Ог Мандино – Университет успеха (страница 70)

1. Местоположение. Если вам настолько повезло, что у вас есть возможность выбирать себе рабочее пространство, то остановите свой выбор на таком месте, которое будет способствовать выполнению задачи. Скажем, если предстоящая работа требует концентрации, ищите тихое, уединенное место. С другой стороны, если вы открываете собственный бизнес, то выбираете людное место, где потенциальные клиенты будут иметь свободный доступ к вашему учреждению.

2. Площадь. После того как вы выбрали надлежащее местоположение, решите, сколько места вам нужно для работы, какая требуется площадь. Большинство из нас обычно считают, что у нас ее меньше, чем хотелось бы. Предварительное обдумывание данного вопроса помогает понять, сколько места вам нужно, и лишь затем вы можете приступать к его оснащению необходимыми инструментами.

3. Свободный доступ к часто используемым инструментам. Здесь помогает составление списка инструментов, которые вы используете, и их расположение по частоте применения. Тогда у вас появится исходный материал, которым вы будете руководствоваться, чтобы расположить свои инструменты гак, чтобы обеспечи ть самый легкий доступ к ним.

Воздержитесь от загромождения своего рабочею пространства не самыми важными предметами. Скажем, голова лося с рогами, которая появилась у вас после недавней поездки на охоту в Канаду, вполне может быть зрелищем, достойным созерцания и даже восхищения, но если она отвлекает вас, ее следует размести ть подальше от рабочею места. Кроме

rriio, н м^дслах рабочего пространства она может ненароком занял, i*, то, куда мог бы быть помещен более полезный инструмент ^ небольшой доски, позволяющей записывать что-либо.

4. Комфорт. Некоторые люди вообще считают, что рабочее странсгво не должно быть комфортным. Это. как правило, те, кто *. ноет одну и ту же песню типа «надо-упорно-труд1пъся» или >раб<ле-^* стнепно-быгь-неприяшым-занятием». Однако дискомфорт — зто _v кающий фактор, который является препятствием для высокой rrpr_J:f дмтельности. Зачем делать работу более трудном, чем она должн.< , может быть? Жизнь и без того уже вполне и даже более чем достать насыщена дискомфортом, отвлекающими факторами и огорчениям* Нообще говоря, удобное рабочее пространство должно иметь таг* вентиляцию и хорошее освещение. Если в течение долгого периода «> мели вы работаете сидя, выберите для себя устойчивый стул, который х, рошо поддерживает спину. Попытайтесь найти достаточно удобный cnj чтобы вам ме приходилось вскакивать каждые десять минут, но не столько удобный, чтобы вы на нем засыпали. Чтобы избежать чрез энного напряжения глаз, используйте непрямое и равномерное освещен» Адекватная вентиляция предотвращает ненужную усталость от ду„-ты на рабочем месте. R каком диапазоне температур вам лучше всего работается — эго вопрос сугубо индивидуальный. Однако позаботьтесь том, чтобы наше местонахождение в рабочем пространстве было подайте от сквозняков.

овладевайте искусством

Очень многие из нас выполняют заметную часть работы, или дог всю работу, сидя за письменным столом. Как я уже упоминал, такси стол — это инструмент, причем один из тех, которые используют наиболее бездумно и неправильно. Поэтому перед тем как углубиться в вопросы применения указанного инструмента и путей его оптимального использования, мы должны разобраться, чем он не является.

Итак, письменный стол со всей определенностью не является:

1. Местом, где /проводят сбор макулатуры. Судя по многим виденным мною столешницам, загроможденным сверх всякой меры, я убежден, что сборщики макулатуры жили бы гораздо лучше, совершай они регулярные набеги на крышки письменных столов, установленных в

^_кНы\ зданиях, вместо того, чтобы собирать сгарые газеты в урнах или _i1trni от упаковок.

₂. Складам для .хранения еды. одежды, зонтиков и прочей всякой

не относящейся к работе. Когда-то. получив повышение, я пе-yjpAicB н новый кабинет только для 1Ч)Ю, чтобы обнаружи ть печальный ^_кТ я делил письменный стол с колонной муравьев. Как оказалось, мой _ч^>ый и щедрый предшественник оставил мне в наследство большой •пфьггыи мешок конфет и иных сладостей в верхнем правом ящике сто-_u но хитроумные маленькие дьяволята опередили меня и вступили во падение нм раньше, нежели я.

