Юрий Трифонов – 9 шагов к успешной автоматизации бизнеса (страница 1)

9 шагов к успешной автоматизации бизнеса

Юрий Геннадьевич Трифонов

Вячеслав Игоревич Пустовой

© Юрий Геннадьевич Трифонов, 2021

© Вячеслав Игоревич Пустовой, 2021

ISBN 978-5-0055-4292-2

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Чем полезна эта книга

В процессе работы с клиентами мы выявили, что логика построения автоматизации как крупного, так и малого бизнеса часто остаётся для заказчика малопонятной. Это приводит к тому, что общение с клиентами идёт «на разных языках», а сам клиент не может до конца сориентироваться в сложном многоуровневом процессе.

Мы постарались обобщить все накопленные нами знания и сделать относительно краткое и понятное руководство. Провели аккумуляцию основ теории и дополнили эти основы советами и комментариями. В результате были сформулированы 9 шагов, которые нужно пройти для полной автоматизации любого бизнеса.

Сделайте эти шаги с нами и наслаждайтесь всеми прелестями автоматизированного бизнеса!

Материал написан таким образом, что будет понятен всем читателям без исключения. Изучив эту теоретическую базу «новичек» сможет понять о чем вообще идёт речь и правильно расставить акценты, а человек с опытом систематизирует свои знания.

Наша цель – с помощью настоящего руководства сделать все шаги по автоматизации прозрачными и ясными. Это позволит повторить их без особого труда. В общем-то, пройдя все 9 шагов к автоматизации, вы сможете смело выполнить полную автоматизацию своего бизнеса как самостоятельно, так и с привлечением помощников.

Кстати, система автоматизации – это не обязательно огромный монстр. Иногда это и маленькая учетная система. Однако, работать она должна по единым правилам. Поэтому, книга полезна для всех уровней бизнеса.

В книге нет сложных формулировок и специальных терминов. Мы стараемся разговаривать с вами на одном языке вне зависимости от начальных знаний.

Об авторах

Давайте познакомимся. Наша компания ООО «ЕВ Групп» уже больше 15 лет автоматизирует бизнесы «под ключ» и выполняет самые смелые проекты. За это время наши специалисты накопили бесценные знания, которыми мы и хотим поделиться с Вами, дорогой читатель

Над книгой работали:

Трифонов Юрий Геннадьевич – кандидат технических наук. Специалист в области внедрения и доработки CMS-систем. Занимался разработкой приложений для автоматизации подбора сотрудников на базе Android. Автор более 25 научных статей и 3 учебных пособий. Автор книги «Властелин механики: 7 великих законов». Руководитель проекта «Инженерные знания».

Пустовой Вячеслав Игоревич – руководитель компании ООО «ЕВ Групп». Профессионал в области внедрения информационно-аналитических систем на базе программных продуктов 1С для автоматизации бизнеса. Занимался разработкой новых систем на платформе продуктов от 1С. Опыт работы более 15 лет. Имеет за плечами сотни успешных реализованных проектов. Умеет руководить командой специалистов в области внедрения от аналитиков до программистов.

С чего начнём?

Начнем с того, что ещё раз отметим, для кого эта книга и чем она полезна.

Перед вами не стандартная книга или типичный учебник. В изложении материала мы будем использовать принципиально новый для бизнес-литературы подход и ориентироваться только на собственный опыт. Не ждите привычных формулировок и скучных цитат.

Самый ценный опыт, который может быть у человека – это собственные шишки, набитые в сложных ситуациях. Ведь для того, чтобы сделать дело правильно, нужно предварительно сделать его несколько раз неправильно. Таких шишек у нас набито много. Мы прошли сложный путь от попыток развивать собственное дело до формирования четкого понимания об автоматизации бизнеса. Теперь поделимся своими наработками и с вами. Как известно, умный учится на чужих ошибках. Поэтому, и полезный опыт, полученный другими, является ценной для изучения информацией.

Наша задача в максимально доступной и понятной форме изложить все имеющиеся знания и поделиться личным навыком автоматизации. Постараемся писать всё в такой форме, чтобы чтение книги напоминало скорее беседу двух старых друзей и обмен опытом, нежели изучение скучного учебника.

Книга ориентирована на широкий круг читателей и предполагает изучение как специалистами, работающими в сфере автоматизации бизнеса, так и начинающими предпринимателями любого уровня. Благодаря прочтению изложенного материала, мы сможем сформулировать для себя основные постулаты быстрого и успешного построения системы автоматизации и применить их на практике. Даже если вы впервые услышали слово автоматизация, то книга поможет быстро войти в курс дела. На простых примерах, которые будут содержаться в тексте, будет легко понять, о чем идёт речь и к чему следует стремиться.

