Наполеон Хилл – Думай, общайся, богатей! 6 бестселлеров под одной обложкой (страница 22)

Правила проведения совещания

Дейл Карнеги рекомендует ведущим совещаний придерживаться следующих правил.

1. Откройте совещание краткой формулировкой проблемы.

2. Не высказывайте собственных идей. Ваше дело – вести и направлять, а не участвовать в обсуждении.

3. Не слишком увлекайтесь правилами парламентских дискуссий.

Ни один нормальный человек не держит в голове все хитроумные правила и прецеденты парламентского регламента. Скажем, правила, регулирующие деятельность Палаты представителей США, составляют восемь томов по тысяче страниц каждый! Чтобы изучить все эти правила и установления, нужно десять лет усердного труда. Поэтому опирайтесь на свой здравый смысл.

4. Не давайте совещанию застаиваться. Краткость! Темп! Действие!

5. Следите, чтобы все участвовали в обсуждении. Обуздайте лихачей, которые выступают слишком часто и пространно.

6. Не давайте отклониться от курса. Если кто-то уходит от темы – бах! – стучите по столу! И говорите: «Мы обсуждаем вопрос того-то и того-то. Не надо отвлекаться».

7. Часто подводите итоги.

8. Никогда не опрашивайте всех участников по очереди. Не надо говорить: «Билл, что вы думаете? Джон, а вы что думаете? Пэт, каково ваше мнение?» Вместо этого сформулируйте проблему (тему) и подождите, пока кто-нибудь что-нибудь скажет. Вмешиваться можно только в случаях, когда (а) кто-то говорит слишком много (тогда вежливо заткните ему рот), (б) кто-то говорит слишком мало (тогда вовлеките его в обсуждение) и (с) когда совещание уклоняется от темы.

9. Когда обсуждение дошло до логического конца, подведите итог. Затем объявите голосование и, если нужно, назначьте ответственных за претворение решения в действие.

Правила участия в совещании

Совещания станут гораздо полезнее и продуктивнее, если их участники будут придерживаться следующих правил.

1. Выступления должны быть краткими.

2. За один раз обсуждайте только один пункт. (Это значит, что если у вас есть три возражения против какого-то предложения, не излагайте их все сразу. Сначала приведите одно, затем дайте возможность выступить другому, лишь после этого выскажите второе и так далее.)

3. Не говорите слишком часто; но, с другой стороны…

4. Принимайте активное участие в обсуждении.

5. Придерживайтесь темы, не отклоняйтесь от нее.

6. Каждое свое высказывание подкрепляйте примером или другими доказательствами.

7. Не перебивайте других.

8. Не болтайте с соседями.

9. Внимательно выслушивайте всех выступающих.

10. Не произносите речей — придерживайтесь простого разговорного стиля.

11. Если в ходе обсуждения нужно прийти к какому-то решению, проверяйте все свои высказывания и поступки, задавая себе следующий вопрос: «Поможет ли это мне отстоять свою точку зрения?»

12. Не вставайте, когда говорите. Говорите со своего места.

13. Задавайте вопросы вместо того, чтобы высказывать категорические суждения.

14. Следите за тем, каким тоном вы говорите. Вы же знаете, что тон иногда важнее слов! Например, вопрос можно задать тоном, который предполагает смиренный поиск истины, а можно – тоном, который показывает, что ваш собеседник – клинический идиот. Как добиться, чтобы голос звучал дружелюбно? Прежде всего – дружелюбно относиться к собеседнику.

15. Если кто-то делает заявление, с которым вы не согласны, не спорьте, лучше спросите, почему он так считает. Если вопрос «Почему?» задан в нужном тоне, он не вызовет возмущения, а вы получите возможность разобраться, почему ваш собеседник думает так, а не иначе. Возможно, вы получите весьма ценную информацию. Спрашивайте «Почему?» раз за разом. Вы поймете, какие карты на руках у другого игрока, не открыв собственные. Фрэнк Бетжер – вероятно, лучший в Америке специалист по продажам – считает, что слово «Почему» – одно из самых главных слов в нашем языке. Он утверждает, что привычка спрашивать «Почему?», а не спорить, принесла на его личный банковский счет тысячи долларов. Почему бы и вам не попробовать спросить «Почему» на ближайшем совещании?

Не забывайте и о правилах приобретения друзей

Кроме вышеперечисленных правил, вашими словами и делами в ходе совещания должны также управлять правила, изложенные в книге «Как приобретать друзей и оказывать влияние на людей» – и неважно, ведете вы совещание или просто участвуете в нем. Поэтому к сегодняшнему занятию обязательно освежите в памяти правила, приведенные в конце нашей книги.

Если вы будете искренне придерживаться этих правил – и если будете задавать четыре диагностических вопроса и следовать правилам проведения совещания и участия в совещании, – то на любом совещании вам гарантированы влиятельность, власть и престиж.

