Сергей Барамба – Триединство проекта: Стейкхолдеры, Команда, Коммуникации (страница 9)
Этап 4: Опционально. "Послепроектная поддержка"
Часто упускаемый из виду, но критически важный для долгосрочного доверия этап. Его суть – показать, что успех проекта – не сиюминутная победа, а устойчивый результат. Коммуникация здесь сводится к периодическим (раз в квартал) лаконичным дайджестам: "Спустя 6 месяцев после запуска, ключевые показатели, заложенные в проект (NPS, время выполнения операции), стабильно держатся на целевом уровне. Проект продолжает приносить ценность". Это закрепляет вашу репутацию как команды, которая не просто сдаёт "коробку с кодом", а создаёт рабочие решения.
Формирование схемы коммуникаций и её анализ
РП важно понимать, как фиксируется, обрабатывается и самое перемещается различная информация. Оцифровав все знания о каналах связи и задачах решаемых с использованием каждого из них, РП сможет проанализировать полученные данные и продумать дальнейшие шаги по увеличению эффективности.
Шаг 1. Выписать все инструменты общения, которые используются в проекте. Определите ключевые и вспомогательные.
Само по себе упражнение видится не сложным, достаточно просто перечислить все развёрнутые системы в Компании, в которых ведётся активная работа командой, почтовые клиенты и мессенджеры. Главное не забыть указать облачные сервисы, файловый сервер, базу знаний и список мессенджеров, которые РП уже видел в общении внутри команды или с заказчиком. Так же внутри одной системы могут быть сразу несколько инструментов для совместной работы, и их надо разделить. Например, Битрикс24 для новых задач, и Битрикс24 – Чат для общения, у вас должно в списке получиться две строки.
Шаг2. Укажите доступность в данном инструменте информации – могут ли не члены команды видеть или создавать сообщения?
Данная информация потребуется для последовательности анализа и оптимизации на следующих шагах.
Шаг 3. Укажите имена членов команды, которые точно в них работают
Данная информация потребуется для анализа участников работающих и анализа и оптимизации на следующих шагах.
Шаг 4. Проведите оптимизацию списка и уберите избыточные по вашему мнению инструменты для определённых активностей.
Например, новые задачи для команды проекта создаются в Битрикс24 и внутренней тикетной системе. Просто исторически в Компании так сложилось, что можно, и там, и там, и нигде не описаны правила.
Если полностью исключить работу в информационной системе для команды проекта нельзя, тогда РП требует продумать регламентацию работы с инструментами и ввести деление в какую из них какая информация попадает.
РП может разработать и опубликовать для всех участников правила работы в системе, что бы все участники находились в едином понимании, где что нужно делать.
Например, такие:
Таким образом мы не просто проинформируем всех о разделении типов информации по разным системам, а ещё сможем более точно обеспечить управление командой проекта основываясь на показателях отчётности разных систем.
Ещё один пример. Огромный зоопарк на рабочем месте с программной средой для проведения видеоконференций. Члены команды в зависимости от своего «настроения» или удобства могут инициировать собрания в той среде, где им удобно. И каждому члену команды приходится держать установленными на своих ПК множество приложений, ИТ службе обеспечивать их обновление, сопровождение, написание инструкций.
Хорошей практикой для РП ввести в команде «основной» инструмент и «запасной», если первый не работает или работает не стабильно. Разумеется, основное и запасное приложение должны покрывать все необходимые возможности. для совместной работы. Все собрания в формате видеоконференции собираются с использованием только основного канала. Именно «только», а не «или». Если во время собрания участники понимают, что какие-то функции ПО не работают или пропускной способности каналов связи недостаточно, то происходит переход только этой встречи на другой канал связи. Следующая все равно должна быть проведена в основном.
Внешним заказчикам, которые предлагают встретиться в альтернативных средах можно предложить использовать одно из решений которое уже используется в команде и все привыкли в нем работать. А в качестве «объяснения» – сообщать что ИТ служба запрещает на рабочие места ставить не согласованные приложения.
Шаг 4. Продумайте каким образом можно «регламентировать» работу в ключевых системах.
