Илья Отькало – Автоматизация бизнес-процессов (страница 5)
Результат: описание не менее трёх предприятий вашего города, включающее:
1) Название / бренд
2) Область деятельности
3) Чем вам помогают эти предприятия
4) Каким образом автоматизированы их бизнес-процессы и какие программные продукты они используют
5) Предложите, какие бизнес-процессы можно автоматизировать дополнительно, и опишите, для чего это нужно
Если найти ответ на пункт 4 не представляется возможным, подумайте и опишите, каким образом, на ваш взгляд, было бы полезно автоматизировать эти предприятия.
Способы описания бизнес-процессов. Нотации
Элементы для описания бизнес-процессов
Для описания и моделирования бизнес-процессов существуют разные способы. Рассмотрим их от самых простых до самых удобных.
Чтобы обеспечить полноту описания бизнес-процессов, необходимо наличие некоторых важных ключевых элементов.
Вот краткое описание этих элементов:
• Субъекты: кто и для кого выполняет определённые действия
• Состав и потоки: что конкретно надо делать и при каких условиях
• Информация: как и где фиксировать результаты действий
Исходя из наличия этих трёх групп элементов и удобства их использования, можно делать выбор того или иного способа описания бизнес-процессов.
Текстовый способ описания бизнес-процессов
Текстовый – самый простой в реализации вариант описания бизнес-процессов. Всё происходящее в бизнес-процессе последовательно и подробно описывается словами, в итоге получается связный текст. Однако построение бизнес-процессов требует описания большого количества элементов и вариантов развития, поэтому текст может получиться громоздким.
Простой пример – процесс приготовления кофе:
Обратите внимание: во втором и в пятом пункте есть условия. Если есть, насыпать кофе в чашку. Если нет, процесс завершён. Нет кофе – не будем пить.
В действительности, если мы описываем организационную структуру компании и понимаем должностные обязанности каждого из сотрудников, то это тоже является описанием бизнес-процесса.
Если в должностных инструкциях или функциональных обязанностях сотрудников чётко текстом прописаны алгоритмы действий по каждому отделу и каждой должности из оргструктуры, то это тоже является бизнес-процессами.
Минусы текстового описания бизнес-процесса:
• Текст может получиться очень объёмным и сложным для восприятия.
• Затрудняет целостное понимание процесса: на второй странице текста можно уже забыть содержание первой, особенно если речь идёт о сложных, разветвлённых процессах.
• Если текст готовит человек без писательских навыков, читать этот текст будет сложно. У каждого своя стилистика и манера изложения.
Табличный способ описания бизнес-процессов
С его помощью бизнес-процесс представляется в виде таблицы со столбцами: функции (действия), вход, источник входа, выход, потребитель выхода, требования к срокам, комментарии и др.
Табличный формат чаще всего используется для описания простых линейных процессов или для сбора информации для последующего графического описания. Таблица всегда удобнее, чем текст. Если вы собираетесь что-то описывать, и это что-то имеет хотя бы два измерения, которые можно представить в виде столбцов и строк, всегда используйте таблицы. Бизнес-аналитик должен мыслить системно. А таблица – это уже система. Дело в том, что это первый шаг к автоматизации процесса: ведь все данные в информационных системах хранятся исключительно в виде таблиц, за исключением нейронных сетей.
Но в случае описания бизнес-процессов таблицы – не самый удобный инструмент.
Минусы табличного описания бизнес-процесса:
• Некомпактно и визуально непонятно. У любого бизнес-процесса есть разные варианты развития событий, попытка описать все эти варианты с ветвлениями в таблице сделает получившийся результат крайне сложным для восприятия.
• Затрудняет целостность восприятия бизнес-процесса. Если есть множество цифр, то будет крайне трудно воспринимать бизнес-процесс целиком.
• Страдает детализация. Текст нужно уместить в формат ячеек, либо уменьшая количество слов, либо растягивая ячейки, что сделает получившуюся таблицу громоздкой.
• Нет возможности показать условия действий и ветвления. Наглядно отобразить все ветвления «если – то» в таблице очень затруднительно.
Графический способ описания бизнес-процессов
Наиболее удобным является графический способ описания с помощью нотаций. Графическое описание бизнес-процессов – это разработка графических моделей (диаграммы, схемы, технологические карты).
Благодаря графическим моделям бизнес-процессов можно:
• Понятно для всех сторон визуализировать логику бизнес-процесса;
• Быстро выявить ошибки и «узкие места» в бизнес-процессах;
• Доступно объяснить порядок выполнения бизнес-процесса всем сотрудникам компании;
• Выявить все взаимосвязи с другими бизнес-процессами и объектами компании.
На графической модели отображается последовательность выполнения бизнес-процесса (алгоритм) с помощью специальных фигур и стрелок, в соответствии с выбранной нотацией.
В широком смысле нотация – это система условных обозначений, принятых в какой-либо области знаний или деятельности.
Нотации при описании бизнес-процессов – это специальные языки или символы, которые позволяют описывать и визуализировать бизнес-процессы. Они помогают установить единый язык общения между участниками проекта и создать понимание всех шагов процесса. По аналогии с языками программирования, нотации называют языками моделирования бизнес-процессов.
Опрос в сообществе «Автоматизация бизнес-процессов» выявил такой рейтинг использования нотаций:
1. BPMN. Первое место с большим отрывом.
2. UML
3. EPC
4. ISDEF
5. Прочие нотации
Моделирование представляет собой создание моделей бизнес-процессов с использованием различных нотаций. Это позволяет анализировать процессы на разных уровнях детализации, выявлять проблемные зоны, определять потенциал для оптимизации и автоматизации. Каждая нотация имеет свои особенности и применяется в зависимости от конкретных задач и целей.
Нотация BPMN 2.0
В настоящее время наиболее часто используемой является нотация BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) из-за её удобства. В BPMN используются различные символы для обозначения задач, событий, шлюзов и потоков данных. Данная нотация содержит более 100 объектов, что позволяет описать все нюансы поведения бизнес-процессов, обеспечивая возможность преобразования модели в исполняемый код.