Введение

Давайте разберемся с основными понятиями, связанными с автоматизацией бизнеса. Не зная этих основ будет очень сложно вникнуть в специфическую среду, где нам предстоит работать.

Именно поэтому, прежде, чем приступить к шагам по внедрению автоматизации, мы поговорим про основные термины и вообще про понятие автоматизации.

Часть I. Краткое теоретическое введение

Понятие автоматизации бизнеса

Понятие автоматизации бизнеса появилось относительно недавно. По сути дела, так сейчас называют использование вычислительных мощностей компьютера и дополнительных вспомогательных средств (например, терминал сбора данных) для перевода рутинных операций в автоматический режим.

Скажем, есть у вас склад и кладовщик при приеме товара заносит все позиции в самую обычную тетрадку. Это рутинная операция, необходимая для ведения учёта. На неё требуется много времени, а данные могут быть неточными. Её вполне можно заменить сбором информации с помощью терминала сбора данных. Кладовщик отсканировал бы товар и позиция сразу попала бы в общую базу данных. Такие данные можно легко использовать во всех возможных отделах предприятия. Это самый простой пример автоматизации.

Логика построения любой автоматической системы по сути дела сформулирована ещё Генри Фордом: «Всё можно сделать лучше, чем делалось до сих пор».

Применительно к бизнесу, автоматизация – это не обязательно использование роботов, которые будут выполнять работу за человека. Перевод вычислений в автоматический режим тоже автоматизация.

Многие же сразу представляют себе этот процесс, как процесс автоматизации механо-сборочного цеха, где есть конвейер и сварочный робот. Не нужно путать системы автоматизации бизнеса и автоматизацию технологических процессов и производств.

Правда отметим, что и автоматизация бизнеса не исключает и использование труда роботов. Скажем, в разработанной системе автоматизации бизнеса вполне могут участвовать автоматические машины типа устройств адресного хранения или автоматической проходной, которые будут не только выполнять свою непосредственную функцию, но и сохранять параметр в соответствующей базе данных.

Применительно к автоматизации бизнеса принято считать, что сюда относятся следующие пункты:

– автоматизация бизнес-процессов

– автоматизация создания печатных форм

– накапливание значимой информации

– разработка автоматизированных отчетов

– повышение оперативности доступа к информации.

Всё это повышает «прозрачность» бизнеса для руководства, приводит к повышению качества предоставляемых услуг и снижает затраты на персонал. Поговорим про каждый из них более подробно.

Автоматизация бизнес-процессов

Про бизнес-процессы мы ещё поговорим отдельно. Ведь это одно из самых важных понятий при разработке системы автоматизации.

В любом учебнике бизнес-процесс описывается, как регулярно повторяющаяся последовательность взаимосвязанных мероприятий, при выполнении которых используются ресурсы внешней среды, создается ценность для потребителя и выдается результат. По сути дела, это любое действие, которое повторяется регулярно. Чуть выше мы уже привели самый простой пример подобного действия и таких примеров может быть множество. Скажем, у каждого сотрудника есть его обязанность. Его обязанность и есть бизнес-процесс. Применительно ко всей фирме эти процессы от каждого сотрудника переплетаются в сложные системы и устанавливаются незримые взаимосвязи. Вот именно тут и рождаются бизнес-процессы предприятия.

Теперь давайте подумаем, что если какое-либо действие повторяется регулярно и имеет одинаковый результат, то это неплохо было бы оптимизировать и заставить такое действие выполняться автоматически. Возможно какое-то действие слишком сложное для работников и его можно упростить с помощью технологий. Иногда одно дело делают слишком много сотрудников, что очень усложняет процесс и запускает закон убывающей отдачи. Тут тоже компьютер упростит процесс и оптимизирует его.

Возьмем любую задачу на работе. Скажем, та самая приемка товара в качестве самого простого варианта. Это всегда одинаковое действие, отличающееся только различными параметрами. Параметров не ахти как много. Номенклатура да количество. В сложных случаях ещё и характеристики поставки: откуда привезли, когда привезли, индивидуальная серия или маркировка. Приемка товара, его складирование, а затем и отгрузка по требованию заказчика – это набор бизнес-процессов. Без этого действия в магазине не будет товара для реализации, а менеджеры не будут знать какой товар есть на складе, а какого нет.