Юлия Трященко – Учет в общепите (страница 4)

Представьте, что ресторан – это живой организм, товары и деньги – это кровь, а первичные документы – это нервная система, которая передает сигналы о том, что происходит в каждой его части. Если сигналы идут с опозданием или теряются – организм начинает болеть: возникают ошибки в учете, хищения, пересортица, недостачи и как итог, – убытки и претензии контролирующих органов.

Цели организации документооборота:

Оперативность: своевременное отражение всех хозяйственных операций.

Контроль: предотвращение ошибок и злоупотреблений.

Достоверность: формирование точных данных в учете.

Дисциплина: четкое понимание сотрудниками своих обязанностей и сроков.

Организация документооборота требует четкого распределения обязанностей среди сотрудников и контроля за своевременным и корректным оформлением документов.

Для того чтобы система работала, документооборот должен основываться на ключевых принципах:

Непрерывность: документы должны поступать в обработку без простоев и задержек.

Краткость пути: документ должен проходить минимальное количество инстанций и как можно быстрее попадать к конечному исполнителю (бухгалтеру).

Разграничение ответственности: каждый участник процесса (кладовщик, повар, бармен, бухгалтер) знает, какие документы он должен составлять, кому передавать и в какие сроки.

Своевременность: установление четкого графика движения документов (например, все отчеты за смену должны быть сданы до 10:00 следующего дня).

Проследим этапы документооборота на примере движения товара, например, ящика картофеля.

Этап 1: Товар поступил от поставщика

Документ: товарная накладная (ТОРГ-12), счет-фактура (или УПД).

Участники: поставщик, кладовщик/приемщик, бухгалтер.

Процесс:

Поставщик привез товар и накладную.

Кладовщик сверил фактическое наличие картофеля с данными в накладной. При отсутствии расхождений подписал накладную в двух экземплярах. Один экземпляр передал поставщику, второй – в установленные сроки (в конце дня) – бухгалтеру.

Нарушение: кладовщик отложил подписанные накладные на неделю. Бухгалтер не отразил приход товара в учете, а картофель уже в производстве. Поставщик требует оплаты, а бухгалтер не видит долга и оплату и не производит.

Этап 2: Передача товара со склада на кухню

Документ: требование-накладная (М-11) или внутренний акт на отпуск товара.

Участники: Кладовщик, повар (МОЛ на производстве), бухгалтер

Процесс:

Кладовщик на основе плана-меню выписывает требование-накладную и передает картофель на кухню.

Повар получает товар, проверяет его и расписывается в требовании-накладной. Один экземпляр передает кладовщику (основание для списания со склада), второй (основание для оприходования на кухне) в установленные сроки (в конце дня) – бухгалтеру.

Нарушение: повар забирает картофель без оформления документа. К концу недели фактически кладовая пуста, а по документам есть товар. Возникает недостача, виновного установить невозможно.

Этап 3: Реализация готовой продукции

Документ: Z-отчет, Акт о реализации (списании) готовой продукции (ОП-4).

Участники: Кассир/официант, бухгалтер.

Процесс:

В конце дня кассир с онлайн-кассы снимает Z-отчет, фиксирующий выручку за день.

Бухгалтер (или администратор) на основе данных о выручке и остатках продуктов на кухне составляет Акт о реализации (ОП-4). Акт является основанием для списания себестоимости использованных продуктов.

Нарушение: Акт составляется раз в неделю. Невозможно оперативно отследить рентабельность отдельных блюд или выявить перерасход продуктов.

Алгоритм организации документооборота на предприятии.

Составить перечень всех используемых первичных документов.

Разработать и утвердить маршруты движения для каждого документа (кто, что, кому и когда передает).

Установить сроки сдачи каждого документа.

Назначить ответственных, прописать это в должностных инструкциях.

Продумать систему контроля.

Автоматизировать процессы, что позволяет отслеживать движение товаров, формировать необходимые отчеты и значительно сокращает объем бумажной работы.

Установленный порядок движения документов оформляется документом под названием «График документооборота». Это схема или таблица, показывающая порядок взаимодействия всех подразделений предприятия с документами от момента их создания (или получения) до передачи в архив. Он описывает, кто, когда и каким образом должен оформлять, проверять, согласовывать и передавать документы внутри предприятия.

График может быть составлен как для всего предприятия, так и для отдельных структурных подразделений или отдельных видов документов. Часто график документооборота оформляют приложением к учетной политике или отдельным внутренним регламентом и доводят до сведения всех сотрудников под подпись. В современных условиях график учитывает как бумажный, так и электронный документооборот.

Вашему вниманию представлен фрагмент графика документооборота.

Условные обозначения:

МОЛ – материально ответственное лицо.

Ответственный: должность, которая составляет/подписывает документ.

Срок: крайний срок передачи документа.

2.3. Обеспечение сохранности документов и их архивирование

Завершающим этапом документооборота является архивация документов. Утрата первичных документов приводит к серьезным последствиям.

Хранение документов должно соответствовать требованиям Федерального закона №125-ФЗ «Об архивном деле» и Приказа Росархива №77 от 31.07.2023. Также сроки хранения установлены Налоговым кодексом РФ (ст. 23) и Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 29).

Сроки хранения зависят от типа документов.

5 лет: Основной срок хранения для большей части первичных учетных документов.

Срок исчисляется не с даты создания документа, а после отчетного года, в котором он использовался в последний раз. Например, товарная накладная от 15 мая 2023 года относится к 2023 году. Срок ее хранения исчисляется с 1 января 2024 года и истечет 31 декабря 2028 года (включительно).

Дольше 5 лет хранятся документы по кадрам (трудовые договоры, личные карточки, штатное расписание) – 50 лет (или 75 лет, если созданы до 2003 г.).

Постоянно: уставные документы, бухгалтерская (финансовая) отчетность.

Нарушение сроков хранения может повлечь штрафные санкции и юридические последствия для предприятия и его руководителей.

Алгоритм организации хранения документов.

Составление номенклатуры дел – это основной документ для организации архива. Он представляет собой систематизированный перечень (опись) всех документов, образующихся в деятельности предприятия, с указанием сроков их хранения.

Пример фрагмента номенклатуры дел.

Назначение ответственного за формирование и хранение первичных документов (обычно это функция бухгалтерии).

Подшивка и формирование папок (дел).

Периодичность: документы подшиваются ежедневно (ежемесячно) в зависимости от количества первичных документов.

Порядок: документы одного вида (например, все накладные за месяц) группируются в хронологическом порядке и подшиваются в отдельную папку.

Электронные документы: распечатывать не обязательно. Их можно хранить в электронном виде, но они должны быть заверены квалифицированной электронной подписью и сохранены на надежном носителе с обязательным резервным копированием.