Алексей В. Кузьмин – AI-революция «1-2-8». Как умные помощники с искусственным интеллектом меняют нашу жизнь, работу, бизнес и как не упустить свой шанс (страница 11)
2. Использование ИИ-помощников для автоматизации рутинных задач и корпоративных коммуникаций позволяет сотрудникам экономить 3—6 часов в неделю, снижать нагрузку на персонал и ускорять принятие решений.
3. Виртуальные работники в платформах гиперавтоматизации берут на себя рутинные операции в различных отделах, работая в 3—4 раза быстрее людей 24/7 и без ошибок.
4. В России создан ряд платформ для интеллектуальной автоматизации, с ИИ позволяющих быстро создавать цифровых сотрудников практически для любой отрасли благодаря low-code/no-code подходу и готовым интеграциям с корпоративными системами.
5. Уже в 2023 году 56% российских компаний в 10 отраслях использовали RPA-решения, а в финансовом секторе и промышленности показатель достигал 94% и 65% соответственно.
Глава 4. AI-помощники руководителя
• ИИ-референт-автомат: расписание дня, распределение и контроль поручений
• Новый уровень проведения встреч, совещаний и звонков плюс бьютификация
• Нейропомощники в управлении проектами и портфелями инвестпроектов
• AI-советник по стратегии, драйверам роста бизнеса и прорывным инновациям
• Помощник завтрашнего дня: ИИ-агент – «второй пилот» руководителя и совета директоров
Из года в год жизнь становится все сложнее и стремительнее, с бесконечными электронными письмами, сообщениями в мессенджерах, лентах соцсетей и Telegram-каналов, встречами и списками дел и хроническим растущим дефицитом времени.
В течение многих лет идея личного виртуального помощника, который отлично понимает и предугадывает потребности своего босса, организует встречи, вовремя напоминает о важном перед совещанием, сам готовит протокол собрания, распределяет и контролирует поручения, является мудрым советником и экспертом во множестве вопросов 24/7, без отпусков, больничных и перерывов на обед, казалась научной фантастикой.
В 2025 году, благодаря современному уровню развития технологий, такой помощник руководителя становится реальностью, трансформируя рабочую среду и приумножая возможности – от ежедневных задач до прорывных идей и стратегий.
4.1. ИИ-референт-автомат: расписание дня, распределение и контроль поручений
Уже сегодня виртуальные помощники с искусственным интеллектом способны брать на себя часть рутинных задач, чтобы разгрузить рабочий график руководителя для менее горящих, но тоже важных дел.
Основные функции AI-помощников руководителя:
• Планирование и управление расписанием – автоматическое создание и оптимизация графиков встреч, напоминания о задачах.
• Распределение поручений — анализ задач и их распределение между сотрудниками на основе приоритетов и текущей занятости членов команды.
• Контроль выполнения задач – отслеживание прогресса в реальном времени, предоставление отчетов, уведомления о завершении или о риске сдвига сроков.
• Автоматизация документооборота – подготовка текстов для деловой переписки, отчетов и презентаций.
• Анализ данных и рекомендации – обработка информации для принятия решений, включая анализ прошлых взаимодействий.
Преимущества использования AI-помощников:
• Экономия времени – автоматизация рутинных задач позволяет сосредоточиться на стратегически важных вопросах.
• Улучшение качества решений – анализ данных и предоставление рекомендаций повышают точность управленческих решений.
• Повышение продуктивности команды – оптимизация процессов распределения задач и контроля их выполнения.
• Персонализация поддержки – адаптация ассистента к стилю работы руководителя и контексту ситуации, учет истории переписки и накопленной базы знаний.
• Снижение когнитивной нагрузки – упрощение управления большим объемом задач и обработки массивов информации.
Так, например, зарубежный стартап Tanka представил ИИ-помощника в виде первого в мире мессенджера с долговременной памятью, которая автоматически пополняется по мере сохранения сообщений и документов в ходе коммуникации и взаимодействия с командой – в чатах, электронной почте, календаре, видео, файлах, вики, CRM и пр. Используя накопленную память, AI-ассистент предоставляет со временем все более ценные идеи и более точные предложения ответов для сообщений и писем [91].
