Татьяна Гартман – 25 оттенков русского. От древних славян до бумеров и зумеров (страница 15)

Ещё одна сильная сторона сборника — это примеры. Их много, они наглядные, понятные, их даже можно использовать как шаблоны. Но всё-таки было бы здорово, если вся книга стала бы образцом понятной речи. Хотя, как говорится, те, кому надо, поймут. Ведь этот сборник для чиновников, рекомендации касаются именно их работы, а они, привыкшие к такому языку, скорее всего, разберутся. Хотелось бы, чтобы разобрались, чтобы стали общаться с людьми на человеческом языке, а не на языке документов, предписаний и инструкций. Но и мы, простые граждане, тоже можем научиться правильно составлять письма, оформлять их и не ошибаться.

Мне хочется, чтобы каждый человек овладел навыками корректного делового общения, поэтому следующая глава посвящена именно этой теме. Я тоже дам рекомендации, но не только для чиновников, а для всех, кто ведёт деловую переписку или письменно обращается в какие-то инстанции (что-то мне подсказывает, что таких людей подавляющее большинство).

Оттенок восемнадцатый

Деловой русский

Почти все важные дела люди совершают путём переписки; следовательно, одного умения говорить недостаточно.

Эта глава не похожа на все остальные. Она больше напоминает инструкцию, имеет сугубо практическую ценность и написана для того, чтобы вы чувствовали себя уверенно во время деловой переписки и, обращаясь в любую инстанцию, не натыкались на подводные камни. Но если вы не обращаетесь ни в какие организации, не пишете жалобы, претензии, заявления, если вы вообще не ведёте деловую переписку или считаете, что владеете этой темой в совершенстве, то просто перелистните эту главу. Я не обижусь! Более того, скажу вам по секрету — я даже не узнаю.

А остальным я всё-таки расскажу о самых характерных ошибках, которые всплывают в деловой переписке. Текст с ошибками искажает смысл, затрудняет понимание, понижает авторитет автора. Да и вообще сами ошибки в письмах могут очень сильно раздражать. Более того, иногда такие оплошности становятся роковыми. Я знаю много примеров, когда неграмотные послания заканчивались весьма печальным образом. Например, один мой приятель уволил свою сотрудницу за то, что она пригласила его «на своё день рождение». Другой знакомый по пути на важную встречу застрял в пробке и написал сообщение своему потенциальному партнёру: «Извените, я немного опаздаю». Ответ был жёстким: «Можете не приезжать», и получил его мой знакомый не за опоздание, а за безграмотность. Чтобы ничего подобного не происходило, нужно знать, как представиться, как поздороваться, как попрощаться, как обратиться, как проявить себя надёжным партнёром и просто образованным человеком. Поэтому об ошибках, которые часто встречаются в деловой переписке, поговорить стоит. Именно они могут повлиять на работу, карьеру, сотрудничество с новыми клиентами и отношения в коллективе.

Так как же правильно составить деловое письмо? Есть множество правил и рекомендаций, которые изучаются в делопроизводстве, — без них, конечно, никуда. Но даже если вы освоили эти навыки, есть вероятность попасть в неловкую ситуацию из-за ошибок грамматических. Они раздражают не меньше!

Эта глава-шпаргалка поможет вам избежать самых частых грамматических ошибок и показать себя человеком образованным и грамотным. Но обо всём по порядку.

Тема. При отправке письма заполняем графу «Тема». Это обязательно! В названии темы должно быть не более пяти слов, а в идеале — одно, два или три слова, в которых отражена суть письма. Отразить суть помогут ключевые слова — их следует брать за основу. Вот примеры подобных слов: вопрос, встреча, график, докладная записка, документы и их названия (договор, устав, счёт, акт, платёжное поручение, выписка, бланк, реквизиты), жалоба, заявление, конкурс, конференция, объяснительная, отчёт, пресс-релиз, пост-релиз, предложение, презентация, претензия, приглашение, просьба, протокол, разъяснение, регистрация, регламент, служебная записка, смета, совещание, соглашение, сотрудничество, список, справка, тезисы.

Чтобы сформулировать тему, нужно выбрать главное слово и добавить к нему пару слов для уточнения. Вот и всё! Ничего сложного. Заполняя графу «Тема», вы не только соблюдаете деловой этикет, но и проявляете уважение к вашему собеседнику, а ещё делаете общение более удобным. Письмо с темой экономит время — вы знаете, что там, и сами решаете, когда будете с ним работать, к тому же такое письмо легко найти среди других посланий.

Приветствие. Любое письмо начинается с приветствия и обращения. В последнее время стало популярно приветствие «Доброго времени суток». Однако лучше его не использовать, его не любят не только лингвисты, но и обычные люди.

