Илья Отькало – Автоматизация бизнес-процессов (страница 7)
Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy
1. Выберите любой понятный вам бизнес-процесс, который можно автоматизировать при помощи программных продуктов.
2. Опишите этот бизнес-процесс при помощи метода текстовой записи.
3. Опишите для этого процесса входы, выходы, управление и ресурсы.
4. Опишите, какие у этого процесса показатели экономичности, результативности и эффективности.
Нотация BPMN 2.0. Примеры
Суть нотации BPMN
BPMN, или Business Process Model and Notation, является стандартом для описания бизнес-процессов с помощью графических символов. Эта нотация позволяет представлять процессы в графическом виде, что значительно облегчает их анализ, выявление узких мест и оптимизацию. BPMN 2.0 – самая распространенная нотация для описания бизнес-процессов.
Нотация BPMN используется в бизнес-анализе для создания диаграмм процессов и моделирования бизнес-логики.
BPMN была создана, чтобы облегчить понимание процессов и коммуникацию между различными участниками проекта. Она позволяет выразить каждый этап процесса в виде блока с определенным набором свойств и связей между ними.
Использование нотации BPMN позволяет легко визуализировать и анализировать бизнес-процессы, выявлять узкие места и оптимизировать работу компании. Она также является стандартом, что облегчает совместную работу и обмен документацией между различными проектами и организациями.
Элементы нотации BPMN: События
События – элементы, которые обозначают, что нужно действовать только тогда, когда что-то произошло. Любой бизнес-процесс должен иметь хотя бы одно стартовое событие (начало) и минимум одно завершающее событие (конец).
Если в бизнес-процессе необходима пауза до выполнения определенного условия, удобно использовать события.
Элементы нотации BPMN: Действия
Действие – важнейший элемент нотации BPMN. Оно указывает, что конкретно надо сделать, поэтому необходимо описывать его в повелительном наклонении.
У действий обязательно должен быть хотя бы один входящий поток и хотя бы один исходящий. Несколько входящих потоков отрабатывается по логике «ИЛИ», а несколько исходящих – по логике «И», то есть все одновременно.
Не стоит путать действия с событиями: событие – это то, что произошло, а действие – то, что необходимо сделать в рамках данного бизнес-процесса.
Элементы нотации BPMN: Логические операторы (шлюзы)
Простой бизнес-процесс может состоять только из стартового события, цепочки действий и конечного события. Однако в реальном бизнесе таких процессов очень мало. Обычно в бизнес-процессах есть различные сценарии развития в зависимости от определенных условий.
Логические операторы (или шлюзы) задают условия. Они используются как для разветвления одного потока управления на несколько, так и для объединения нескольких потоков в один.
Внимательно изучите различия между шлюзами исключающего ИЛИ и шлюзами И, иначе бизнес-процессы будут описаны неверно.
Элементы нотации BPMN: Роли
Роли определяют, кто (или какая команда) будет выполнять определенные последовательности действий.
Особенностью нотации BPMN является описание ролей в рамках дорожек, которые охватывают часть бизнес-процесса. Хотя в последнее время часто для обозначения ролей не применяют дорожки. Вместо них в действиях делают специальные пометки для указания роли, примерно как в нотации eEPC.
В отличие от дорожек, пулы объединяют целые бизнес-процессы, которые обязательно имеют стартовое и завершающее событие.
Другие элементы нотации BPMN
Есть и иные элементы в нотации BPMN 2.0.
Элемент «данные» говорит о том, какие данные нужно сохранить, а какие – считать. Например, когда нужно задокументировать результат действий в бумажном документе или в автоматизированной системе.
Транзакция – это набор логически связанных действий, который схож с подпроцессом, но требует завершения или отклонения действия. В транзакции может быть задано несколько вариантов выхода.
Элементы документации используются для внесения комментариев в описание бизнес-процессов, что помогает пояснить детали и улучшить понимание.
Почему так популярна нотация BPMN
Нотация BPMN является мощным инструментом для моделирования бизнес-процессов и управления ими. Однако, как и любой инструмент, она имеет свои преимущества и ограничения.
Главные преимущества нотации BPMN заключаются в её стандартизации и понятности. Стандартный набор символов и обозначений позволяет легко читать и создавать диаграммы процессов, а также быстро адаптироваться к новым проектам. Нотация описывает процессы языком, доступным всем участникам проекта: команде разработки и представителям заказчика.
Информация в графическом виде всегда доступнее для восприятия, чем сложный технический текст. Заказчику из схем понятно, как будет работать система, и можно внести коррективы еще на этапе обсуждения проекта. BPMN-диаграмма исключает возможность «двойного прочтения», улучшая коммуникацию как внутри компании, так и в процессе общения разработчика с заказчиком.
Особым удобством в BPMN является разделение ролей по дорожкам. Однако бывают ситуации, когда это мешает восприятию последовательности бизнес-процесса. В таких случаях удобнее проводить моделирование в нотации EPC.
Однако нотация BPMN не лишена и ограничений. В первую очередь, это сложность использования в случаях, когда необходима детализация процессов на микроуровне. Также стандартная нотация может быть неэффективной при работе с комплексными процессами или при изменении уже существующих моделей.
В целом же, использование нотации BPMN является полезным для бизнес-аналитиков при создании моделей бизнес-процессов. Наличие единого стандарта позволяет повысить эффективность коммуникации между участниками проекта и сократить время на разработку диаграмм.
Пример 1. Обработка заказа клиента
Возьмем пример описания бизнес-процесса обработки заказа клиента в нотации BPMN 2.0. Тут и далее приводим примеры работ учеников CORS Academy: сможете найти, что можно дополнительно оптимизировать в этих процессах?
В модели есть четыре ответственных: менеджер по продажам, менеджер по закупкам, бухгалтер и кладовщик.
Рассмотрим действие: проверка наличия товара на складе.
Если товара нет, менеджер по закупкам проверяет возможность его закупки. Эти действия отражаются в бизнес-процессе.
Если товар закупить нельзя, процесс завершается, и менеджер сообщает покупателю о его отсутствии.
Если товар закупить можно, процесс продолжает менеджер по продажам. Он проверяет наличие клиента в базе. Если клиента нет, он создает нового клиента и заключает договор.
Если клиент есть в базе, менеджер выбирает его из списка и проверяет вид договора: предоплата или постоплата.
Если договор с предоплатой, менеджер проверяет поступление оплаты. Если оплата не поступила, он сообщает об этом бухгалтеру. Бухгалтер звонит клиенту, чтобы узнать, планируется ли оплата. Если оплата не планируется, бизнес-процесс завершается. Если всё в порядке, бухгалтер через определенное время (хорошо бы добавить событие) снова проверяет наличие оплаты.
Если оплата поступила, менеджер оформляет документацию, формирует счет-фактуру и создает команду кладовщику на отгрузку товара.
Можно ли этот бизнес-процесс оптимизировать? Да, конечно. Но об оптимизации поговорим далее. А пока следующий пример.