Юрий Трифонов – 9 шагов к успешной автоматизации бизнеса (страница 2)

Не сложно догадаться, что внеси мы эти данные в систему на приемке, то дальнейшая работа сильно бы упростилась. Но если запустить процесс без использования специальных средств – сканеров кодов или учетной системы и автоматического определения номенклатуры, то такая на первый взгляд, казалось бы, простая операция, может занимать гораздо больше времени, чем кажется. Возможно даже придется нанять дополнительного сотрудника на прием, который в отсутствии специальных инструментов будет принимать всё в ручном режиме. Это снизит вашу постоянную прибыль и увеличит себестоимость продажи. Используя учетную складскую систему, терминалы сбора данных, можно автоматизировать такой глобальный, но не всегда заметный, бизнес-процесс в компании.

Если же эту логику расширить, то автоматизировать можно будет и многое другое. Остается только провести аудит. Про все эти важные моменты мы будем рассказывать в книге.

Автоматизация создания печатных форм

Обычно результаты обработки бизнес-процессов выливаются в формирование печатных форм. К сожалению.

Почему к сожалению? Потому что даже если опустить безнадежное уничтожение леса на изготовление бумаги, то работа с печатными формами и документами отнимает огромное количество времени. В крупных организациях целые отделы занимаются одной только бумажной работой. Но ситуация требует именно такой расстановки. Где-то без бумажных экземпляров сложно вести учет, где-то следует выполнять требования законодательства и напечатать приказы на отпуск, где-то возникают другие бумажные задачи. Так уж сформировалось, что документооборот строится преимущественно на бумаге.

Печатные формы – это всё то, что является документами, появившимися в результате описываемых выше действий. Печатной формой в сфере автоматизации является документ, который был сформирован на базе полученных в процессе данных.

Например, если рассматривать печатную форму для нашего кладовщика и рассматриваемого выше процесса, то печатная форма для него – это ведомость принятых товаров.

Отметим, что у нас в компании для этого когда-то был нанят отдельный человек. Никто не хотел заниматься этой работой и это тормозило ряд процессов в компании. Самая большая проблема возникла, когда этот нанятый человек перестал справляться. Мы стояли перед выбором: или нанять еще одного сотрудника, или все же приступить к автоматизации процесса. Итог выбора был очевиден и мы не прогадали.

Печатных форм скапливаются мегатонны и, конечно же, логично рассмотреть процесс их автоматизации. Ведь трудоемкость, как мы уже отметили ранее, просто огромная. Автоматизировать нужно как создание, так и заполнение форм. Именно это является вторым этапом планирования автоматизации. Так же нужно обработать их рассылку по почте клиентам и настроить отправку оригиналов.

Автоматизировать можно 80% этой работы – формирование заявлений на отпуск, ведомость получения оборудования, дефектную ведомость, зарплатную ведомость, договора, накладные, акты приема-передачи, заказ наряды и многие другие формы.

Накопление стратегически важной информации

В процессе автоматизации происходит и ещё одно важное явление. Поскольку все действия «проворачиваются» через информационно-аналитическую систему, они сохраняются в этой системе и имеют различные параметры. Среди этих параметров – данные о заказчиках, их контактная информация, какие-то наработки и, конечно же, огромный массив сведений для тщательной аналитики. Имея такой багаж знаний можно, например, проанализировать, когда лучше продаются велосипеды. Или создать отчет, внутри которого будет собрана информация об интенсивности использования и выхода из строя метелок, что позволит выбрать более качественные экземпляры.

На базе всех этих сведений можно принимать управленческие решения и они будут строиться уже не только на чутье, но и на здравом смысле и холодном расчёте.

Если вы знаете анекдот про менеджера с базой контактов клиентов, то мы вам его не расскажем. Такие вещи не особенно корректно писать в книге.

Смысл в следующем – часто компании берут высокооплачиваемых специалистов, исходя из наличия у них актуальной и «живой» базы контактов. Эти сведения являются стратегически важными для любой сферы деятельности. Ведь в противном случае цепочка поиска возможного клиента начинается с самого низа. Нужно организовывать холодные звонки и годами собирать сведения с результативностью 0,01%.

Сказанное относится абсолютно к любым данным. Даже сведения о точке закупок машинного масла значительно сокращают рабочий процесс. Ваш специалист уже не будет тратить время на поиски всего этого и воспользуется готовой подборкой.

