Нина Зверева – Легкий текст. Как писать тексты, которые интересно читать и приятно слушать (страница 13)
Уже на моменте составления плана вы можете отметить, какие данные вынесете в сноски, какие дадите списком. А потом, взглянув на план, вы поймете: письмо фактически написано! Осталось только переложить его на бумагу.
Задание
Представьте, что на вашем предприятии (или в вашей организации) произошло важное событие. Настолько важное, что оно затрагивает не только сотрудников вашей компании, но и весь город, где вы живете.
Напишите об этом событии, используя принцип пирамиды.
Ну и как это сделать?
– Это просто анекдот! Я внутри анекдота, ты понимаешь?! – Надя, вчерашняя выпускница вуза, а сегодня – сотрудница пресс-службы завода «Старт» (название изменено), схватилась за голову.
Завод «Старт» был старше Надиного дедушки. Он выпускал «мелкие металлические штучки» – так Надя называла про себя широчайший ассортимент продукции «Старта», когда у нее под рукой не было шпаргалки.
Но Надя понимала: металлические штучки важны для промышленных предприятий и «Старт» – завод серьезный.
И вдруг. Ко Дню города генеральный директор «Старта» распорядился покрасить забор. Обычный бетонный забор, опоясывающий завод по периметру. Забор был сер и ободран.
– А будет веселенький! – сказал генеральный. – Покрасим в яркие цвета. Пусть про это напишут в газетах.
Вот тут Надя и схватилась за голову.
– Я должна написать пресс-релиз, что завод «Старт» покрасил забор. И написать так, чтобы все про это рассказали и никто не смеялся, – девушка застонала.
Но делать нечего: требование генерального – закон.
Надя долго думала, с чего начать пресс-релиз. Смотрела в окно. За окном было хмуро – осень.
– Придумала! – взвизгнула она.
Дальше Надя написала, что оптимистичными цвета считают не только сотрудники предприятия, но и психологи, – и дала ссылку на исследование (гуглить Надя умела!). Дальше – сколько солнечных дней в году выпадает на долю жителей города N (тоже погуглила – совсем немного). Ну и дальше – когда и куда можно будет прийти и посмотреть на яркий забор в серой промзоне.
Журналисты пришли. Сняли процесс покраски забора, поговорили с малярами, с дизайнерами, а некоторые и с генеральным. Новость получилась такой милой и уютной, что Надя сама умилялась, рассматривая разноцветье бетонного ограждения.
Русский устный
Блок Нины Зверевой
Продолжу мысль Светланы и поделюсь лайфхаком, который я всегда применяла в своих письмах. Есть и еще один крайне важный момент деловой переписки – обращение.
Зачастую в первых строчках письма нужно напомнить человеку, кто вы для него и кто он для вас. Однажды, когда я организовывала фестиваль «Живое слово», мы встретились с человеком: он обещал выделить деньги на проведение фестиваля. Причем мы с ним так хорошо поговорили, что я была уверена: деньги уже у нас. Но прошла неделя, другая – денег на счету не было.
И тогда я написала ему письмо. «Уважаемый Иван Иванович, – начиналось оно. – Пишет вам Нина Зверева – мы встречались с вами 2 недели назад и обсудили возможность вашей спонсорской помощи фестивалю “Живое слово”. Еще раз хочу выразить вам свою благодарность и поинтересоваться, когда мы можем ожидать прихода денег на наш счет».
Я подозревала, что Иван Иванович мог попросту забыть о нашем разговоре. Но первая фраза восстановила в его голове весь ход событий.
Нужно ли обращение начинать непременно с «уважаемый»? Вовсе нет. Все зависит от ваших отношений с адресатом. Иногда я писала «глубокоуважаемый». А иногда начинала письмо с фразы «Обращаюсь к вам, очаровательная Ольга Михайловна!», «Добрый вечер, дорогой Петр Петрович!», «Приветствую вас, Анна Сергеевна!».
А порой мне приходилось перепроверять себя в Google – особенно когда речь шла об обращении к церковным чинам. «Ваше преосвященство» или «Ваше святейшество» – как правильно? Все зависит от чина. К епископу принято обращаться «Ваше преосвященство», к патриарху – «Ваше святейшество», а как к митрополиту? Узнайте сами в интернете!
И – не пожалейте времени – перепроверьте имя, отчество и фамилию адресата. Вы можете сделать опечатку в любом другом слове, но не в ФИО того, кому пишете письмо. Кстати, упоминая в письме человека, нужно сначала указывать его имя-отчество и лишь потом – фамилию. Не «я согласовал этот вопрос с Ивановым Петром Сергеевичем», а «я согласовал этот вопрос с Петром Сергеевичем Ивановым».