3. Местом, где вы складываете стопками все, что хотите побить. Один немец, видный общественный деятель, однажды сказал иску Маккензи ", что столешницы завалены стопками и грудами бумаг, элхольку мы кладем туда все, о чем не хотим забы ть. Проблема состоит 1 юм. что так оно и есть. Каждый раз, когда мы что-нибудь ищем, нам на -ша попадаются все эти бесчисленные вещи, которые мы не хотим за-ьлъ, и наш разум блуждает, нарушая тем самым течение мысли. Со временем стопки становятся все выше, и мы забываем, что именно находит-я в каждой из них. В результате мы тратим впустую все больше времени, далекая пропавшие предметы из самых неожиданных мест и думая обо кеч том, чего ни за что не хотим забыть. Меррил Дуглас, консультант по опросам управления временем, рассказывает о тщательном хронометраже рабочего времени одного руководителя, у которого письменный .тол был вечно завален бумагами. Детальная фиксация всех его действий сказала, что он тратил два с половиной часа в день на поиски информации, находившейся у него на столе!

4. Символом общественного статуса или местом для демонстра-щ наград, призов, трофеев и т. п. Такого рода неуместное использование рабочих столов приводит лишь к одному — заставляет нас делать их больше, чем они должны быть. При увеличении поверхности стола у нас появляется больше места для беспорядка, а растущий беспорядок и кучи лнажного мусора каким-то магическим образом способны заполнять любое доступное им пространство.

А теперь, когда мы обсудили, чем письменный стол быть не должен, лавайте посмотрим, каким он должен быть. При этом мы будем исходить Итого, что стол — инструмент, который! ускоряет получение и обработку информации, и вы должны использовать его, памятуя об этом.

⁴>» W

На самом деле вы можете иметь письменный стол и не нужда нем. Лоренс Эппли, бывший президент Американской ассюциащ^' неджмента, отмечал, что большинство таких столов не столько ^ сколько хоронят решения. Некоторые высшие руководители вообщ_е бросили письменные столы из своих кабинетов и объявили, чти этого радикального шага эффективность их работы увеличилась. Он* менили ст андартный офисный стол и стул совсем другими вещами-vw ным шезлонгом, больше подходящим для праздного времяпрепро^, дения; пюпитром в виде дощечки с блокнотом и зажимом, к кагору «пристегивают» несколько бумаг; маленьким столиком для письма г колесиках и картотечными шкафчиками — тоже на колесиках. Защиту ки кабинетов без письменных столов с упоением сообщают об усовер шенствованиях межличностной коммуникации, происходящей отныне глазу на глаз, без давящего воздействия со стороны массивного стола,ц торый больше не отделяет хозяина кабинета от посетителей, и об атж> сфере свободы. Они больше не чувствуют себя прикованными к свое*, письменному столу. Рассмотрите и вы такую возможность, и если почч-ствуете, что можете избавиться от стола, попробуйте поработать без нт и посмотрите, к чему это приведет.

Как реорганизовать свой письменный стол

с целью повышения эффективности

Вполне может быть, что на самом деле вы действительно нуждаето в традиционном письменном столе. Поэтому есть смысл заняться его реорганизацией. Если вы хотите реорганизовать свой рабочий стол, то выделите для этого несколько часов, когда вас не будут прерывать. Реорганизация стола — хорошее занятие для субботнего утра, и она может бьпь осуществлена в соответствии с нижеследующей процедурой.

1. Возьмите большую корзину для мусора.

2. Уберите все со столешницы и освободите все ящики. Без колеба-ний и сожалений откажитесь от предметов, которые вы уже давно не используете.

3. Составьте список всех вещей, которые находились на вашем письменном столе или в нем, при этом расположите их в порядке важности Рассматривая каждый из пунктов, спрашивайте себя: «Что может случиться, если я выброшу это?» Если ответ не очень ужасает вас, выбросьте этот предмет в корзину и вычеркните его из своего списка.

4 Критически пересмотрите все пункты, которые вы не отвергли, и

_о)К1ГГе в свой стол только самые существенные вещи. Те бумаги, пап-11 предметы, к которым вам не нужен непосредственный и немедлен-lit доступ, должны храниться где-нибудь в другом месте, скажем в

^рготечном или обычном книжном шкафу.

5 Храните бумаги в папках, а папки — в глубоких выдвижных ящи-х Периодически просматривайте все папки, находящиеся у вас в пись-

^нном столе и на нем, причем оставляйте там только те, которые в теку-дои момент на самом деле существенны. Более чем девяносто процентов к-ех папок и архивных материалов, имеющих возраст более одного года, никогда не используются и к ним никто не обращается. Их просто грех держать в рабочем столе и особенно на нем.

6. Чтобы использовать для обработки информации принцип поточного ввода-вывода, поставьте себе две большие корзины (или два ящика) _д1я хранения в них стопок из папок — в одной должны лежать поступающие (входящие) документы, а в другой — документы, которые вы уже обработали и готовы отдать (исходящие). Бумаги, находящиеся по причине их низкой приоритетности в подвешенном состоянии или нуждающиеся в более позднем рассмотрении, могут быть размещены в ящиках вашего письменного стола — при условии, что эти ящики вы регулярно просматриваете.