Понятно, что мы с вами не планируем перехватывать чьи-то данные или воровать готовые базы. Наша задача сейчас уяснить, что в результате работы систем автоматизации формируются бесценные сведения и копится стратегически важная информация.

Если бы такой системы не было, то многие данные безнадёжно исчезали бы со сменой условий и сотрудников.

Простой пример. Есть у вас менеджер по работе с клиентами и он записывает все данные по своей деятельности для собственного удобства в ежедневнике. Делается это не сознательно. Просто так ему удобно. И вот однажды менеджер, проработав три года, нашел более интересное предложение с более высокой заработной платой и решил уволиться. Он забирает все наработанные за три года данные в бумажном ежедневнике с собой. Результат его работы хоть и ощущается, но бесценные сведения ушли и их потребуется копить заново.

Печать отчетов

Логично предположить, что все обозначенные выше обстоятельства позволяют формулировать и распечатывать любой отчет. Если раньше для создания отчета и перелопачивания данных требовался отдельный человек, то сегодня это можно сделать одной кнопкой.

Абсолютно любой отчёт можно легко сформировать за считанные секунды, особенно когда набран необходимый набор данных. Нужно только организовать данные внутри массива, что и умеет делать любой алгоритм.

Мы уж не упоминаем про автоматизацию бухгалтерии, о котором уже многократно рассказывалось в самых различных источниках. Там мы имеем дело со стандартным набором отчетов, которые ещё и должны соответствовать требованиям существующего законодательства к форме отчетов. Да ещё и к прочим бедам стоит прибавить постоянное обновление этих форм.

Значит, ещё одно достоинство автоматизированных систем для бизнеса – это возможность формировать отчеты по в различных разрезах и за нужный период времени. Нужно посмотреть рентабельность продаж или динамику продаж за период, себестоимость выпуска или валовую прибыль – пожалуйста, лишь бы все было правильно настроено.

Повышение прозрачности для руководителя бизнеса

Большинство собственников бизнеса и директоров испытывают проблемы с тем, что непонятно куда именно уходят деньги. Непонятно какие направления прибыльные, а какие стоит закрыть. Денег вроде крутится много, а прибыли в итоге нет.

Или другая ситуация. Деньги резко заканчиваются, но вроде много кто вам должен. Но кто именно должен и сколько выявить оперативно невозможно. Контракты в работе есть, а заплатить поставщикам или сотрудникам не чем.

Это огромный массив информации. Если вы когда-либо пытались организовывать какие-либо работы или мероприятия, то вы примерно понимаете, что количество работ, данных и знаний просто не помещаются в голову обычного человека. Нужна тренировка и специфический набор качеств для организации самого себя и возможности всё это крутить. Огромный труд всё свести у себя в голове к общему знаменателю и организовать какое-либо эффективное использование данных.

Работа руководителя – это серьезный и сложный труд. Следует учитывать весь тот винегрет, про который мы только что сказали. Ситуация в двойне усложняется, если нет понимания и упорядочивания происходящего в вашем бизнесе. Тут мы подходим к понятию прозрачности бизнеса для руководителя.

Бизнес можно считать прозрачным в случае, если руководитель в самые сжатые сроки может получить информацию к абсолютно любым данным и на основании этих данных вынести решение. Кроме того, руководитель должен чётко понимать какие именно бизнес-процессы происходят в его организации и в чем появляются затыки.

Вся эта информация также аккумулируется в системе автоматизации. Так, если рассмотреть простейший бизнес-процесс продажи какого-либо изделия, то сведения о шагах стандартного процесса занесены в полном объеме в аналитической системе. Тут можно или сформулировать отчёт, или просто самостоятельно пробежаться по данным.

Предположим, что на линию оператору магазина позвонил клиент. Оператор провёл первичную консультацию и перевел звонок на менеджера. Менеджер проконсультировал клиента в полном объеме и выставил счёт на оплату. Но после этого клиент почему-то пропал с приборов и больше не появлялся, а счёт остался неоплаченным.

Начинаем распутывать этот клубок и в какой-то момент обнаруживаем, что счёт сформировался некорректно, клиент пытался перезванивать оператору, но оператор не подошел к телефону по неясным причинам. Клиент потерян, прибыль отсутствует, заказ отработал ив минус, потому что клиент пришёл по рекламе, которая стоила денег. Стандартный затык.