Эквивалент деловой переписки в устной коммуникации – так называемый elevator pitch (речь в лифте): ситуация, когда у вас есть всего 1 минута, чтобы обратиться к начальнику. Урок elevator pitch чрезвычайно востребован и в онлайн-школе, и на индивидуальных занятиях. Это логично: не всегда можно дождаться совещания, чтобы решить вопрос (да и дождавшись его, можно так и не успеть высказать все, что нужно). А подойти к боссу в коридоре и попросить его уделить вам минуту времени всегда можно.
Почему elevator pitch? Это упражнение пришло к нам из Гарварда. И изначально условия в нем были такие: представьте, что вы заходите в лифт и оказываетесь в одной кабинке со своим самым главным боссом. Вы точно знаете: вам ехать вместе 45 секунд. И точно знаете: за это время в кабинку больше никто не войдет. У вас есть крайне важный вопрос к боссу. Изложите его за 45 секунд так, чтобы на выходе из лифта босс сказал:
– Так. Пройдемте-ка ко мне в кабинет – я должен обсудить это с вами подробнее!
То есть нужно подобрать такие слова, которые сразу включат внимание человека.
Детально об этом я писала в своей книге «Магия общения», здесь же расскажу кратко.
Для того чтобы с первых слов включить человека в слушание, нужно сказать о том, что ему важно. И вы прекрасно знаете, что важно для босса: ошибка в решении, которая может стать фатальной для компании. Или же – идея, которая принесет компании большие деньги. Или – реальная опасность, которая угрожает компании.
Но при этом важно соблюсти два условия.
Первое – вы должны быть уверены, что проблема решается именно на уровне вашего босса, не ниже. Проще говоря, не просите президента компании закупить канцтовары для офиса.
Второе – возьмите босса в союзники. То есть не упоминайте его неверные шаги или ошибки, даже если они были.
На курсе «Гений общения» в нашей онлайн-школе училась яркая умная девушка – Елена Волохова. Она председатель общероссийской общественной организации инвалидов «Опора». У нее нет правой руки и правой ноги. И она точно знает: проблемы протезирования у инвалидов в России далеко не решены.
Однажды ей предложили записать минутное видеообращение к президенту Путину.
Первый вариант ее обращения был таким:
– Уважаемый Владимир Владимирович, ваши решения, к сожалению, не выполняются.
Президент Путин действительно подписал указ о том, что человек с инвалидностью имеет право получить протез иностранного производства, если нет российского аналога.
Но я сказала Елене:
– Этот вариант звучит остро, но неудачно. Когда человека в чем-то обвиняют, его естественная реакция – раздражение и нежелание слушать просителя.
Я предложила другой вариант: взять президента в партнеры. Поблагодарить его за указ, сказать, что в «Опоре» очень радовались, когда он был принят. И сообщить, где именно застряло его выполнение. Вот тогда Путин захочет вмешаться и исправить ситуацию.
Елена записала второй вариант. Реакция была быстрой и позитивной.
Однажды мы говорили с Владимиром Верхошинским о магии общения и о тех приемах, которые он, руководитель Альфа-Банка, применяет в работе со своими учредителями: Петром Авеном и Михаилом Фридманом.
И он признался: ему стало гораздо легче выстраивать с ними диалог, когда он перешел на другой стиль изложения.
– Теперь я сразу обозначаю главную мысль – ради чего я начал этот разговор, – сказал Владимир, – коротко и емко – в одном-двух предложениях. И только после этого рассказываю то, что предшествовало выводу. Потому что все мои попытки сначала посвятить собеседника в курс дела, а потом обозначить главную мысль разбивались в прах: люди просто не понимали, зачем им это надо слушать.
Осознав это, Владимир Верхошинский стал учить и своих подчиненных такому стилю общения.
– Уже по первым фразам я понимаю: моего уровня задача, с которой пришел человек, или нет. И всегда могу перенаправить его к тому, кто действительно сможет ему помочь или обсудить идею, – пояснил он.
Первая фраза – это ключ к слушателю или читателю. Над ней нужно долго думать, ее нужно оттачивать – только тогда «ключ» подойдет к «замку». Первая фраза должна быть простой, понятной, короткой – и бить прямо в цель. При этом ваш собеседник не должен быть мишенью.
Глава 5
Русский деловой язык
Русский письменный
Блок Светланы Иконниковой
В принципе, главу, посвященную войне с канцеляризмом, я могла бы и не писать. Гораздо лучше и подробнее про канцелярский стиль написал Максим Ильяхов в бестселлере «Пиши, сокращай». Целая книга, посвященная тому, как вытравить из себя привычку писать отглагольными существительными и страдательным залогом.
Но и сделать вид, что канцеляризма не существует (и не писать про него совсем) я не могу.