Сергей Дегтярев – #тыжменеджер: на работе и в жизни. От фантазий к достигнутой цели (страница 8)

Экшен-планирование – это детальная дорожная карта, которая превращает цель в конкретные действия. Если каскадирование отвечает на вопрос «Кто что делает?», то экшен-планирование отвечает на вопрос «Когда и как это делать?» Экшен-план включает чёткие шаги, сроки их выполнения и ожидаемые результаты.

Пример экшен-плана:

• Сегодня: провести совещание с отделами продаж и маркетинга для обсуждения плана.

• На этой неделе: запустить акцию «Приведи друга» и обновить презентацию продукта.

• В этом месяце: активизировать присутствие в социальных сетях и начать таргетированную рекламную кампанию.

• В течение квартала: провести опрос клиентов и внести улучшения в продукт.

• До конца года: внедрить программу лояльности и расширить ассортимент продукции.

Отличия и сходства каскадирования и экшен-планирования

Каскадирование и экшен-планирование – это два взаимодополняющих метода, которые помогают организовать процесс достижения целей.

• Каскадирование – это распределение целей по уровням организации.

• Экшен-планирование – это конкретные действия для реализации целей.

Оба метода:

• Ориентированы на результат.

• Требуют структурированного подхода.

• Упрощают контроль за выполнением задач.

• Облегчают коммуникацию между уровнями организации.

Как я объединил два подхода

Лично мне как менеджеру, который всегда ориентирован на результат, одного подхода всегда мало, поэтому всегда в поиски чего-то нового или в созидании личного. Однажды я поменял работу и пришёл на новый проект одной крупной европейской компании, где был определённый вызов, который необходимо достигнуть для получения максимальных выход каждом.

В новой компании, где я возглавил команду из более чем 20 мерчандайзеров, я столкнулся с тем, что мои сотрудники не умели строить экшен-планы. При этом их бонусы напрямую зависели от выполнения задач. Мне нужно было разработать подход, который сочетал бы структурированность каскадирование и оперативность экшен-планирования. Я решил объединить оба метода в единый инструмент.

Несмотря на различия в подходах, каскадирование и экшен-планирование имеют ряд общих характеристик, которые делают их эффективными инструментами планирования. Оба метода характеризуются целеориентированностью и структурированным подходом, что позволяет организациям и отдельным лицам чётко определять свои цели и разрабатывать последовательность действий для их достижения. Важной особенностью обоих методов является декомпозиция задач, где крупные цели разбиваются на более мелкие конкретные задачи или действия, что облегчает их выполнение и контроль.

Ориентация на результат является ключевой характеристикой как каскадирования, так и экшен-планирования. Оба подхода нацелены на получение конкретных, измеримых достижений, что позволяет оценивать эффективность планирования и реализации. Кроме того, эти методы предоставляют возможность контроля, позволяя отслеживать прогресс и вносить необходимые коррективы в процессе реализации. Важно отметить, что оба метода обладают широкой применимостью и могут использоваться в различных сферах – от бизнеса до личного развития.

Вспомним наш пример «Увеличить продажи на 1000 единиц за год» и посмотрим, как может выглядеть комбинированный план:

• Уровень отделов (каскадирование):

• Отдел продаж: привлечь 500 новых клиентов;

• Отдел маркетинга: провести 10 рекламных кампаний.

Экшен-план (немедленные действия):

• Сегодня: провести экстренное совещание отделов продаж и маркетинга;

• На этой неделе: запустить акцию «Приведи друга» и обновить презентацию продукта.

• Уровень менеджеров (каскадирование):

• Менеджер по продажам: каждому продавцу привлечь 50 клиентов;

• Менеджер по маркетингу: охватить 100 000 потенциальных клиентов.

Экшен-план (краткосрочные действия):

• В этом месяце: активизировать присутствие в соцсетях и начать таргетированную рекламную кампанию.

• Уровень сотрудников (каскадирование):

– Продавец: совершать 20 звонков в день;

– Маркетолог: создать 5 рекламных постов в неделю.

Экшен-план (среднесрочные и долгосрочные действия):

• В течение квартала: участвовать в отраслевой выставке, провести опрос клиентов;

• До конца года: внедрить программу лояльности, расширить ассортимент продукции.

Преимущества комбинированного подхода

• Экономия времени: не нужно делать два отдельных документа.

• Чёткое распределение ответственности.

• Возможность немедленного старта работы.

• Сохранение фокуса на главной цели.

• Гибкость в корректировке плана.

• Баланс между краткосрочными действиями и долгосрочной стратегией.

В отличие от отдельного каскадирования или экшен-планирования, комбинированный подход экшен-каскадирования позволяет держать в поле зрения как оперативные действия, так и стратегическую картину в целом, что позволяет сохранять фокус на результате и оперативно влиять на различные процессы, которые, в свою очередь, могут повлиять на результат.

Когда я внедрил такой подход, управление командой более чем в 20 человек стало гораздо проще, поскольку на постановку задач теперь уходило значительно меньше времени. Кроме того, я всегда понимал, какие торговые точки смотреть в первую очередь. Так как я вёл всё это в электронной таблице, то оперативно отслеживал прогресс выполнения задач и корректировал при необходимости.

Как результат: стабильное выполнение поставленной цели и закрытые бонусы всей команды были не случайным везением, а результатом чёткого распределения и обозначения с конкретными действиями.

Скажу немного больше: цель запускалась поэтапно и затрагивала по две-три категории в месяц. За четыре месяца она должна была выполняться во всех категориях. Однако комбинированный подход позволил мне и моей команде всё сделать за три месяца, а в четвёртый и последующие месяцы перевыполнять данную цель.

Комбинированный метод позволяет оптимизировать процессы и всегда оставаться сосредоточенным на конечной цели. Для меня это стало частью философии #тыжменеджер: если можно улучшить процесс, его нужно улучшать. Главное – не терять фокус на достижение результата.

Главное преимущество этого метода, в том, что вы можете использовать различную визуализацию. Как самый простой вариант – взять лист бумаги и расписать на нём в виде структурированного списка, как это было в примерах выше. Вы может пойти дальше и сделать это в электронной таблице, или воспользоваться более мощной детализацией и нарисовать такое планирование в виде древа решения.

Для каскадирования в компаниях часто используют специализированные программы, такие как 1С или CRM-системы. Скажу более, есть менеджеры, которые в этих целях используют различные канбан доски.

Такие инструменты прежде всего помогают визуализировать прогресс команды, а также превращаются в инструменты для анализа и корректировки действий в реальном времени.

Кроме того, сейчас я использую комбинированный подход для достижения личных целей, а веду его в электронной таблице. Для меня это – полноценная дорожная карта к результату.

Экшен-каскадирование – не просто инструмент. Это способ мыслить стратегически и действовать уверенно здесь и сейчас, независимо от масштаба целей.

Новая, сложная или непонятная

Иногда перед нами встают цели, которые кажутся новыми, сложными или вовсе непонятными. Возникает вопрос: как достичь таких целей? В подобных ситуациях глубокий анализ становится необходимым этапом, без которого достижение цели может оказаться под угрозой.

Когда цель сопряжена с большим количеством неопределённостей, важно максимально детально её изучить. Одним из ключевых инструментов, который помогает разобраться с подобными вызовами, является SWOT-анализ.

Что такое SWOT-анализ?

SWOT – это аббревиатура, впервые введённая в Гарварде. Она расшифровывается как:

S (Strengths) – Сильные стороны;

W (Weaknesses) – Слабые стороны;

(Opportunities) – Возможности;

T (Threats) – Угрозы.