Сергей Барамба – Триединство проекта: Стейкхолдеры, Команда, Коммуникации (страница 3)
Оборонительно-доказательные – тут уже нападение невозможно, потому что вступаешь в диалог вторым. Глупо играть в "Сам дурак".2 В такие моменты участник диалога оказывается загнан в определённый фрейм нападением, и чтобы корректно из него выйти, приходится играть по правилам, заданным нападающей стороной. Сначала надо подготовить взвешенный ответ, дополнить его всеми необходимыми фактами, подтверждающими или опровергающими обозначенную ранее претензию. Такие коммуникации выражаются огромным количество энергии, которая требуется на сбор доказательной базы (собрать таблицу, внести значения, опросить коллег, чтобы доказать, что задача решается корректно, все параметры учтены, и результат будет достигнут в срок).
В такой ситуации очень неуместно отвечать вопросом на вопрос или давать ответ на другой вопрос, можно получить дополнительное обвинение в неконструктивном диалоге и дважды проиграть.
Чтобы выйти с минимальными потерями из состояния Оборонительно-доказательного диалога, важно строго отвечать на суть претензии, не давать нападающей стороне никакой излишней информации, которую можно будет снова использовать для дополнительного нападения, а значит новой работы. Поэтому лучше всего выбирать стратегию «Keep satisfied»3. В Главе 3 в разделе «Коммуникации в моменты претензий к команде проекта» мы детально обсудим алгоритмы поведения и варианты ответов.
О «черной» и «белой» магии
Все рекомендации из личного опыта со можно разделить на «белую» и «чёрную» магию.
«Белая» магия это использование стандартных рекомендаций, которые указаны в книгах и курсах, строгое следование регламентам и инструкциям. Как правило тут все просто, в лоб, честно и прозрачно и как правило не сложно, хоть и отвлекает больше времени и ресурсов. Вероятность достижения результата при таком подходе очень велика, но и достаточно длинный срок получения результата, из-за действий на фиксацию или официальную коммуникацию. В большинстве случаев использование приёмов белой магии безопасно, не несёт рисков и все ходы чётко записаны в информационных системах управления проектом.
Обидно, что в зависимости от культуры проектного управления или специфики психологии стейкхолдера или члена команды, такие честные подходы могут не привести к результату, или его стоимость будет не сопоставима с энергией, которую пришлось потратиться.
«Черная» магия подразумевает использование манипулятивных техник, интриги, подтасовка фактов, сокрытие информации и другие не совсем прозрачные схемы. Как и в средневековье, использование чёрной магии запрещено. Руководитель проекта применяя такие заклинания должен чётко осознавать, что они могут не сработать или даже сработать во зло. Поэтому нужно применять с большой осторожностью, ведь если выяснится вся подноготная – можно попасть под немилость или быть наказанным. Конечно, результаты, достигнутые таким способом, могут вызывать порицание со стороны окружающих коллег. Руководитель проекта оценивает только результат, и он должен понимать что он того стоит, чтобы переходить не «темную» сторону.
Комплексный подход в работе над проектом, это когда чёрные и белые техники переплетаются, создавая идеальный баланс для достижения успеха в управлении проектами.
Еще могу порекомендовать не оставлять следов такого применения, чтобы не быть пойманным на запрещённых практиках. И не делиться со своими коллегами секретами заклинаний или же хвастаться применением чёрной магии.
Сборники заклинаний белой магии написаны пачками и о них рассказывается на любом курсе по проектному управлению. Приёмы чёрной магии как правило передаются из уст в уста руководителями проектов или обретаются на собственном опыте. Не все рецепты, из тех, что приносят результат одному руководителю, подойдут его соседу. В других главах я поделюсь с вами несколькими рецептами заклинаний и ритуалов «чёрной» магии в управлении коммуникациями, стейкхолдерами и командой.
Что пишут про коммуникации книги по управлению проектами
Я что бы лучше понимать механику взаимодействия внутри и вне проекта, не лишним будет кратко изучить теоретические изыскания, описанные в ключевой, можно сказать канонической, литературе по управлению проектами. Ведь разобравшись в теории легко провести аналогии к своей повседневной работе и выявить ошибки или найти способы улучшений и оптимизации.
На мой взгляд литературу можно поделить на 2 стопки, как и существующие подходы к управлению проектами – традиционную и Agile.
В традиционных методах управления проектами детально описывается в библии для руководителей – PMBOK. На мой взгляд сейчас существует 2 актуальных версии –«шестая» или «седьмая». PMBOK 8 – вышедшая в ноябре 2025, на момент написания книги, ещё не поступила в магазины и не доступна широкой общественности.
