Илья Отькало – Автоматизация бизнес-процессов (страница 3)
Service Desk (служба поддержки) – точка контакта между пользователями и IT-службой в рамках организации, обеспечивающая широкий спектр услуг.
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) – унифицированный протокол передачи электронной почты
SOAP (Simple Object Access Protocol) – протокол для обмена структурированными информационными сообщениями в распределённых вычислительных средах
SCADA (Supervisory Control and Data Acquisition) – диспетчерское управление и сбор данных на уровне оборудования.
SCRUM (переводится как «схватка», взято из регби) – методология, используемая для организации разработки программных продуктов на основе Agile.
SWEBoK (Software Engineering Body of Knowledge) – свод знаний по программной инженерии
TMS (Transportation Management System) – система управления транспортировкой
TOGAF (The Open Group Architecture Framework) – методология управления корпоративной информационной архитектурой
Vanessa ADD (Automation Driven Development) – инструмент сценарного тестирования на 1С
VPN (Virtual Private Network) – технология, позволяющая создать защищённое соединение (туннель) поверх незащищённой сети, обычно интернета
WCS (Warehouse Control System) – система управления складом в реальном времени.
WMS (Warehouse Management System) – система управления складом
YMS (Yard Management System) – система управления двором
Глава 1. Бизнес-процессы
Знакомство с бизнес-процессами
Что такое бизнес-процессы
Прежде чем начать понимать, что такое автоматизация и что она дает, нужно понять, что такое бизнес-процессы и как их можно смоделировать, чтобы в дальнейшем было проще приступить к автоматизации.
Бизнес-процессы – это совокупность взаимосвязанных действий или задач, выполняемых в организации для достижения определенной цели или результата. Бизнес-процессы обычно включают в себя несколько шагов, которые могут пересекать различные отделы или функции внутри компании. Они могут быть формализованными и задокументированными, а могут быть неформальными и выполняться по сложившейся практике.
Стандарт ISO 9001 определяет, что бизнес-процесс преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.
На входе – ресурсы, а на выходе – продукты.
Выполняется алгоритм определенных действий и их последовательности для получения бизнес-результата.
Фактически, бизнес-процесс – это любая последовательность операций внутри компании, которая решает бизнес-задачи. Бизнес-процессы есть везде: от деятельности самозанятых до работы крупных корпораций.
Сначала поймём, что такое процесс, а потом перейдем к бизнес-процессам.
Простой пример: посудомоечная машина. На входе – грязная посуда, на выходе – чистая. У нас есть ресурсы: вода, моющее средство, электричество. Это то, при помощи чего мы производим этот процесс. Также есть управление при помощи домохозяйки.
Домохозяйка запускает посудомоечную машину, добавляет моющее средство, включает электричество и воду.
В результате процесс выдает на выходе чистую посуду.
Теперь рассмотрим, что такое бизнес-процесс в рамках предприятия.
Бизнес-процесс в рамках предприятия представляет собой последовательность действий, нацеленных на выпуск продукции или предоставление услуги.
Он включает в себя входные данные, такие как сырье, материалы, комплектующие, полуфабрикаты, информацию и данные. На предприятии используются материальные ресурсы, инфраструктура, персонал, планы, графики, регламенты и нормативы, которые влияют на ход процесса и определяют его результаты.
Показатели в бизнес-процессах
Бизнес-процесс можно представить с продуктово-ресурсной точки зрения: что делаем (продукт) и из чего делаем (ресурс). Продукт – это товар или услуга. Управление в данном случае также рассматривается как ресурс, поскольку руководители тоже получают зарплату, используют инфраструктуру.
В любом бизнес-процессе есть три важнейшие группы показателей:
• Экономичность. Определяет денежные, временные и материальные затраты на вход и ресурсы. Примеры: затраты на оплату труда, стоимость материалов, затраты на аренду офиса.
• Результативность. Определяет объем и качество выхода. Примеры: оборот, количество выпущенной продукции, её качество. Качество определяется как отношение результата к ожиданиям.
