Юлия Трященко – Учет в общепите (страница 3)
время составления: первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно – непосредственно после его окончания.
Классический пример оформления документа при совершении хозяйственной операции – это
Факт хозяйственной жизни: продажа товара покупателю.
Документ: товарная накладная.
Почему это "непосредственно при совершении"? Продавец выписывает накладную на месте, одновременно передавая покупателю подписанный экземпляр и покупатель уходит со склада с документом в руках.
Факт: доставка посылки получателю.
Документ: акт приема-передачи или курьерская расписка.
Почему? Курьер и получатель подписывают документ в момент передачи посылки, фиксируя факт здесь и сейчас.
Это идеальные сценарии, когда документ создается в момент совершения операции. Чаще всего это происходит, когда операция является разовой, быстрой и в ней участвуют две стороны, которые могут сразу подписать документ.
На практике распространена ситуация, когда документ составляется непосредственно после совершения факта хозяйственной жизни. Причиной этому может быть:
растянутость во времени. Нельзя составить документ в момент начала операции, так как ее итог еще неизвестен;
требуется время для обработки данных. Нужно собрать и систематизировать информацию по множеству мелких операций, произошедших в течение периода;
участники операции географически разделены. Нужно время, чтобы подписать и доставить документы.
Типичным примером является
Факт: Реализация десятков и сотен блюд в течение дня.
Документ: Акт о реализации (списании) готовой продукции, который составляется в конце дня.
Почему "непосредственно после"? Невозможно оформлять документ на каждую проданную порцию. Все операции фиксируются кассой, а в конце дня составляется сводный документ.
Факт: Покупка товара с доставкой.
Документ: Товарная накладная (ТОРГ-12).
Почему "непосредственно после"? В момент доставки товара документ еще не может быть подписан. Сначала товар разгружают, принимают, пересчитывают, проверяют на брак, и только после окончания этой процедуры приемки ставят подписи в накладной.
вид документа: первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью;
правила исправления: в первичном учетном документе допускаются исправления, которые должны содержать дату исправления, подписи лиц, внесших исправления, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц;
формы первичных учетных документов определяет экономический субъект. Это означает, что государство не обязывает предприятия использовать строго определенные формы документов, за некоторым исключением (например, для кассовых документов). У предприятий есть выбор:
использовать старые унифицированные формы;
разработать собственные формы документов, которые удобны именно для конкретного бизнес-процесса;
взять за основу старую унифицированную форму и модифицировать ее под свои нужды (добавить или убрать какие-то графы).
Первичные учетные документы в общепите представлены широким спектром форм. Их можно разделить на три блока:
документы по учету сырья и товаров;
документы по производству и реализации;
документы по движению денежных средств.
Стандартизируют учет операций по закупке, отпуску, движению продуктов и готовых изделий, а также контроль над расходом и браком следующие основные формы документов. Начиная с 2013 года применение унифицированных форм не обязательно, однако для удобства восприятия я приведу номера этих форм.
Документы по учету сырья и товаров – сопровождают поступление продуктов на склад и их дальнейшее движение. К ним относят:
а) приходная накладная (ТОРГ-12) – для оформление поступления ТМЦ от поставщика, подтверждает покупку товаров.
б) требование-накладная (М-11) – для внутреннего перемещения со склада на производство (кухню, бар), используется для учета движения материальных ценностей между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Является основанием для списания продуктов со склада и оприходования их на кухне. Как правило, составляют в трех экземплярах. Один экземпляр служит для списания ценностей у передавшего их подразделения (списания с подотчета материально ответственного лица), второй – для оприходования ценностей у принявшего подразделения (принятия под отчет материально ответственным лицом), а третий передается в бухгалтерию.
в) акт на списание товаров (ТОРГ-16) – для списания испорченных, боя, лома товаров (например, разбитой посуды). Составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии, уполномоченной на это руководителем организации. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно – материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий – у материально ответственного лица.
г) инвентаризационная опись (ИНВ-3) – для результатов инвентаризации (сверки фактического наличия товара с данными учета). Составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй – остается у материально ответственного(ых) лица (лиц).
Документы по производству и реализации – это ядро документооборота на кухне и в баре. К ним относят:
а) калькуляционная карта (ОП-1) – для определения себестоимости, состава и нормы расхода ингредиентов, продажной цены одного блюда или напитка.
б) план-меню (ОП-2) – для формирование плана производства на определенный период (например, день): ассортимент блюд, их количество и ответственные за приготовление. На основе плана-меню кладовщик формирует требование на отпуск продуктов со склада.
в) технологическая карта (ТК) – не является строго учетным документом, но имеет важное значение. Описывает рецептуру, технологию приготовления, требования к оформлению и подаче блюда, а также его пищевую ценность. Обеспечивает единый стандарт качества и вкуса блюда, независимо от того, кто его готовит.
г) накладная на отпуск продукции из кладовой (ОП-3) – документ, на основании которого продукты отпускаются со склада на конкретные точки (кухня, бар, холодный цех и т.д.).
д) акт о реализации готовой продукции (ОП-4) / акт о продажах по ККМ – отчет о количестве проданных блюд и выручке. Является основанием для списания сырья с производства. Сопоставление данных о списанных продуктах и реализованных блюдах позволяет выявить перерасход или недостачу.
е) закупочный акт (ОП-5) – для подтверждения закупки товаров, продуктов напрямую у населения (фермеров, владельцев личных подсобных хозяйств).
ж) акт на отпуск питания сотрудникам организации (форма ОП-21) – для учета отпуска готовой пищи сотрудникам. На основании этого акта проводится списание готовой продукции, а также ведется внутренний учет службеного питания.
Документы по движению денежных средств.
а) приходный кассовый ордер (КО-1) / расходный кассовый ордер (КО-2) – для оформление поступления и выдачи наличных денег из кассы (например, внесение выручки в банк, выдача денег под отчет).
б) кассовая лента и Z-отчет – фискальные документы, формируемые онлайн-кассой, подтверждающие прием наличных или безналичных средств от гостя. Z-отчет закрывает кассовую смену, фиксирует все проведенные за смену операции. Данные Z-отчета являются основанием для составления Акта о реализации готовой продукции для списания сырья.
Это далеко не полный перечень форм первичных учетных документов, применяемых в общепите для учета движения ТМЦ и готовой продукции. Сфера общественного питания огромна и разнообразна (рестораны, столовые, кафе, фаст-фуд, кейтеринг). Номенклатура документов может сильно меняться в зависимости от:
типа предприятия;
технологии производства (есть ли собственный цех или используется полуфабрикаты);
используемого программного обеспечения (например, 1С или R-Keeper генерируют свои внутренние отчеты и накладные).
В обзоре представлены только наименования и назначения основных форм первичных учетных документов, без их бланков и образцов заполнения, чтобы сосредоточить Ваше внимание на ключевых видах документов, характерных для сферы общественного питания. Каждое предприятие самостоятельно определяет подходящие формы документов исходя из особенностей своей деятельности и требований законодательства.
Следует помнить, что все документы взаимосвязаны. Накладная от поставщика ведет к приходу на склад, требование-накладная – к списанию со склада и приходу на кухню, акт реализации – к списанию с производства. Нарушение в одном звене ведет к ошибкам во всей цепочке.
2.2. Организация документооборота
Необходимо организовать документооборот, который представляет собой непрерывный процесс движения первичных документов с момента их создания или получения до момента передачи в архив после завершения обработки и бухгалтерского учета.