PMBOK 6-й редакции 2017 года сосредоточена на процессах (их 49) и детальном описании, что нужно подать на вход процесса, какими инструментами эту информацию или ситуацию обработать, что должно получиться на выходе и в какие артефакты необходимо внести корректировки. В большинстве компаний ещё привыкли мыслить через процессы и процедуры, и подходы, описанные в этой версии все ещё прекрасно работают в проектном управлении.
PMBOK 7-й редакции 2021 года – которая отказалась от процессов в пользу 12 принципов, 8 доменов эффективности. Фокус в ней сместился на "что" и "почему" успешного управления проектами. При этом в отличии от процессов – принципы не предписывают, а направляют мышление и поведение. Например, принцип – «Сосредоточиться на ценности» (настоящая цель – полезный результат, а не просто "выходные данные" (outputs)).
В свою же очередь PMBOK 8-й редакции – это не революция, а скорее эволюция, которая объединяет лучшее из 6-й и 7-й версий. Она гармонично сочетает гибкие принципы из 7-й версии с четкой структурой, возвращая процессный подход в обновленном, более адаптивном формате. В составе этой редакции – 6 принципов, 7 доменов, 5 областей фокусировки, 40 процессов. Сразу чувствуется что революционный подход в «семерке» – вызвал среди руководителей определённые конфликты, и нехватка описания процессов, не позволяла легко и просто перестроить мышление при работе над проектом по новой методике. Ключевое отличие в мышлении которые формируют подходы книг разных версий можно выразить следующими формулами:
– PMBOK 6: "Я выполнил план коммуникаций".
– PMBOK 7 и 8: "Через хорошо настроенное взаимодействие команда работает слаженно, а ключевые стейкхолдеры понимают прогресс, разделяют наши цели и готовы оказывать поддержку ".
Но давайте обо всем по порядку.
Изучая PMBOK версии 6 руководитель проекта сталкивается с детальными описаниями трёх процессов связанных с коммуникациями:
Планирование коммуникаций (Plan Communications)
Управление коммуникаций (Manage Communications)
Мониторинг коммуникаций (Monitor Communications)4
Давайте кратко пробежимся по тезисам, которые описываются в данном разделе:
Во-первых, в книге указывается, что эффективные коммуникации выступают мостом между различными заинтересованными сторонами, которые могут иметь разные культурный организационный уровень, а также разные уровни экспертизы, взглядов и интересов от проекта и не только. Из этого в целом можно сделать вывод, что с монтажником и программистом мы должны будем общаться, используя совершенно разный словарный запас и средства связи.
В целом в PMBOK выделяют (но не ограничиваются) следующие формы коммуникаций:
– Внутренние (Internal) – сфокусированные на взаимодействии со стейкхолдерами внутри проекта и внутри организации. Хотя в привычном для нашей российской культуры виде, внутренние коммуникации подразумевают общения только между членами команды проекта, когда информация не становится доступной внешним, по отношению к команде проекта, участникам или стейкхолдерам, без разницы работают ли они в нашей компании или нет.
– Внешние (External) – сфокусированные на внешних стейкхолдерах, таких как заказчики, поставщики, другие проекты организации, правительство и общественность.
Официальные (Formal) – отчёты, официальные собрания (регулярные и по необходимости), презентации, пресс-релизы.
– Неофициальные – взаимодействия в основном с помощью email, чатов, социальные сети, вебсайты и различные дискуссии и собрания по необходимости. От себя, хотел бы подсветить, то, что в Российской действительности, в отличии от книги, все что пересылается e-mail и информация на официальном сайте Компании или доступном в сети интернет сайте проекта, признается «протоколируемой» информацией, и носит характер официальной. Чуть позже в книге мы затронем техническую сторону коммуникаций и как РП определяет какие инструменты будут признаваться официальными при общении, а какие будет нельзя использовать в качестве сущности для взятия в работу и как доказательную базу в спорных ситуациях.
Ещё в книге сказано, что коммуникации бывают – письменные (written) и голосовые (oral).
При этом, обязательно выделяется не просто вербальное общение – слова и особенности речи, но и невербальные – язык тела и жестикуляция.
Говоря про Планирование коммуникаций (Plan Communications) указывается основывается на базовых документах – План управления ресурсами и План вовлечения стейкхолдеров (Resource management plan и Stakeholder engagement plan).