Юлия Трященко – Бухгалтерский учет на производстве (страница 3)
Графы «По документу» и «Принято»: Если они совпадают — значит, претензий к поставщику нет.
Цена: Указывается без НДС (сам налог обычно фиксируется в бухгалтерии, но в М-4 отражается чистая стоимость запасов).
Номенклатурный номер: Если в вашей компании ведется картотека материалов, у каждого товара должен быть свой код.
Кто подписывает?
Материально ответственное лицо: Кладовщик (подтверждает: «Я взял это на склад»).
Сдал: Экспедитор или водитель поставщика (подтверждает: «Я отдал это складу»).
Чтобы не плодить лишние бумаги, закон разрешает не выписывать отдельный ордер М-4. Вместо этого на накладной поставщика (ТОРГ-12 или УПД) можно поставить специальный штамп, который содержит те же реквизиты, что и М-4.
Это законно, если:
- Такой порядок прописан в учетной политике.
- В штампе есть место для подписи кладовщика и дата.
Использование штампа вместо отдельного бланка М-4 — это легальный способ сократить объем бумажной работы в бухгалтерии и на складе. Это предусмотрено Указаниями по применению и заполнению форм (Постановление Госкомстата №71а).
Как выглядит штамп
Штамп проставляется прямо на накладной поставщика (или УПД) на свободном от текста месте. Он фактически заменяет собой приходный ордер.
Образец текста на штампе:
(подпись / расшифровка)
Обязательные условия для использования
Чтобы у налоговой не было претензий к такому упрощению, нужно соблюсти два правила:
Закрепить в учетной политике. В разделе «Учет МПЗ» должна быть фраза:
Наличие всех реквизитов. Штамп должен содержать те же данные, что и форма М-4 (номер ордера, дата, склад, количество, подпись кладовщика).
Плюсы и минусы
Плюс: Экономия бумаги и времени. Не нужно переписывать все позиции из накладной в отдельный ордер.
Плюс: Все данные о приемке хранятся на одном листе с данными поставщика (легче искать при проверке).
Минус: Если в поставке 50 позиций, в маленьком штампе не получится проставить номенклатурные номера для каждой. В таком случае всё же лучше распечатать М-4 из программы (1С это делает автоматически).
Когда штамп использовать НЕЛЬЗЯ
Если при приемке обнаружены расхождения (недостача, излишки или брак), штамп ставить бесполезно. В этой ситуации обязательно составляется Акт о приемке материалов (форма № М-7).
Если вы хотите вставить это в книгу, можно добавить совет: «Штамп — лучший друг бухгалтера в малом бизнесе, где склад и бухгалтерия находятся в одном кабинете».
Вариант Б: Есть расхождения или брак
Если выявлена недостача, излишки или порча, составляется Акт о приемке материалов (форма № М-7).
Является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.
Составляется комиссией с участием представителя поставщика (или независимой организации).
Приходный ордер (М-4) в этом случае не оформляется.
Акт о приемке материалов по форме № М-7 — это «тревожный» документ. Его составляют только тогда, когда что-то пошло не так: пришла недостача, излишек или товар оказался бракованным. М-7 является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.
Когда составляется М-7
Количество не совпадает с накладной (меньше или больше).
Качество не соответствует договору (брак, бой, порча).
Ассортимент не тот, что заказывали.
Документы от поставщика отсутствуют вовсе (неотфактурованная поставка).
Процедура оформления (важно для юристов)
Нельзя просто написать акт в одиночку. Чтобы суд принял его как доказательство:
- Приостановить приемку: как только увидели брак, склад должен прекратить разгрузку.
- Вызвать представителя поставщика: отправить уведомление (телеграмму/письмо).
- Создать комиссию: минимум 3 человека (например, кладовщик, бухгалтер и представитель поставщика или независимый эксперт).
- Заполнить форму: зафиксировать, что должно было прийти (по документам) и что пришло (по факту).
Как выглядит заполненная М-7 (пример)
Вводная часть:
«Комиссия в составе... произвела осмотр груза, прибывшего по накладной №45...»
«Условия хранения при транспортировке: не нарушены / нарушен тент...»
Табличная часть:
Заключение комиссии:
«Требуется дослать 5 мешков цемента и заменить 2 банки краски».
Что происходит после подписания М-7
Приходный ордер (М-4) не выписывается. М-7 сам становится документом, на основании которого бухгалтер приходует материалы (только ту часть, которая в порядке).
Бухгалтерские проводки: исправная часть идет на счет 10, а стоимость недостачи — на счет 76.2 «Расчеты по претензиям».
Претензия: юрист или главбух прикладывает М-7 к официальному письму поставщику с требованием вернуть деньги или заменить товар.
Нюанс с ЭДО
Если вы работаете через электронный документооборот, физически «вычеркнуть» позиции из УПД нельзя. В этом случае оформляется УКД (Универсальный корректировочный документ), но первичным обоснованием для него в вашей системе всё равно будет выступать Акт М-7.
М-7 — это защита покупателя. Если бухгалтер примет товар по М-4 при наличии брака, компания потеряет право на претензию, а кладовщик станет материально ответственным за «дырку в бюджете».
Особенности внутреннего поступления
Материалы могут попадать на склад не только от сторонних поставщиков, но и из внутренних источников:
Собственное производство: Изготовление деталей или тары внутри компании оформляется Требованием-накладной (№ М-11).
Демонтаж ОС: Материалы, полученные при разборке основных средств (например, запчасти или металлолом), приходуются на основании Акта об оприходовании материальных ценностей (№ М-35).
Внутреннее поступление — это ситуация, когда материалы не покупаются у стороннего лица, а «рождаются» внутри самой организации. Здесь нет внешних накладных и счетов-фактур, поэтому вся первичка — внутренняя.
Изготовление материалов собственными силами
Если ваша компания сама производит детали, инвентарь или тару для своих нужд (например, цех изготовил ящики для упаковки основной продукции).
Документ: Требование-накладная (форма № М-11).