Илья Отькало – Автоматизация бизнес-процессов (страница 8)

Пример 2. Оплата счета поставщика

Рассмотрим еще один пример бизнес-процесса, описанного в нотации BPMN 2.0.

Бизнес-процесс оплаты счета поставщика

В этом простом бизнес-процессе присутствует только одна роль – бухгалтер-операционист.

Стартовое событие запускает процесс, и бухгалтер сразу проверяет, согласована ли оплата. Если нет – процесс завершается.

Если оплата согласована, бухгалтер по определенным правилам устанавливает дату оплаты и сообщает её менеджеру.

При наступлении даты оплаты бухгалтер проверяет, есть ли достаточно денег для оплаты. Если нет – назначается новая дата.

Если денег достаточно, бухгалтер оформляет платежку, отправляет её в банк и оформляет списание с расчетного счета.

Можно ли этот бизнес-процесс оптимизировать? Конечно. Но об этом будем говорить дальше.

Пример 3. Набор персонала

И еще один пример: набор персонала.

Бизнес-процесс набора персонала

При возникновении потребности в персонале руководитель готовит требования к кандидату и отправляет запрос в службу персонала.

Служба персонала сперва ищет кандидата внутри компании. Если кандидата нет, проводится поиск вне компании и проверяются резюме до тех пор, пока кандидат не будет найден.

Когда кандидат найден, проводится беседа, а затем организовывается и проводится собеседование с руководителем.

Если кандидат подходит, он оформляется на работу. Если не подходит, возвращаемся к поиску.

Всем ли организациям подходит такой бизнес-процесс набора персонала? Конечно нет. Можно ли этот бизнес-процесс оптимизировать? Конечно да.

Но об этом поговорим далее.

Случай из практики

До запуска CORS Academy я успел проработать в крупных 1С: Франчайзи топ-менеджером. Приобрёл опыт распределения большого объёма задач на ограниченное количество специалистов с разной квалификацией.

В итоге я даже сделал специальный курс для партнёров 1С: Рарус «Повышение эффективности отделов внедрения», где подробно описал этот процесс. Курс и сейчас можно приобрести на площадках «Раруса».

Встречаемся мы как-то с другом в баре, выпить по кружечке пенного. А друг руководит сервисной IT-компанией. И он говорит:

– Слушай, у меня довольно большой объём заявок на Service Desk. Конечно же, есть автоматизация: всё как положено. Но всё равно проблемы присутствуют. И с качеством, и со скоростью исполнения. У тебя же есть опыт распределения заявок? Поделись.

Я всегда с удовольствием делюсь опытом:

– Да, были ситуации, когда на 50–70 специалистов надо было распределять заявки. При этом в пиковый период казалось, мы не справимся – их могло быть больше 100. А «удалёнки» тогда не было, к клиентам надо было выезжать. Но всё же справляться удавалось. И качеством клиенты были довольны.

– А как так удавалось? Какие факторы учитывали?

– Очень много факторов. Квалификация специалистов, их загрузка, наличие уникальных компетенций, опыт, пожелания заказчиков, срочность, объём работы и десятки других факторов. В общем, всё сложно, вон купи лучше мой курс да сам всему научишься.

Он настаивал:

– Да ты своими словами объясни, «на пальцах», я пойму! Нарисуй вот тут…

И даёт мне лист бумаги и ручку.

Ну что ж… Заказываю ещё кружечку пенного, раз такое дело, и начинаю рисовать.

Я человек эмоциональный, и схема получилась очень эмоциональной. Я говорил и что-то рисовал на бумаге: прямоугольники, стрелочки, спирали, зигзаги. В итоге друг многое понял, но на бумаге осталась совершенная «мазня», похожая на детские каракули.

Но друг этот листок бумаги забрал.

Каково же было моё удивление, когда через год, оказавшись в офисе у того друга, я увидел, что тот листок, размалёванный мной в баре, висит у него в кабинете в рамочке. Кто не знает, может подумать, что это какой-то ценный набросок из ранних работ Сальвадора Дали, который особо берегут. Но я-то вспомнил свою «мазню»:

– Господи, ты ЭТО вставил в рамку? Ты нормальный вообще? Там же ничего не понятно!

– Илья, кому-то может и не понятно, а мне понятно всё!

Мораль: иному и «мазня» – нотация.

Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy

В этом задании вы на практике прочувствуете разницу между текстовым описанием бизнес-процесса и его графическим представлением.

1. Подумайте, как может выглядеть бизнес-процесс набора персонала в вашей организации. Если вы не работаете, то придумайте гипотетический процесс.

2. Опишите этот бизнес-процесс, используя нотацию BPMN 2.0.

Примечание: для моделирования бизнес-процесса в нотации BPMN вы можете воспользоваться любым доступным редактором или сервисом. Специализированные инструменты для этого мы изучим чуть позже.

Оптимизация бизнес-процессов

Цели оптимизации бизнес-процессов

Мы разобрались, как описывать и моделировать бизнес-процессы. Теперь нужно приступить к главному: научиться оптимизировать бизнес-процессы, делая их более экономичными, эффективными и результативными. Кроме оптимизации, существует понятие реинжиниринга бизнес-процессов. Постараемся разобраться с этими терминами.

Заказчики могут ожидать различные результаты от оптимизации бизнес-процессов. Вот основные из них:

• Повышение скорости работы с данными

• Сокращение ручных операций

• Обеспечение прозрачности компании для руководства

• Упорядочение и закрепление правил в системе

• Сокращение издержек на выполнение работ

• Повышение качества принятия решений

• Снижение ненужных затрат

• Увеличение рентабельности

Эти цели объединяют в себе как бизнес-цели, так и цели оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.

Отличия оптимизации от реинжиниринга бизнес-процессов

Реинжиниринг бизнес-процессов – это поэтапные изменения в компании, направленные на совершенствование деятельности, измеряемые с точки зрения бизнес-процессов и их показателей.

Реинжиниринг бизнес-процессов

Цель реинжиниринга бизнес-процессов – улучшение показателей компании.

Реинжиниринг применяют в ситуациях, когда снижается рентабельность бизнеса. Причиной снижения не обязательно является плохая работа сотрудников; потеря прибыли может быть связана с неактуальностью продукта, возросшим уровнем конкуренции или износом оборудования.

Причины проведения реинжиниринга могут быть следующими:

• Компания проигрывает конкурентам

• Экономический кризис в целом и спад какой-то части рынка в частности

• Компания хочет выйти на новый уровень прибыли

• Реинжиниринг в рамках импортозамещения, когда компания стремится занять нишу, освободившуюся после ухода иностранных конкурентов