Мария Батти – Давай займемся карьерой. Чтобы работодатели тебя ценили, хотели, хвалили (страница 12)
Объединить однотипные задачи и написать подробный алгоритм (чек-лист) их выполнения – лучший способ борьбы с рутиной.
На первый взгляд она кажется простой работой. Но именно при выполнении рутинных функций мы чаще всего допускаем досадные ошибки и неточности, которые подтачивают нашу репутацию профессионала. Мы забываем какую-то мелочь – и проваливаем серьезное задание. Например, большинство бухгалтерских балансов не сводятся именно из-за мелких неточностей в подсчетах.
При выполнении монотонной, скучной работы у нас снижаются внимание и оперативная память, поэтому даже не полагайтесь на них. Лучше разработайте алгоритм для типичных задач, занесите его в файл или просто распечатайте и держите на рабочем столе. Обязательно пропишите в нем мелочи, которые чаще всего приводят к ошибкам, например: «Поменять дату договора». Потратив один раз 20 минут на разработку чек-листа, вы сэкономите часы и даже дни рабочего времени.
Светлана, которая работала секретарем, составила такой алгоритм для подготовки к совещанию:
1. Выяснить у руководителя тему, дату, время и место проведения совещания.
2. Узнать, какие данные (отчеты) требуется подготовить.
3. Составить список участников.
4. Оповестить участников лично по телефону или сообщением в мессенджер, плюс e-mail с напоминанием.
5. Подготовить данные (отчеты).
6. Распечатать материалы для каждого участника плюс два запасных экземпляра.
7. Поручить IT-отделу подготовить оборудование (проектор, монитор, микрофон).
8. Проверить работу оборудования.
9. Поручить АХО подготовить мебель, расставить стулья, принести питьевую воду. Проверить выполнение.
10. Уточнить/проверить время проведения совещания.
11. Собрать материалы в папку и отнести на совещание.
Казалось бы, зачем так подробно расписывать такую простую функцию? Однако если вы регулярно участвуете в совещаниях, то знаете, насколько часто все идет не по плану: кто-то отсутствует, кому-то не хватает печатных материалов, у кого-то не работает микрофон и т. д. Созданный Светланой чек-лист полностью снял эти проблемы и заодно создал ей имидж надежного и ценного сотрудника.
Журнал обратной связи – еще один простой прием тайм-менеджмента. Он поможет вам быстро обучиться новым функциям или значительно улучшить выполнение уже знакомых.
Качество любой работы напрямую зависит от количества допущенных в ней ошибок.
Вспомните вашего коллегу, который каждый раз забывает менять дату в отчете или не сдает документы вовремя, несмотря на неоднократные просьбы. Согласитесь, это очень раздражает. Какого мнения вы о его уме и способностях? Даже если он очень талантливый человек, вы вряд ли его таким считаете. Почему? Потому что он подводит вас или своего руководителя, а это непрофессионально.
Конечно, успешно освоить новую или качественно выполнять уже знакомую работу – это не значит никогда не ошибаться. Это значит учитывать замечания с первого, а не с десятого раза. Больше всего начальника раздражает в подчиненных именно то, что они повторяют одни и те же ошибки и исправляют их только из страха наказания.
Как же перестать ошибаться? Человек – не компьютер и не может удержать в голове абсолютно все мелочи и детали – что-нибудь все равно забудется. Поэтому, если вы хотите хорошо выполнять свою работу, заведите специальный файл – журнал обратной связи, который позволит делать выводы по своим ключевым ошибкам и больше никогда их не повторять.
Журнал обратной связи – это обычная таблица из двух колонок:
1. выполняемая функция (вид работы);
2. рекомендация по ее выполнению.
Когда вы совершаете какую-то ошибку в работе, записывайте рекомендацию по выполнению функции в этот журнал, чтобы больше не ошибаться.
Примеры записи в журнале обратной связи
Сначала выделите в своей работе основные функции, например, «оформление отчетности», «звонки клиентам», «расчет зарплаты» и т. д. Их не должно быть слишком много, пяти-семи достаточно. Для каждой функции создайте свой раздел (вкладку) в журнале. Если предпочитаете вести бумажный журнал, для каждой функции выделите не менее 3–5 страниц.
