Василий Кудин – ГРАБЛЕОЛОГИЯ КУДИНА Промышленные саги о закупках, логистике, человечности, деньгах и о том, как не потерять себя (страница 7)
Дядя Боря сначала ворчал: «Зачем мне эти соглядатаи? Я и один всё знаю». Но потом согласился, когда я пообещал ему премию за быструю и качественную инвентаризацию.
Эпизод 6. Разбор полётов: Расхождения и выводы
Инвентаризация закончилась за два дня. Вместо обычной недели.
Я смотрю в акт. Расхождения есть, и это нормально. Главное – правильно на них реагировать, используя наши инструменты.
Излишки.
Нашли коробку с фильтрами для «Вольво», о которых все забыли. Они числились списанными, но лежали в дальнем углу. Решение: Оприходовать. Но главное – понять, почему они не попали в систему учёта. Это сигнал к тому, что наш операционный уровень дал сбой. Возможно, нужен более жёсткий контроль входящих документов.
Недостача.
Не хватает медной проволоки. Ищем причины. Пересмотрели записи камер, опросили кладовщиков. Оказалось, что механик брал без оформления, забыл провести. Если это хищение – усиливаем контроль и разбираемся с механиком. Если ошибка учета – пересматриваем регламент выдачи материалов. В любом случае, это повод пересчитать страховой запас для этой позиции, ведь наш фактический расход оказался выше планового.
AZ-монстры.
Нашли три позиции, которые не двигались больше двух лет. Одна из них – редуктор за 800 тысяч, купленный под станок, который уже продали. Заносим в список на реализацию.
Эпизод 7. Что сказал дядя Боря
Когда всё закончилось, я подошёл к дяде Боре.
– Ну как, дядь Борь? Не устал?
– Да не, Вась, нормально. Даже интересно было. Раньше я один всё в голове держал, а теперь вон, система помогает. И молодые подтянулись, считают быстро. Я им диктую, они записывают. А главное – порядок теперь вижу. Где что лежит, сколько чего. Спокойно как-то.
– А «схроны» новые не заводил?
Дядя Боря сделал честное лицо:
– Вась, ты что! Я теперь сам за порядком слежу. Если увижу, что кто-то прячет, – сам скажу. Потому что знаю: система работает, ничего не пропадёт.
Я улыбнулся. Кажется, мы победили.
Сухой остаток: Чек-лист Василия по инвентаризации
Главная цель порядка – сделать так, чтобы украсть или потерять было невозможно, а находить – легко. Инвентаризация – не карательная мера, а диагностика системы.
Замените один годовой аврал на регулярные циклы, основанные на ABC-XYZ анализе. Еженедельно – дорогие и стабильные (AX). Ежемесячно – дорогие и непредсказуемые (AY, AZ). Ежеквартально – середняки и мелочёвку.
Внедрите адресное хранение. Даже со скотчем и Excel. Это окупится на первой же еженедельной проверке. Без адресов вы будете искать иголку в стоге сена.
Готовьтесь заранее. За неделю – навести порядок. За сутки – остановить движения. За два дня – сверить документы.
В счётной комиссии обязательно должен быть кладовщик. Без него вы не найдёте «схроны» и повторите историю с пропавшим персиком.
Используйте маршрутные листы. Отсортируйте товары по адресам, чтобы комиссия шла по складу по порядку, а не металась хаотично.
После любой инвентаризации меняйте правила хранения, чтобы в следующем году бардака стало меньше. Каждое расхождение – это сигнал к улучшению системы.
Ищите «AZ-монстров». Дорогие неликвиды – это мёртвые деньги. Их нужно продавать, возвращать или списывать.
ЧАСТЬ 2. МАТЕМАТИКА ХАОСА
Аннотация: Шпаргалки, графики и «сигмы» – это не страшно, если объяснять на пальцах. Или на рулонах туалетной бумаги. В этом блоке Василий превращает отдел закупок из сборища интуитов в аналитический центр. Мы научимся считать деньги, не замораживая их в страховых запасах, и поймем, почему забивать микроскопом болты М10 – плохая идея.
