Сергей Дегтярев – #тыжменеджер: на работе и в жизни. От фантазий к достигнутой цели (страница 9)

SWOT-анализ – это стратегический инструмент, который позволяет разделить факторы внутренней и внешней среды на четыре категории:

• Сильные и слабые стороны относятся к внутренней среде, то есть к тому, что уже есть у компании или человека.

• Возможности и угрозы связаны с внешней средой, на которую зачастую нельзя повлиять напрямую (например, экономические изменения или природные катаклизмы).

Анализ этих факторов помогает адаптироваться к изменениям, предвидеть угрозы, находить новые возможности и строить более реалистичные планы.

Личный опыт использования SWOT-анализа

Признаюсь честно, этот инструмент не всегда предсказуем. Однако в моей практике он неоднократно помогал находить решение в ситуациях неопределённости. Вот три примера.

Случай 1. Работа с бизнес-командой.

В 2023 году, работая корпоративным бизнес-тренером, я участвовал в собрании супервайзеров одной из команд. Их проблема заключалась в резком падении показателей продаж, несмотря на высокие планы, которые никто не отменял.

Команда уже пыталась составить SWOT-анализ, но им требовалась помощь в структурировании данных. Мы вместе провели мозговой штурм, откалибровали их выводы и составили план действий. В результате команда не только преодолела спад, но и достигла поставленных целей.

Случай 2. Личный опыт выбора жилья.

Другой пример связан с личной целью – покупкой жилья в Московской области. Мы с женой не могли определиться: купить квартиру или дом. Для принятия решения мы провели SWOT-анализ, расписав все сильные и слабые стороны, возможности и угрозы. В итоге анализ помог нам выбрать оптимальный вариант и разработать чёткий план действий.

Этот пример показывает универсальность SWOT, применимого в самых разных сферах.

Как проводить SWOT-анализ?

Для качественного SWOT-анализа важно учитывать как внутренние, так и внешние факторы:

• Внутренние: текущие ресурсы, сильные и слабые стороны.

• Внешние: рыночные условия, конкуренция, экономические или социальные тренды.

Для удобства проведите мозговой штурм с командой или единомышленниками. Для меня идеальная группа – 4—6 человек. Составьте таблицу, разделив её на четыре части, и заполните каждую категорию.

Пример использования SWOT-анализа

Цель: выполнить план продаж на 120%.

• Сильные стороны:

– Опытные сотрудники в отделе продаж.

– Большая активная клиентская база.

– Признанный бренд №1 на рынке.

• Слабые стороны:

– Наличие открытой вакансии.

– Недостаточный опыт нового сотрудника.

– Узкая ассортиментная матрица.

– Высокая цена продукта.

• Возможности:

– Согласование дополнительных мотивационных программ для сотрудников.

– Внедрение системы обучения новых сотрудников.

– Активные продажи новинок при их своевременном запуске.

• Угрозы:

– Промо-акции конкурентов.

– Дефицит квалифицированных кадров на рынке.

– Проблемы с логистикой.

Этапы анализа: как соединять факторы

После заполнения таблицы SWOT важно не просто перечислить факторы, но и проанализировать их взаимодействие. Вот примерные вопросы для анализа:

• Как можно использовать сильные стороны для реализации возможностей?

• Как применить возможности для компенсации слабых сторон?

• Как сильные стороны могут помочь снизить угрозы?

• Как минимизировать влияние угроз и слабых сторон в самом негативном сценарии?

Пример взаимодействия факторов

• Как использовать сильные стороны для реализации возможностей? Опытные сотрудники могут обучать новичков, что ускорит их адаптацию. Кроме того, крупная клиентская база может быть использована для быстрого продвижения новинок.

• Как компенсировать слабые стороны с помощью возможностей? Введение обучения для новых сотрудников поможет быстрее адаптировать их к работе, а активное продвижение новинок – компенсировать узкий ассортимент.

• Как минимизировать угрозы? Проблемы с логистикой можно смягчить за счёт более эффективного взаимодействия между отделами.

Результат анализа

На основании анализа формируется стратегия, которая включает конкретные действия. Например:

• Разработать мотивационную программу для сотрудников.

• Внедрить регулярное обучение для новых сотрудников.

• Использовать крупную клиентскую базу для продвижения новинок.

• Усилить взаимодействие между отделами для решения проблем.

SWOT-анализ позволяет структурировать данные, выявить риски и возможности, а также создать стратегию, способствующую достижению цели.

Секреты успешного применения:

• Используйте конкретику вместо общих формулировок;

• Привлекайте к анализу команду с разным опытом и взглядами;

• Проверяйте релевантность SWOT регулярно: условия меняются.

Стоит понимать, что данный метод не всегда нужно использовать: во-первых, хороший анализ займёт много времени, во-вторых, в идеале нужно это делать командой (одному тоже его можно сделать, но это может отразиться на количестве затраченного времени и качестве анализа, так как один человек может что-нибудь пропустить). Однако бывают такие цели, когда, если не провести подобный детальный анализ, не получится сделать ни экшен-план, ни каскадирование, ни, тем более, комбинировать методы.

SWOT-анализ – не просто инструмент для достижения целей. Это способ структурно и взвешенно подойти к любой задаче. Он помогает справляться с неопределённостью, находить нестандартные решения и видеть скрытые возможности. Регулярное использование SWOT-анализов развивает стратегическое мышление, что делает его незаменимым как в бизнесе, так и в личной жизни.

Управление временем

Погружаясь в процесс планирования, важно учитывать распределение временного ресурса. В мире бизнеса это принято называть тайм-менеджментом. В современных организациях активно пропагандируется баланс между рабочей и личной жизнью. Для его достижения необходимо понимать основные принципы управления временем. И, что важнее, научиться их применять на практике – как в рабочих, так и в личных задачах.

Однако в реальности многие из нас сталкиваются с этой проблемой. Большинство ответственных людей, которых я знаю, постоянно задерживаются на работе, работают в выходные и жалуются на нехватку времени на что-то личное, вроде чтения книги или хобби.

Как правило, в разговорах я слышу одни и те же оправдания: «слишком много задач», «мало времени», «нет возможности выделить время на себя». На мой взгляд, такие фразы – ни что иное, как отражение неумения управлять своим временем. Эти люди, словно «белки в колесе», бегут по замкнутому кругу, не замечая, что существуют инструменты, способные им помочь.

«Белка в колесе»: как выбраться?

В интернете можно найти множество забавных видео с грызунами, бегущими в колёсах. Они бегают по кругу, перепрыгивают друг через друга, иногда выпадают из колеса, но тут же запрыгивают обратно. Для них такой бег – естественный способ поддерживать здоровье. Но что для животных является инстинктом, для нас, людей, становится тормозом на пути к личностному и профессиональному развитию.