Делайте записи в разделе того вида работ, к которому они относятся. Не заносите все в одно место, иначе вам будет трудно найти нужное в большом количестве информации. Допустив ошибку или неточность, записывайте не ее суть, а только выводы и рекомендации, которые помогут предотвратить повторение.
Убедитесь, что вы записали их в позитивной или нейтральной форме. Избегать негатива очень важно, иначе вы не сможете извлечь для себя пользу. Вам просто не захочется открывать записи, где зафиксированы ваши ошибки. Ведение журнала будет вызывать подсознательное сопротивление, и вы рано или поздно его забросите.
Каждый раз перед выполнением важного задания откройте раздел журнала, к которому оно относится, и просмотрите свои записи. Так вы быстро вспомните, что следует не упустить из виду.
Кстати, такой журнал подходит не только для ошибок, но и для находок. Если в процессе работы вы обнаружили какие-то эффективные методы и приемы, зафиксируйте их в рекомендациях, чтобы затем систематически использовать.
Поначалу может показаться, что вести такой журнал сложно и неудобно. Просто попробуйте – это проще, чем кажется. Я гарантирую, что результат вас порадует. Вы будете делать все правильно после первого же замечания. Это повысит ваш авторитет в компании и выделит среди коллег, которые (практически все!) регулярно делают одни и те же ошибки. Вы перестанете проваливать важные задания из-за мелких неточностей или забывчивости и приобретете репутацию умного и эффективного сотрудника. То есть вам начнут доверять, а доверие в профессиональном мире ценится на вес золота.
Уже через месяц-другой ведения журнала вы заметите, что ваше профессиональное мастерство стремительно растет. Что еще приятнее, это заметит и ваше руководство. Кроме того, освободится масса рабочего времени, уходившего на исправление досадных ошибок. Уверена, вы наверняка знаете, на что его потратить. Также вам не придется нагружать свою память, благодаря чему вы задействуете мышление для решения более важных и творческих задач.
Не нужно показывать этот журнал своим коллегам или руководителю. Им совершенно необязательно знать, какие ошибки вы допускали. Лучше сразу предъявляйте конечный, положительный результат ваших усилий. Только когда вы получите повышение, можно передать свои наработки преемнику. Нужно это делать или нет, решайте сами, так как журнал обратной связи – ваше секретное оружие. Но когда вы возглавите отдел, где раньше работали специалистом, помочь подчиненным стать более эффективными окажется в ваших интересах. Ведь тогда ваш успех будет измеряться суммой их успехов.
1. Запишите важные, но несрочные задачи, которые вам нужно выполнить в течение года. Какие из них можно начать делать на этой неделе, а какие – уже завтра? Разнесите их по папкам «План на год», «План на неделю», «План на день».
2. Перечислите те рутинные функции, которые вы регулярно выполняете. Какие мелкие ошибки вы при этом чаще всего совершаете? Составьте удобный для вас алгоритм выполнения каждой задачи.
3. Вспомните какую-либо ошибку или неточность, допущенную в работе. Переформулируйте ее в рекомендацию на будущее. Убедитесь, что вы сформулировали ее позитивно.
4. Определите свои наиболее важные рабочие функции. Заведите журнал обратной связи, заполняйте его ежедневно в конце рабочего дня или при исправлении ошибок.
Глава 5
Как поднять свой авторитет в компании
Если вы читаете эту книгу, значит, хотите построить карьеру и, скорее всего, полагаетесь в этом на свои профессиональные качества. «Хорошая работа говорит о моих усилиях и достижениях сама за себя» – слышу я почти от всех своих клиентов на первой консультации. Но это не так. Иначе они не обращались бы ко мне за помощью. Давайте разберемся, что еще необходимо для того, чтобы ваша карьера пошла вверх.
Успехи сотрудника воспринимаются руководством как должное и не учитываются, а вот ошибки запоминаются надолго, потому что напрямую влияют на результаты или бизнес-процессы компании.
Начальник – занятой человек, и следить за вашими успехами для него не приоритетная задача.
Он занимается построением своей карьеры, а не вашей. Возможно, что в отчетах перед своим руководством он приписывает ваши результаты себе. Такое случается гораздо чаще, чем вы думаете. Кроме того, любой руководитель заинтересован в том, чтобы сэкономить на оплате труда сотрудников. А если он будет постоянно признавать ваши достижения, ему придется повышать вас в должности и, соответственно, платить больше. Так что, скорее всего, он будет этого избегать.