Ог Мандино – Университет успеха (страница 68)

Теперь, прежде чем заняться каким-либо делом, или даже титш рассмотреть целесообразность его реализации, просмотрите свой списг . и решите, какие задачи вы можете кому-то перепоручить. Причем перепоручить их можно не только своим непосредственным подчиненным или приходящей няне, но и тем, кто находится на вашем уровне и даже выше, кто сделает данную работу быстрее и легче или же сможет предложить более экономный, рациональный способ, который вы, не исключено, упустите.

В зависимости от своих возможностей и проявив достаточно упорства, вы сможете добиваться, чтобы к концу' каждого дня доводить все пункты вашего списка «Что надо сделать» до конца. Если ситуация позволяет, во что бы то ни стало пытайтесь достигать такого результата. Но вероятно, в каких-то случаях вы сможете предсказать заранее, что сегодня нет никакой возможности завершить все без исключения пункты. И когда работ, подлежащих выполнению, оказывается слишком много, лучше сделать сознательный выбор тех из них, за которые есть смыы браться (или не браться), чем оставить решение данного вопроса на волю слушая.

Я хочу особо подчеркнуть: вы должны устанавливать приоритеты. Некоторые вносят в свои списки столько пунктов, сколько мопт придумать, и еще немножко. В итоге они получают очень большое количество выполненных за день задач, но эффективность этих результатов низка, потому что задачи, которые они реализовали, имели третьестепенный приоритет. Другие люди любят начинать с верхних позиций произвольно составленного списка и продвигаться по нему сверху' вниз, опять-таки не принимая во внимание того, что является по-настоящему важным. Лучший способ состоит в том, чтобы взять свой список и обозначить каждую позицию одним из уровней приоритетности - 1,² или з, после чего делегировать полномочия по стольким пунктам, по скольким будет возможно, а затем, действуя соответственно, быстро раз-

даться с остальными позициями списка, начиная с первоочередных

адач.

Один из моих знакомых применяет для разных строк списка разно-_1>|?шые маркеры, используя черный для обычных позиций и красный — имеющих первостепенную важность. Опытным путем я установил,

^ ддя людей, испытывающих трудности в работе с приоритетами, по. использовать один лист бумаги для перво- и второстепенных за-tm. а другой — для многочисленных работ третьестепенной важности.

1рн згом первый лист держат поверх списка третьеразрядных работ, и аждый Р^аз» когда поднимают его, чтобы сделать менее важную работу, то понимают, что используют свое время далеко не лучшим образом.

Пункты списка «Что надо сделать» могут быть оформлены несколь-дми разными способами. Один из вариантов носит функциональный характер: встретиться, позвонить по телефону, проследить, подумать о чем-то, решить, продиктовать. А можно группировать разные действия воедино на основе содержательного подобия работ (все по поводу загряз-яения вод), близкого местоположения (несколько клиентов в одном районе) или привязки работ к одному и тому же лицу (серия вопросов, по которым нужно выяснить мнение начальника). В вашем списке «Что надо делать» один-единственный пункт может служить представлением целой группы работ (разобрать бумаги в папке «Входящие», раздать поручения и т. д.).

Теперь следуйте по своему списку, выполняя намеченное. В отдельные дни вы сможете довести до конца абсолютно все позиции из своего списка, но более вероятно, что сделать это не удастся. Если вы выполняете дела в порядке I, 2, з, то иногда может получиться даже так, что вы не шнчите дела с первым уровнем приоритетности. В другие дни вы успеете сделать все перво- и второстепенные задания, а еще когда-нибудь добавите к ним и некоторые из числа третьестепенных. Но достигнуть мнцасписка «Что надо сделать» удается редко. И цель состоит вовсе не в Доведении указанного списка до конца, а в наилучшем использовании своего времени. Если вы обнаруживаете, что невыполненными остаются ЭДько второ- и третьеразрядные работы, бросьте свежий взгляд на свои возможные действия и добавьте к заве тному списку пункты такого типа,

как пересмотр системы хранения и архивирования документов с ускорения поиска, завершить чтение «Войны и мира» или выбор подходящего подарка ко дню рождения вашей тети — все те на самом деле первоочередные задачи, которые сидели где-то в задних рядах вашего разума, но по тем или иным причинам не выходили на авансцену и не попадали в исходный вариант списка. Зато сегодня возникло небольшое количество дополнительного времени, и к ним можно приступить.

Многие служащие, домохозяйки и квалифицированные специалисты-профессионалы приходили на мои семинары, поскольку чувствовали потребность «организоваться». Несколько месяцев спустя большинство из них сообщили, что чувствуют себя намного более организованными, — просто потому, что теперь они регулярно составляют список «Что надо сделать» и расставляют приоритеты. Например, одна медсестра крупной больницы воспользовалась и в своей частной жизни подходом на базе составления списка работ и указания их приоритетов, пошутив так после того, как она увидела, насколько хорошие результаты это дает в том большом учреждении, где она трудилась. Ведь эффективное использование времени одинаково важно и на работе, и вне ее. Разумеется, у вас нет желания превращать свое нерабочее время в нечто подобное службе, но в новой ситуации, обзаведясь указанным перечнем, вы сможете расслабиться душой и телом даже в большей степени, чем прежде, если те дела, которые вы должны совершить, будут организованы при помощи списка «Что надо сделать», после чего они станут выполняться гораздо быстрее.

Если изобилие мелких дел является для вас проблемой, то список необходимых работ, упорядоченный по приоритетам, дает особенно много, ибо он обеспечивает вам безопасность, поскольку вы знаете, что ничего не пропущено, у вас подтверждена приоритетность всех ваших действительно важных дел, есть стимул и возможность вычеркнуть те пункты, в выполнении которых вы не особо нуждаетесь, и имеется резервуар, откуда вы можете черпать очередные действия, подлежащие реализации вслед за теми, которые уже выполнены.

Когда вы станете делать больше первоочередных и меньше третьестепенных работ, иерархия ваших достижений изменится. Вы сможете разбить ваш прежний набор задач первой очереди на новые классы с приоритетами 1 и 2, понизить статус прежних работ второй очереди до третьестепенных, а большинство старых работ с самой низкой приоритетностью вообще исключить из своего списка.

Скажем, год назад посещение Дня родителей, проводимого в школе у ^ией дочери, было оценено вами как дело с приоритетом 1. Но теперь ₉ы параллельно с основной работой занялись дизайном модной одежды,

,1 ваша дочь понимает, насколько вы заняты и какое большое удо-юяьсгвие вы получаете от своего нового бизнеса, так что теперь вы не пойдете на День родителей, разве что в ваших делах наступит некоторый перерыв. В прошлом году вы лично проявляли внимание к каждой мело-чй в процессе ежегодной инвентаризации у себя на фирме. К счастью, в <оде ее выполнения вы вели запись необходимых действий, так что в текущем году, имея такое, можно сказать, справочное руководство, прошлогодняя работа первоочередного характера (требовалось выяснить, что и как надо делать) стала уже третьестепенной — она требует лишь рутинного следования инструкции. Теперь вы можете передоверить ежегодную инвентаризацию человеку, работающему со складскими запа-йми, и использовать свое время с целью посодействовать лучшему распространению и продаже ваших товаров.

Торговый агент, который непрерывно пересматривает состав своей клиентской базы, обнаружил, что его прошлогодний клиент из класса 1 - такие покупали у него за год на юо долларов — в этом году перебрался в класс 3. А клиент из класса 1 теперь совершает за год покупки в размере 500 и более долларов; класс 2 у него сейчас ограничивается ежегодными приобретениями в размере не менее чем 250 долларов. Он модернизировал свой бизнес тем, что добросовестно концентрировался на клиентах первого класса. Агент тратил все больше времени на тех. кто купил у него на сумму свыше юо долларов, поэтому отнес тех, кто ежегодно тратил на покутши меньше юо долларов, к нижнему, третьему классу. Чтобы поощрять такую постоянную модернизацию, он каждую неделю просматривал свои файлы клиентуры и выбрасывал по крайней мере одного потенциального или реального клиента с низкими долларовыми показателями. Судя по моему опыту-, большинство торговых агентов могли бы извлечь для себя существенную выгоду, периодически вычеркивая 20процентов своих клиентов, — но не произвольным образом, а на основе существующею н потенциального объема их покупок.

Обучение игре на музыкальном инструменте гоже во многом близко Манному процессу. Когда вы только начинаете осваивать фортепьяно, ТО Должны упражняться на легких пьесах. Обретя опыт, вы сами себя от-

несли бы к третьему разряду, продолжив исполнять эти вещицы, ставшие для вас слишком элементарными. Посему вы практикуетесь на в<* более трудных сочинениях. Когда вы разучиваете трудное произведена то можете отнести свое исполнение к первому классу, если играете егд медленно, но безошибочно, и к третьему, если играете быстро, но при этом допускаете множество помарок. По мере того как вы становитесь более опытным в исполнении сложных пассажей, для вас теперь первый класс означает уже нечто иное — способность сыграть такую мелодию не просто правильно, но и в нужном темпе.