Илья Отькало – Автоматизация бизнес-процессов (страница 10)

• Смоделировав процесс, легко понять, какие участки можно автоматизировать, чтобы улучшить скорость их прохождения и освободить сотрудников от ручного труда.

Некоторые системы для моделирования бизнес-процессов позволяют больше, чем просто их графическое описание. Одни могут «запустить» процесс, смоделировав реальную ситуацию. Другие дают возможность автоматизировать бизнес-процесс прямо на базе моделей. Третьи умеют писать должностные инструкции. Рассмотрим различные подобные инструменты далее.

Случай из практики

Когда я занимался непосредственно автоматизацией бизнес-процессов, пришёл я на переговоры об автоматизации в организацию, которая занималась тем, что отправляла специалистов (врачей, геологов, учителей) на работу за рубеж. Находилась контора в высотке на Новом Арбате, а работала ещё со времён СССР. Неудивительно, что большинство сотрудников там было в пожилом возрасте.

Стояла задача «осовременить» автоматизацию учёта. И я сразу решил, что нужно прописать бизнес-процессы «как есть», а потом уже думать, как их усовершенствовать.

Ну и я начал задавать вопросы главному бухгалтеру…

– Вам хотелось бы автоматизировать бухгалтерский учёт?

– Да, вот видите: очень долго счета-фактуры выписываются.

Начал изучать вопрос. Оказалось, что на выписке счетов-фактур работало аж три человека, под которых был выделен отдельный кабинет. Целый отдел! Я, конечно, сказал бы главбуху, что достаточно и одного человека, и того много. Но что она будет делать с коллегами, с которыми проработала полжизни и которым год до пенсии?

Продолжаю расспросы…

– Расскажите, пожалуйста, какие субконто вы используете в работе?

– А чего рассказывать? Сейчас покажу…

Каково было моё удивление, когда она привела меня к огромному шкафу с древними фолиантами. В её понимании «субконто» было что-то типа книги, в которых есть какие-то списки. Например, субконто «Валюты», или субконто «Страны». Так вот толку от этих «субконто» лишь в том, что каждому элементу присваивается свой код… И как бы вы думали, для чего?

В точку, для автоматизированных расчётов!

Ну и последний ответ на эту тему меня окончательно добил…

– Скажите, но хоть какая-то автоматизация учёта у вас есть?

– А как же! Мы сдаём все сведения на бумажных носителях в вычислительный центр, нам приходят распечатанные табулеграммы, которые мы расшифровываем.

Что такое табулеграммы и как их приходится расшифровывать, я уже не стал узнавать. Всё было и так понятно: автоматизация застряла в СССР.

Вот и такие организации ещё встречаются! И ничего, как-то ведь работают…

Это я к чему… Некоторые бизнес-процессы можно оптимизировать намного глубже, чем мы предполагаем, когда приходим к заказчику. В данном случае оптимизацией не поможешь, нужен полный реинжиниринг. Но готов ли к этому заказчик? Это главный вопрос.

Задание из курса аналитика 1С от CORS Academy

В прошлом задании вы описали процесс набора персонала. Теперь вы увидели, какое разнообразие решений может породить эта задача.

1. Подумайте, как можно оптимизировать ваш бизнес-процесс. Используйте все вышеперечисленные рекомендации.

2. Перепишите ваш бизнес-процесс так, чтобы он был максимально оптимизирован.

Примечание: для моделирования бизнес-процесса в нотации BPMN вы можете воспользоваться любым доступным редактором или сервисом. Специализированные инструменты для этого мы изучим далее.

Инструменты для моделирования бизнес-процессов

Задачи по работе с бизнес-процессами

Выше мы рассмотрели скриншоты бизнес-процессов с допущенными в них ошибками. Вы могли заметить, что они описаны в соответствии с нотацией BPMN 2.0, но всё равно выглядят по-разному. Дело в том, что они были выполнены в разных инструментах.

Моделирование графических моделей бизнес-процессов удобно выполнять с помощью программных продуктов бизнес-моделирования. У каждого из них есть свои преимущества, бесплатный пробный период использования и свои сторонники. Каждый продукт поддерживает различный набор нотаций.

Рассмотрим основные инструменты, известные на сегодня.

Чтобы верно выбрать инструменты для моделирования, сначала нужно понять, какие задачи ставятся помимо описания процессов.

Задачи по работе с бизнес-процессами

Условно разделим задачи по целям: одни относятся к оптимизации процессов, другие – к автоматизации.

Первые три задачи относятся больше к описательной части моделей. Они ведут к сокращению неучтенных требований и внеплановых доработок при внедрении автоматизированных решений.

Блок задач, связанных только с оптимизацией процессов, больше относится к области консалтинга и может обойтись без дополнительной автоматизации.

Если говорить о задачах для автоматизации бизнес-процессов, их решение может привести к оптимальным способам реализации ИТ-проекта, сокращению сроков и стоимости, обеспечению качества внедрения.

Сравнение инструментов по моделированию бизнес-процессов

Инструменты для моделирования бизнес-процессов

В таблице представлены краткие характеристики некоторых инструментов по типу, области применения и целевым группам. Поскольку в настоящее время всё более популярны отечественные продукты, сообщаем, что все представленные продукты являются отечественными, за исключением Bizagi, ARIS Express и решений от Microsoft (Excel и Visio).

Рассмотрим наиболее популярные из этих инструментов подробнее, а затем расскажем о решениях, которые не включены в этот список.

Microsoft Excel+Visio

Бизнес-процессы в Microsoft Visio

Продукты Microsoft – одни из самых распространенных благодаря широкому распространению Microsoft Office и простоте использования. Visio – это простой редактор графических схем, а для табличного описания процессов Excel вряд ли найдёт равных.

Преимущества:

• Простота освоения

• Нет ограничений в рамках нотаций

• Знакомо пользователям, минимальное обучение

• Легкость прочтения

Недостатки:

• Отсутствие автоматизированных средств обработки данных

• Отсутствие заданного стандарта описания

• Нет интеграции между процессами

• Нет интеграции процессов в ИС

Bizagi

Бизнес-процессы в Bizagi

Bizagi позволяет создавать бизнес-модели строго в нотации BPMN. Имеется функционал анализа и оптимизации, возможность проверки целостности модели. Можно заполнять атрибуты процессов и требования к ИС, а также интегрировать процессы в прикладные решения.

Преимущества:

• Простота освоения

• Наличие бесплатных версий

• Легкость прочтения моделей

Недостатки:

• Ограниченные средства обработки данных

• Отсутствие типовых проектных документов

• Нет управления автоматизацией

ARIS Express