Глава 6. Боец невидимого фронта
Пролог. Туалетная бумага как учебное пособие
После истории с золотым унитазом (в прямом и переносном смысле) я решил, что пора систематизировать знания. Не всё же на граблях учиться.
Но как объяснить сложные формулы нормальным людям? Тем, кто привык работать руками, а не головой? Тем, кто на слово «оптимальный размер заказа» морщится и говорит: «Вась, ты по-русски можешь?»
И тут меня осенило.
Туалетная бумага.
Это гениальный учебный материал. Её едят все. Её отсутствие вызывает катастрофу. Её избыток – складской коллапс. И при этом она дёшево стоит, так что ошибки не разорят компанию, но науку преподадут железобетонно.
Представьте, что вы – начальник АХО в офисе, где трудится сто пятьдесят человек. Ваша святая обязанность – сделать так, чтобы в туалетах всегда был порядок и главный офисный ресурс.
Золотое правило снабжения: нельзя превращать склад в филиал гипермаркета, но и тратить все деньги компании на аварийные закупки – тоже не выход.
Сейчас я на простом примере с туалетной бумагой покажу, как работает легендарная формула EOQ. И почему её называют «бойцом невидимого фронта».
Вводные: считаем деньги
Для чистоты эксперимента возьмём идеальные цифры. Как в учебнике, только с запахом хлорки.
– Расход: В прошлом году мы израсходовали ровно тысячу двести рулонов. Для простоты – сто в месяц.
– Стоимость заказа: Пятьсот рублей за один поход в магазин. Сюда входит зарплата снабженца, водителя, амортизация машины и ваша оторванность от важных дел.
– Стоимость хранения: Сто рублей за один рулон в год. Это цена аренды места на складе, риски порчи (сырость, батареи) и время на учёт.
Казалось бы, что может пойти не так?
А вот что.
Сценарий 1. Заказал мало: «Туалетный коллапс»
Вы решили сэкономить место и начали заказывать по десять рулонов раз в неделю.
Математика: Десять рулонов на сто пятьдесят человек. Это примерно один рулон на пятнадцать человек в день.
Реальность: К среде бумага закончилась с вероятностью девяносто девять процентов. Четверг и пятницу люди сидят без главного офисного ресурса.
Яркий образ:
Вы выходите в коридор и видите главного бухгалтера, которая с каменным лицом несёт в дамскую комнату собственный рулон из дома. Она делает вид, что это не она, но вы понимаете – это ваш позор. А если вы и сами остались без запасов, то в разгар рабочего дня, срывая совещания, вы бежите в магазин через дорогу.
К чему это привело:
Сотрудники злы. По офису ходят слухи: «АХО вообще зачем нужно?». Вы выглядите идиотом. Премии не видать, а на летучке отдел кадров намекает, что «важно слышать потребности коллектива». Известность – да, но дурная.
Сценарий 2. Заказал много: «Склад имени меня»
Испугавшись прошлого провала, вы решаете подстраховаться «на века» и заказываете годовую норму – тысячу двести рулонов.
Математика: Огромная фура (или тяжёлая «Газель» под завязку) подъезжает к офису.
Реальность: Вы забили рулонами все кладовки, подсобки и проходы. Пройти к кулеру – целый квест. Деньги фирмы (сотни тысяч рублей) лежат мёртвым грузом в туалетной бумаге.
Яркий образ:
Коридоры первого этажа напоминают склад гипермаркета. Курьеры спотыкаются о коробки, пожарный инспектор хмурит брови. Часть рулонов у батареи покоробило так, что они стали похожи на наждачку. Другую часть «унесли в производственных целях» запасливые сотрудники – просто на всякий случай.
К чему это привело:
Финдиректор жалуется гендиректору: «Деньги заморожены! Склад забит! На мыло и бумажные полотенца бюджета нет!». Вас вызывают на ковёр. Хотели как лучше, получилось как всегда. И снова мимо премии.
Сценарий 3. Золотая середина: Выходит «Боец невидимого фронта»
После двух провалов вы садитесь и вспоминаете, что учились на снабженца. Вы берёте калькулятор и считаете оптимальную партию. Ту самую, которая сбалансирует затраты на логистику и хранение.