Определите тип информации, который в неё вносится и из неё черпается. Кто уполномочен вносить данные, а кто только читать.
Шаг 6. Проведите анализ используемых лицензий для программных продуктов и проведите оптимизацию.
Если необходимо закупите недостающие пользовательские лицензии или смените инструмент на бесплатный, где финансирование лицензий окажется невозможным.
Формирование устойчивого и единого словаря, залог успешного проекта
Формирование устойчивого и единого словаря – это важный шаг на пути к успешному выполнению проекта. Это помогает создать чёткую и эффективную систему коммуникации, что в свою очередь способствует достижению поставленных целей и повышению общей эффективности проекта, за счёт избегания недоразумений, снижения вероятности ошибок и снижения стоимости взаимодействия.
Причины почему РП должен задумать над материализацией для команды и стейкхолдеров единого справочника могут быть следующими:
Избежание недоразумений: Единый словарь помогает устранить разночтения и неоднозначность в понимании терминов, что снижает риск неверного толкования задач и требований.
Повышение эффективности: Чёткое понимание терминов способствует более быстрому и точному обмену информацией, что ускоряет процесс принятия решений.
Снижение рисков: Единая терминология уменьшает вероятность ошибок и недопонимания, что помогает избежать непредвиденных проблем и задержек в проекте.
Улучшение координации: Когда все участники используют одни и те же термины, это облегчает координацию действий и взаимодействие между различными отделами и командами.
Данный словарь мог бы иметь следующие разделы:
Общепринятые термины – описание основных терминов, описание прав и обязанностей ролей
Только внутри команды – закрытая от остальных часть словаря, содержит в себе термины, формулы и «жаргонизмы» используемые и понятные только внутри команды. Например, специальные формулы, которые сокращённо описывают алгоритм действий – «Поиграй в больную графиню…» или «Быстрые свидания». 13
Руководителю проекта для создания словаря лучше всего начать с «идентификации ключевых терминов». Пусть их будет немного, но их обязательно надо материализовать в документ или статью в базе знаний. После создания проведите Обучение или информирование, они знали и понимали значение каждого термина и знали куда обратиться в случае сложных моментов. Регулярно, по моему опыту раз в 3 месяца, напоминайте о существовании данного артефакта. РП важно не забывать проводить мониторинг и корректировку. Проект постоянно меняется и появляются новые слова и определения, которые надо внести в документ.
Однажды написав основные определения, в дальнейшем Руководитель проекта может многократно их использовать внутри документов, тем самым повысив качество, счёт того, что все документы и отчёты будут содержать точные и согласованные термины.
Рис.1.4. Пример единого словаря проекта
Какие плюсы это принесет для работы над проектом в долгосрочной перспективе:
Улучшение коммуникаций: Все участники проекта будут говорить на одном языке, что облегчит взаимодействие и снизит вероятность недопонимания.
Ускорение принятия решений: благодаря чёткому пониманию терминов, процесс принятия решений станет более быстрым и эффективным.
Снижение затрат: Единая терминология помогает избежать ошибок и переделок, что в конечном итоге снижает затраты на проект.
Растрата энергии на «пустые» коммуникации
Каждый из вас сталкивался с ситуациями, где пустые обсуждения мешали работе и забирали на это драгоценные ресурсы. И по итогу инвестиции в такое взаимодействие понимаешь, что ROI14 от него имеет серьёзное отрицательное значение и вы сработали в убыток.
В проектной среде внимание и умственная энергия команды – её главный невозобновляемый ресурс. "Пустые" коммуникации – это действия, которые потребляют этот ресурс, не производя значимого прогресса, ясности или решений. Это не просто шум, это прямая утечка эффективности. Это не обязательно совещания, это могут быть группы в мессенджеры, в которые вас добавили зачем-то, пустая переписка в почте, и не эффективные собрания. В целом, ваш коллега, втягивающий вас в пустые коммуникации поленился вложиться в работу – спланировать, декомпозировать, задать конкретные вопросы заранее. И таким ненавязчивым способом перекладывает работу на других, заставляя тратить энергию в пустую, не приносящей пользу проекту, команде, продукту.