Теперь вы поймете, как это делается

Затем вы примете участие в демонстрации того, как нужно проводить совещание. В этом совещании примут участие все учащиеся из вашей группы. В роли ведущего выступит ваш инструктор. Он выберет тему для обсуждения. Это и будет проблема, которую группе предстоит решить. Сформулировав проблему, инструктор спросит вас, какие у нее могли бы быть причины.

После того как вы тщательно изучите все причины, инструктор попросит учащихся предложить возможные решения. В конце он объявит голосование, чтобы выяснить, какое решение признать лучшим, а скорее всего, безо всякого голосования просто спросит у каждого учащегося, какое решение нравится ему больше всего.

На протяжении всего показательного совещания инструктор будет тщательно следовать правилам проведения совещания, а также будет настаивать на том, чтобы все учащиеся следовали правилам участия в совещании. Если вы нарушите какое-нибудь правило, он укажет вам на этот промах.

Как только инструктор объявит, что показательное совещание окончено, группу отпустят на обычный перерыв.

А теперь – совещания в подгруппах

Сразу после перерыва учащиеся разобьются на подгруппы по восемь-десять человек.

Каждую подгруппу возглавит куратор (или кто-то из учащихся, назначенный исполняющим обязанности куратора). Он не будет участвовать в совещании, однако проследит, чтобы и ведущий, и все участники придерживались правил совещания.

Каждая группа выберет ведущего без голосования. Инструктор задаст всем подгруппам одну и ту же тему для обсуждения.

Затем ведущий в подгруппе должен задать диагностические вопросы. Сначала он спросит: «В чем состоит проблема?» Когда участники группы сузят тему настолько, чтобы можно было четко сформулировать проблему и начать ее обсуждать, ведущий поднимет следующий вопрос – «Как она возникла?» По этому поводу не надо произносить речей – надо просто в нескольких словах предлагать «причины». После этого можно переходить к третьему вопросу: «Каковы возможные решения?» Тут должна начаться настоящая дискуссия. Участники групп предложат свои варианты решений и подкрепят их доказательствами – или статистикой, или мнением авторитетов, или, скорее всего, описанием случаев (пожалуйста, позаботьтесь о том, чтобы после того, как вы предложите решение обсуждаемой проблемы, предоставить какие-то доказательство в поддержку вашего убеждения в том, что предложенное решение возымеет действие. О том, какими должны быть доказательства, прочитайте немного выше, там, где говорилось о «заседании городского совета» (стр. 99–102).

Когда пройдет около 15 минут, инструктор объявит, что все совещания закончились, и попросит ведущих каждого совещания рассказать всей группе за одну минуту, к какому решению пришла та или иная подгруппа.

Новая подгруппа, новый ведущий, новая тема!

Чтобы совещания стали интереснее, инструктор задаст вам новую проблему, вы разобьетесь на новые подгруппы и выберете новых ведущих. Для этого:

1. Он попросит половину участников каждой подгруппы перейти в соседнюю подгруппу.

2. Он попросит каждую подгруппу выбрать нового ведущего.

3. Он даст всем группам новую тему для обсуждения – одну на всех.

Затем пройдет следующее совещание – в точности по тому же плану, что и раньше.

Следующее совещание продлится около 15 минут. Затем ведущие огласят результаты, и группы снова перемешают, как уже было рассказано. Пятнадцатиминутные совещания будут продолжаться примерно до половины одиннадцатого.

Если во время этих совещаний кто-то из учащихся нарушит одно из правил участия в совещании, ведущий должен тактично указать ему на это. Если ведущий этого не делает, за него это должен сделать куратор. Если ведущий сам нарушает правило, куратор или исполняющий обязанности куратора привлекут его внимание к этому промаху. Инструктор будет переходить от подгруппы к подгруппе и отвечать на вопросы, решать возникающие проблемы и следить, чтобы все совещания проходили примерно в одном темпе и с одной скоростью.

Инструктор завершит занятие двухминутным подведением итогов – он расскажет, чему вы сегодня научились и как можно этим пользоваться.

Темы выступлений, награды и домашнее чтение к занятию № 13

Темы выступлений

18:00–20:00. 60 секунд. Неформальное выступление о ваших сложностях в ораторском искусстве и в отношениях с людьми.

20:00–22:40. 60 секунд. Тема: «Как улучшить жизнь в нашем городе».

Неформальные дискуссии в ходе совещаний – темы будут объявлены на занятии.

Награды

Сегодня мы наград не присуждаем.

Домашнее чтение

Для подготовки к занятию № 13 прочитайте, пожалуйста, главы XII – «Как ясно изложить свою мысль» – и XVI – «Как улучшить дикцию» – из книги «Ораторское искусство и оказание влияния на деловых партнеров».