки при производстве готовых блюд, кулинарных изделий и другой продукции. Проще говоря, сырье – это то, что повар использует, чтобы приготовить блюдо. Например, это мясо, овощи, фрукты, молоко и даже шоколад. Можно возразить, шоколад – это не сырье. Верно, помните, мы говорили, что один и тот же продукт можно использовать, как сырье, и как товар.
Первое и главное правило в общепите: чёткое разделение учёта сырья и товаров.
Сырьё (материалы) – это продукты, которые требуют кулинарной обработки для превращения в готовое блюдо. Перед продажей конечному гостю сырье должно пройти хотя бы одну стадию приготовления (мытье, очистка, нарезка, разделка, термическая обработка, смешивание и т.д.). Учёт ведётся на счёте 10 «Материалы» (обычно на субсчёте 10.1 «Сырьё и материалы»).
Товары – это продукты, которые продаются конечному потребителю без какой-либо обработки (кроме фасовки, нарезки). Учёт ведётся на счёте 41 «Товары».
Почему это разделение важно? Потому что путь сырья проходит через счета затрат для формирования себестоимости, а товары сразу списываются на себестоимость продаж. Стоимость сырья является основной статьей затрат при расчете себестоимости приготовленных блюд. Сырье – это основа производственного процесса в общепите.
Учет сырья в общепите – это фундаментальная система контроля и управления всеми материальными ценностями (продуктами), которые поступают на склад, хранятся и используются на кухне для приготовления блюд.
Проще говоря, это ответ на три ключевых вопроса:
Сколько сырья поступило? Сколько израсходовано? Сколько осталось?
Любое движение сырья должно быть оформлено первичным документом. Цепочка учета сырья выглядит так.
Кладовщик принимает сырье по количеству, весу, качеству и срокам годности. Данные сверяются с накладной. При расхождении (недопоставка, бой, некондиция) составляется Акт об установленном расхождении. Это основание для претензии поставщику. При соответствии сырье приходуется на склад. Проводки:
Очень важно: списывается именно то количество сырья, которое необходимо для приготовления блюд по меню. Эта потребность определяется на основании документа, который содержит ассортимент и количество блюд к приготовлению.
На основании плана-меню кладовщик отпускает, а шеф-повар (или иное лицо на кухне) принимает необходимое сырье. Основной первичный документ, обосновывающий списание сырья со склада – это требование-накладная (форма М-11). В нем указывается наименование, количество (вес), цена и сумма по каждому наименованию сырья.
Проводка:
Следует понимать, что передача сырья со склада на кухню – это не реализация и не безвозмездная передача. Это внутреннее перемещение внутри предприятия.
Фактически сырье уже списано со счета 10. На этом этапе происходит анализ обоснованности этого списания и признание затрат. По итогам смены/дня фактический расход сырья (на основе накладных М-11) сверяется с нормативным расходом, рассчитанным по Технико-Технологической Карте, исходя из количества реализованных порций.
Важным моментом в учете сырья является Оценка сырья при списании (Методы). Необходимо определить, по какой именно стоимости сырьё будет списываться с кредита счёта 10 «Материалы» в дебет счёта 20 «Основное производство». Этот выбор строго регламентирован и обязательно должен быть закреплён в Учётной политике.
Пунктом 36 ФСБУ 5/2019 "Запасы" регламентировано, что при отпуске запасов в производство, их списании, себестоимость рассчитывается одним из следующих способов:
а) по себестоимости каждой единицы.
Суть: списывается стоимость именно той конкретной единицы сырья, которая была отпущена в производство. Каждая единица (или партия) должна быть индивидуально идентифицируема. Применяется в отношении запасов, которые не могут обычным образом заменять друг друга, а также запасов, учитываемых в специальном порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни).
В общепите используется редко, только для уникального, дорогого сырья. Например, для списания трюфелей, устриц, икры, элитного алкоголя для соусов, мраморной говядины для стейков.
б) по средней себестоимости.
Суть: стоимость списываемого сырья определяется не по конкретным партиям, а по средней цене всех поступлений за период. Себестоимость рассчитывается путем деления общей себестоимости вида запасов на их количество, складывающихся соответственно из себестоимости и количества остатка на начало периода и поступивших запасов в течение данного периода. Средняя себестоимость может рассчитываться периодически через равные интервалы времени либо по мере поступления каждой новой партии запасов.
в) по себестоимости первых по времени поступления единиц (способ ФИФО).
«Первым поступил, первым списан».
Суть: предполагается, что сырьё списывается в той последовательности, в которой оно поступало на склад. То есть сначала списываются остатки, затем первая партия, вторая и т.д. В общепите – наиболее предпочтительный и логичный метод. Полностью соответствует правилу товарооборота на кухне: продукты, которые были куплены раньше, должны быть использованы первыми (особенно актуально для скоропортящихся товаров). То, что осталось на конец месяца, – это остатки из последних по времени поставок.
Рассмотрим методы на простом примере.
Исходные данные: сливочное масло
Рассчитаем по каждому методу:
Как видим, метод по себестоимости каждой единицы является максимально точным. Но он очень трудоёмок и требует индивидуального отслеживания.
Метод по средней себестоимости прост для применения, сглаживает скачки цен. Но остатки оцениваются по усреднённой, часто неактуальной цене. В общепите приемлем, если ассортимент очень большой, а цены стабильные.
При методе ФИФО остатки на конец месяца оцениваются по последним (рыночным) ценам, что делает баланс более достоверным. Но затраты на производство (себестоимость) формируются по более старым ценам. В общепите следует выбирать метод ФИФО, так как его преимущество в том, что он даёт наиболее реальную картину стоимости остатков и себестоимости продукции.