Кроме того, Tanka AI упрощает такие задачи, как установка напоминаний, отслеживание статуса проекта, сохранение заметок по клиенту и быстрый просмотр предыдущих во время встреч, анализ общения в реальном времени, перевод и анализ документов, резюмирование сообщений, извлечение ключевых моментов из разрозненных неструктурированных данных, поиск нужной информации и многое другое [91].
Примеры AI-помощников в России:
IVA GPT – интеллектуальный бизнес-помощник, интегрируемый в корпоративную инфраструктуру и содействующий созданию цифрового сознания компании – накоплению и систематизации когнитивного опыта сотрудников. По мере накопления базы сообщений создаваемые ИИ-ассистентом ответы становятся все более соответствующими контексту запросов [92].
Его ключевые функции:
• Анализ информации и помощь в подготовке к встречам, стенографирование.
• Подготовка текстов ответов в деловой переписке с учетом контекста и истории коммуникаций, резюмирование, создание проектов документов и презентаций.
• Диалог на профессиональные темы по специфике отрасли [91].
Также IVA GPT может вести деловую переписку и взаимодействовать с системами документооборота [93].
Teamly AI Assistant ориентирован на помощь в ускорении работы всей компании благодаря делегированию ему ряда рутинных задач.
Его возможности:
• Работа с текстами – создание с чистого листа (лишь задайте тему), редактирование, структурирование, оформление, детализация или сокращение объема, изложение краткого содержания документа и основных идей.
• Быстрый умный поиск по корпоративной базе знаний, в соцсетях и др. источниках.
• Составление списка задач и пр. [94].
ИИ-секретарь Алина, решающий ежедневные задачи без перерывов и выходных.
Возможности Алины:
• Обработка файлов (текст, аудио, видео), выявление основных тем и создание ответов.
• Планирование и координация встреч, управление расписанием и напоминания.
• Систематизация и обновление клиентской базы, поиск нужного контакта.
• Создание писем, отчетов и других документов в фирменном стиле компании.
• Распределение, контроль сроков и выполнения задач [64].
4.2. Новый уровень проведения встреч, совещаний и звонков плюс бьютификация
Главное преимущество, которое дает использование ИИ-помощников, – экономия времени для реально продуктивных действий, способствующих скорейшему достижению целей, продуманного принятия решений, творческого мышления и др.
Ведение заметок во время встреч, совещаний и созвонов с последующей отправкой ответственным участникам протокола или намеченных пунктов дальнейших действий – необходимое условие для результативной работы команд и контроля поручений руководителя.
Тем не менее, хотя 54% сотрудников компаний понимают, что резюме встречи и пункты плана действий необходимо разослать участникам после совещания, только 39% подтверждают, что это происходит на самом деле [95].
В ходе опроса, проведенного Morning Consult по заказу Zoom в августе 2023 года, выяснилось, что руководители для организации эффективного сотрудничества вынуждены тратить значительное время на составление заметок, сообщений или протоколов совещаний – задач, которые можно делегировать виртуальному AI-помощнику [95].
По данным опроса:
• Около 75% руководителей в ходе совещаний составляют план действий или делают заметки и направляют их команде.
• 64% лидеров не хватает рабочего дня, чтобы успеть переделать все дела, а 67% вынуждены работать более 8 часов в день.
• 92% руководителей считают главными преимуществами ИИ сокращение числа повторяющихся задач и ускорение рабочих процессов.
• 91% лидеров заявили, что AI экономит им 30 и более минут в день.
• 75% руководителей, использующих ИИ в работе с командами, отметили лучшее взаимодействие и то, что AI-помощники принимают более обоснованные решения [95].
Масштабное исследование в России, проведенное в 2024 году Школой управления «Сколково» совместно с журналом «Большие идеи», выявило, что:
• Около 50% сотрудников теряют по 2 часа в день на избыточные рабочие коммуникации.
• У 25% более половины рабочего времени уходит на бессодержательные коммуникации.
• 25% вовлечены в совещания по малозначимым поводам.
• В 116 млрд руб. в год (2 923 руб. в час) обходятся крупному бизнесу* потери из-за плохих коммуникаций.
• Совокупные издержки компаний, помимо оплаты впустую потраченного рабочего времени персонала, включают также упущенный доход от незаключенных сделок, нереализованные бизнес-возможности и ограниченные инновации, снижение продуктивности из-за ментальных проблем и ухудшения атмосферы в коллективе, рост текучести кадров [96].