• Эффективность. Считается как отношение показателей выхода к показателям входов и зависит от качественного управления. Примеры: рентабельность продаж, рентабельность инвестиций, прибыль/убытки.
Часто руководитель говорит: «Мне важен результат». Однако, если компания будет производить качественную продукцию, но при этом находиться в состоянии постоянно растущих убытков, то долго она не просуществует. Следовательно, важен не только результат, но и другие показатели, относящиеся к экономичности и эффективности.
Никогда не путайте эти группы показателей. Первая группа – показатели входов и ресурсов, вторая – показатели выходов, третья – показатели самого процесса и управления им. На каждый из этих показателей может повлиять бизнес-аналитик, выстраивающий качественные бизнес-процессы.
Основные принципы качественных бизнес-процессов
Бизнес-процессы являются основой эффективного функционирования компании и способствуют достижению её стратегических целей.
Основные принципы качественных бизнес-процессов заключаются в следующем:
1. Централизация: каждый бизнес-процесс имеет ответственного исполнителя или подразделение, что позволяет улучшить контроль и координацию работы.
2. Системность: бизнес-процесс должен быть структурирован и состоять из логически связанных шагов, чтобы обеспечить его последовательное выполнение.
3. Автоматизация: бизнес-процесс должен позволять использование информационных технологий для автоматизации рутинных операций и ускорения процесса работы с целью улучшения ключевых показателей.
4. Постоянное совершенствование: бизнес-процессы должны постоянно анализироваться и оптимизироваться для повышения эффективности и снижения затрат.
5. Контроль качества: каждый этап бизнес-процесса должен быть контролируемым и измеряемым, чтобы обеспечить высокое качество исполнения согласно принятым стандартам.
6. Адаптивность: компания должна быть готова изменять свои бизнес-процессы в соответствии с изменяющимися требованиями рынка и окружающей среды с целью сохранения конкурентоспособности.
Классификация бизнес-процессов
Выделяют основные бизнес-процессы, поддерживающие бизнес-процессы, бизнес-процессы развития и бизнес-процессы управления.
Основные бизнес-процессы:
• бизнес-процессы, создающие добавленную стоимость к продукту, который производит компания;
• бизнес-процессы, создающие продукты, представляющие ценность для внешнего клиента;
• бизнес-процессы, прямой целью которых является получение доходов;
• бизнес-процессы, за которые внешний клиент готов платить деньги.
Поддерживающие бизнес-процессы поддерживают основные бизнес-процессы и процессы развития. Ниже приведены три примера таких процессов.
• Бухгалтерская служба помогает правильно рассчитать налоги, сдавать отчёты в налоговую службу, считать прибыль. Бухгалтерская служба не создаёт продукт, но помогает поддерживать основные бизнес-процессы.
• Курьерская служба – тоже типичный пример поддерживающего бизнес-процесса, если компания не оказывает курьерские услуги в качестве основного вида деятельности.
• Деятельность системного администратора – тоже поддерживающий бизнес-процесс, который позволяет обеспечить работоспособность всех компьютеров в организации, а также работоспособность Интернета, серверов, сети, программного обеспечения.
Бизнес-процессы развития обеспечивают совершенствование деятельности компании. Например, учебные центры компании способствуют повышению профессиональных компетенций сотрудников, что в свою очередь способствует повышению общей эффективности и конкурентоспособности компании.
К этому типу бизнес-процессов также относятся различные стратегические сессии и даже корпоративы. Корпоративы, например, организуются с целью сплочения коллектива, укрепления взаимодействия между сотрудниками и создания благоприятной атмосферы в коллективе. Этот процесс направлен на улучшение внутренних коммуникаций, повышение мотивации и снижение текучести кадров.
Бизнес-процессы управления нацелены на управление деятельностью компании. К данному виду относятся собрания и процессы таск-менеджмента. Таск-менеджер – это система управления задачами. Когда руководитель ставит задачи своим сотрудникам и контролирует их выполнение, это тоже целый бизнес-процесс. Сюда же можно отнести адаптацию персонала. Когда в компанию приходит новый сотрудник, его адаптируют – управляют его входом в должность.
Структуризация бизнес-процессов по уровням