Есть версия, что это выражение стало популярным в конце XX века благодаря Фидонету (Фидо) — международной любительской некоммерческой компьютерной сети. Говорят, что «фи-дошники» до сих пор используют «Доброго времени суток» для того, чтобы идентифицировать друг друга.

На самом деле это выражение не противоречит правилам, но лингвисты всё равно не рекомендуют его употреблять. Почему? Я сталкивалась с несколькими вариантами ответов. Некоторые считают, что «термин» «время суток» с качественными прилагательными не употребляется. Но «время суток» — не термин, а такие выражения, как «прекрасное время суток» или «тёмное время суток», ещё как употребляются и соответствуют нормам.

Максим Кронгауз в книге «Русский язык на грани нервного срыва» пишет, что он против этого выражения из-за неправильного падежа. Родительный падеж традиционно ассоциируется с пожеланием при прощании («Спокойной ночи!», «Удачи!»), поэтому в приветствии неуместен. А если брать именительный падеж («доброе время суток»), то лучше уточнить — день, утро и т. д.

Если честно, мне оба объяснения не кажутся до конца убедительными, хотя я тоже против. Фраза «Доброго времени суток», на мой взгляд, какая-то искусственная, ненастоящая, специально придуманная, для того чтобы выделиться, показаться оригинальным — типа доброе утро-день-вечер в одном флаконе, а что именно — выбирайте сами. Мне кажется, это просто такая мода, ну а мода проходит.

Что касается приветствия, то лучше «Здравствуйте!», по-моему, никто ничего не придумал. Да и зачем? Это универсальное приветствие, подходящее для всех случаев жизни. «Добрый день!», «Доброе утро!», «Добрый вечер!» — тоже допустимые приветствия, причём не следует опасаться того, что письмо с обращением «Доброе утро!» прочитают вечером. Это никого не расстроит, на это даже не обратят внимания.

Обращение. В деловой переписке лучше обращаться к собеседнику на «вы». А с какой буквы надо писать это слово (с прописной или со строчной): «Вы» или «вы»? В правилах нет строгого требования писать «Вы» с прописной буквы. Но если есть желание подчеркнуть своё уважительное отношение к человеку, то «Вы» с прописной буквы будет уместным. А вот когда не следует писать «Вы», так это при обращении к нескольким людям. Здесь уже должно быть только «вы» со строчной буквы, ведь это просто множественное число.

Не менее важный вопрос: как обратиться к собеседнику по имени? Ваня, Иван или Иван Иванович? Ваню лучше исключить. Иван или Иван Иванович — выбираем в зависимости от ваших отношений и предпочтений адресата. Но даже если в жизни вы общаетесь без отчества, то в письме отчество указать можно. В этом читаются уважительные нотки и соблюдается официальный стиль общения, и к тому же не забывайте о том, что ваша переписка в любой момент может оказаться публичной — её, вполне вероятно, придётся показать начальству, коллегам, партнёрам, юристам.

Особое внимание нужно обратить на имя, ведь ошибка в имени собеседника может сыграть с вами злую шутку. Если имя адресата нерусское, следует точно узнать, как оно пишется, — посмотреть документы, найти в интернете, спросить коллег.

Если имя русское, то нужно помнить о коварных именах, в которых нас подстерегают потенциальные ошибки. Сложные имена (и отчества, от них образованные) можно разбить на несколько групп.

Во-первых, существуют имена-паронимы. Они похожи друг на друга, однако это разные имена. Вот примеры:

• Артём — Артемий;

• Влад — Владимир — Владислав — Вячеслав;

• Гаврила — Гавриил;

• Данил — Данила — Даниил;

• Ильдар — Эльдар;

• Мария — Марина;

• Ренат — Ринат.

Во-вторых, бывает так, что полные имена разные, а краткие варианты одинаковые. В результате от краткого имени мы образуем неправильное полное. Вот те опасные имена, с которыми надо быть предельно внимательными:

• краткое Ася — полное Ася, Анастасия;

• краткое Гоша — полное Игорь, Георгий;

• краткое Егор — полное Егор, Георгий;

• краткое Ксюша, Ксеня — полное Оксана, Ксения;

• краткое Тёма — полное Артём, Артемий, Тимофей;

• краткое Эля — полное Эльвира, Элина, Элеонора;

• краткое Яся — полное Ясмина, Ярослава.

В-третьих, встречаются имена, имеющие разные варианты написания:

• Бела — Белла — Бэла — Бэлла;

• Наталья — Наталия;

• Софья — София.

В-четвёртых, часто попадаются ошибки в именах с удвоенными согласными. Кроме Анны-Жан-ны-Инны-Аллы, с которыми проблем обычно не возникает, есть более сложные имена, в которых либо забывают удваивать согласную, либо удваивают не ту букву. Обратите внимание на эти имена: