Нина Зверева – Легкий текст. Как писать тексты, которые интересно читать и приятно слушать (страница 11)
Мы долго смеялись – очень уж метафорично было сформулировано. Объясняли, что сравнения – как раз можно и нужно; как же мы в деловой переписке без сравнения цифр, дат и фактов? И соглашались, что в целом тот молодой человек абсолютно прав.
В чем цель деловой переписки?
Максимально кратко донести информацию. Причем донести так, чтобы получатель вас правильно понял и (в идеале!) убедился в вашей правоте.
Деловое письмо не должно быть интересным. Но те люди, что стремятся к понятности и краткости изложения, с удивлением обнаруживают: их тексты становятся заметно интереснее. Что, будем честными, всегда на руку автору.
О простоте и понятности изложения мы и поговорим в «деловых» главах. Но даже если вы никогда не писали деловые письма и не планируете начинать, не пролистывайте их: принципы, которые будем обсуждать в разделе «Деловая переписка», отлично работают в любых текстах.
Глава 4
Логика изложения
Русский письменный
Блок Светланы Иконниковой
Начнем с пресс-релиза. Не буду публиковать его целиком – достаточно первых четырех абзацев.
Выставка «Авангард» задумана как признание любви к гениям Русского Авангарда коллектива Культурно-просветительского фонда «Игрек».
В городе N 20 сентября состоится важная премьера выставки «Авангард», поддержанная грантовым фондом, Министерством культуры N-ской области и многими партнерами проекта.
В первую очередь проект адресован молодежи, которая почти не знает легендарной эпохи, прославившей искусство Русского Авангарда на весь мир.
Чтобы удивить жителей города N, золотые фонды ведущих музеев России распахнули свои сокровища! Дизайнеры отобрали эскизы и смогли создать утраченные в годы репрессий и гонений 70 реконструкций уникальных костюмов истинных гениев Авангарда.
И далее в том же духе.
Я изменила название фондов и организаций, закамуфлировала название города литерой N. Но, поверьте, это реальный пресс-релиз. Он пришел на настоящую электронную почту с настоящего электронного адреса.
Что с ним не так?
Если отбросить недоумение по поводу распахнутых сокровищ, сделать вид, что это опечатка и на самом деле авторы в курсе: распахиваются не сокровища, а сокровищницы, то… у текста всего лишь проблема с логикой.
Да, в пресс-релизе отсутствует то, что должно быть в любом тексте, – логика. Создается ощущение, что его писали по принципу салата: не важно, в каком порядке резать ингредиенты, все равно потом все перемешается.
Но текст – не салат. И последовательность в подаче фактов-ингредиентов очень важна.
Как ее выбрать? В деловых письмах чаще всего используются две схемы: «пирамида» и «рыбий скелет».
Наверняка вы сразу вспомнили либо пирамиду потребностей Маслоу, либо пирамиду одного из египетских фараонов. Оставим фараонов и обратим внимание на Маслоу. Помните, что эта пирамида потребностей разделена на 5 секторов? Мы «читаем» ее снизу и соглашаемся с тем, что самые базовые потребности человека – физиологические (пища, вода, жилье и т. д.).
Так вот, пирамида, по которой мы будем писать тексты, тоже состоит из секторов. Только количество этих секторов определяете вы сами. Их может быть два, три, четыре – не важно. Различие в том, что пирамиду потребностей Маслоу мы «читаем» снизу, а пирамиду текста – сверху, с самой ее острой части.
И выглядит она таким образом:
Что такое событие? То, ради чего мы пишем письмо. Если бы этого события (или этого вопроса, этой проблемы) не было, мы бы вообще не стали ничего писать. Но оно возникло – а значит, у нас есть повод сесть за клавиатуру и отправить именно это письмо именно этому человеку.
После того как обозначили событие, мы даем к нему самое важное пояснение (аргумент).
Затем – чуть менее важное.
После – еще менее важное.
И так до тех пор, пока мы не скажем сами себе: «Довольно»!
Почему этот принцип отлично работает? Будем честными: мы вовсе не уверены, что наш адресат прочитает все письмо. Более того, мы не уверены, что ему вообще хочется читать наше письмо и разбираться в хитросплетениях нашей логики.
(Ой, мы никогда не думали о том, что адресат может не хотеть читать наше письмо? Но вот сейчас подумали!)
Да, он может не хотеть.
Поэтому мы готовим для адресата информацию так, чтобы ее можно было максимально быстро и максимально комфортно «проглотить». Потому что мы – поставщики, адресат – потребитель. И это наша задача – сделать так, чтобы потребителю было удобно пользоваться нашим «продуктом».
Именно по такой схеме, как правило, пишут тексты для новостных порталов. Например[1]:
Тюменские автоинспекторы доставили в больницу автомобилиста, которому стало плохо за рулем.
Тюменец разместил в социальной сети пост с благодарностью тюменским автоинспекторам. Мужчина рассказал, что у него резко подскочило давление. Он включил аварийную сигнализацию и поехал медленнее. Но когда увидел сигнальные маячки патрульного автомобиля, прибавил скорость, чтобы быстрее доехать до полицейских и попросить их о помощи.
Инспекторы полка ДПС ГИБДД старшие лейтенанты полиции Иван Марцинкевич, Наиль Юсупов и стажер Антон Бучельников приняли решение отвезти автомобилиста в больницу на его же машине, но в сопровождении патрульного автомобиля.
«По словам врачей, мне очень повезло, – написал в своем аккаунте тюменец Иван Устименко, – еще немного времени, и все было бы намного хуже. Хочу выразить огромную благодарность за помощь сотрудникам ДПС».
Обратите внимание: закончить чтение этого текста можно на любом этапе. Но на каком бы этапе вы ни остановились, все равно будете обладать правильной информацией. Просто у тех, кто прочитает заголовок, ее будет меньше, а у тех, кто дочитает текст, – больше. Но ни в первом, ни во втором случае искажение восприятия не возникнет.
– Нет, подождите, – говорят на этом этапе участники тренинга. – То есть что? Письма чиновникам нужно писать так: сначала вопрос, с которым я обращаюсь, а потом пояснение? Так? Разве так можно?
И я понимаю этот вопрос. Из поколения в поколение передавалась негласная норма: сначала вывали на чиновника ворох разнонаправленной информации, а в конце письма задай ему вопрос.
Информацию снабди запутанными тропами оборотов «в связи с тем, что…», «вследствие чего…», «довожу до вашего сведения факт того, что…». Так положено. Так принято. Чиновники сами на таком языке пишут.
…Я уже начала рассказывать эту историю в третьей главе. Доскажу здесь – подробнее.
Итак, мы сидели в Zoom: 50 мам, которые воспитывают детей с инвалидностью. Я вела у них тренинг «Как писать письма чиновникам».
Мы дошли ровно до этого момента – принципа пирамиды. Прозвучал именно этот вопрос: «Так что, письмо чиновнику сразу с запроса начинать?» И не успела я ответить, как одна из мам воскликнула:
– Да!
И начала рассказывать. Ее сыну нужна была особая инвалидная коляска – не такая, какую предоставляют бесплатно. Она точно знала: коляска ее ребенку поможет. И точно знала: денег у нее на нужную коляску нет.
Мама писала письма чиновникам. Обычные, стандартные письма. От чиновников приходили отписки. Обычные стандартные отписки: ваше письмо рассмотрено, ваше письмо передано в соответствующий департамент, ваше письмо… да ничего. Коляски как не было, так и нет.
И однажды эта мама написала другое письмо.
В первом же абзаце она четко сформулировала, что именно хочет от чиновника. Это было одно предложение длиной в две строки.
После первого абзаца она оставила пустую строку.
Во втором абзаце она написала первую причину, почему ее сыну нужна именно эта коляска.
Во втором абзаце – вторую причину.
В третьем абзаце она написала, почему до сих пор у нее этой коляски нет.
А в четвертом абзаце выразила полную уверенность, что чиновник подпишет распоряжение, которое позволит ее сыну получить коляску бесплатно. Потому что – и далее шел пятый абзац – существуют вот такие и такие нормы, которые дают чиновнику возможность это подписать.
– И что? – мы, не сговариваясь, подались вперед.
– Представляете, он все подписал. И нам купили коляску. – Мама светилась радостью.
Чтобы понять, почему это произошло, давайте посмотрим на письмо глазами чиновника.
Поздний вечер. Чиновник, устав от круговерти дел, садится разгребать почту. Пробегает глазами по одному письму. Не вникая в суть, отправляет письмо в один из департаментов – пусть там разберутся.
Берет другое письмо, снова бежит глазами по нагромождению фраз. Снова понимает, что с лёту тут не разберешься, надо вникать, анализировать, продумывать решение… и снова отправляет в профильный департамент – пусть у подчиненных голова поболит.
Берет третье письмо… И в первой же строке письма видит, что именно от него требуется: детская инвалидная коляска модели «икс». Во второй строке видит – почему это от него требуется. А к финалу письма ему и придумывать ничего не надо: перед ним готовая программа решения проблемы. И он уже не отправляет это письмо по инстанции.
Чувствуете разницу? Первые два письма он отправил, потому что ему не хотелось разбираться и докапываться до сути. А в нашем, третьем письме суть – вот она. До нее не надо копать, она видна сразу. И чиновник читает: ему легко понять, о чем идет речь. Он погружается в тему. И уже не может просто отделаться резолюцией «в департамент соцзащиты». Это письмо его уже зацепило.