Клуб 4CIO – Цифровая трансформация документа и документооборота (страница 1)

Клуб 4CIO

Цифровая трансформация документа и документооборота

Цифровая трансформация документа и документооборота в организации

Введение

Что такое «документ»

Если задаться вопросом «как понимать термин «документ» на бытовом уровне», полученные ответы будут очень сильно различаться, но их можно сгруппировать следующим образом:

Надлежаще оформленный носитель информации, имеющий юридическую силу.

Информация, снабженная необходимыми атрибутами (как минимум автором).

Вообще любая информация на любом носителе, допускающем чтение.

Люди, дающие первый ответ, готовы считать документом лишь то, что полностью соответствует требованиям законодательства, ГОСТам и регламентам. Всё остальное – не документ. Вторая группа видит это понятие шире. Если на листе бумаги написан текст и указан автор, дата, адресат, то это уже документ. А просто текст – не документ. И, наконец, третья группа видит данное понятие максимально широко: «смс-ка, голосовое сообщение, даже наскальные рисунки – уже документ».

Естественно, столь разные бытовые трактовки затрудняют стоящую перед нами задачу – повысить компетентность и экспертный уровень читателя в вопросах электронного документооборота и цифровой трансформации. В рамках данной главы будем стараться вместе с вами разобраться – уместно ли в вопросах цифровой трансформации пользоваться только «узкой» трактовкой понятия «документ» или рассматривать его в более широком смысле.

Используемые понятия и определения

Ниже мы приведем некоторые определения, которые помогут единообразно воспринимать понятия, используемые в нашем обзоре.

Информация – сведения независимо от формы их представления. Для примера, в международных и российских стандартах даются следующие определения:

знания о предметах, фактах, идеях и т. д., которыми могут обмениваться люди в рамках конкретного контекста (ISO/IEC 10746-2:1996);

знания относительно фактов, событий, вещей, идей и понятий, которые в определённом контексте имеют конкретный смысл (ISO/IEC 2382:2015);

сведения, воспринимаемые человеком и (или) специальными устройствами как отражение фактов материального или духовного мира в процессе коммуникации (ГОСТ 7.0-99).

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи, видеозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать человеком, для ее передачи во времени и пространстве.

Таким образом, в узком смысле, применимом для целей делопроизводства, документ – это носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определённого значения и имеющий определенные реквизиты. Однако, в более широком смысле, любой носитель информации может считаться документом. И книга, и скульптура, и данный учебник – документы.

Документооборот – деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив либо уничтожения.

Электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме.

Формат файла – набор семантических, синтаксических схем и правил сериализации для преобразования абстрактной информации в определенные наборы байт.

Формат электронного документа – это формат файла для хранения электронных документов на носителе информации. В настоящее время используется большое количество различных форматов, существенно отличающихся по концепции и возможностям представления содержания.

Электронная подпись, Электронная цифровая подпись, Цифровая подпись (в дальнейшем ЭП) позволяет подтвердить авторство электронного документа (будь то реальное лицо или, например, аккаунт в криптовалютной системе). Подпись связана как с автором, так и с самим документом с помощью криптографических методов, и не может быть подделана с помощью обычного копирования.

Электронный документооборот (ЭДО) – единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде.

Система электронного документооборота (СЭД) – организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации (т.е. внутренний контур документооборота).

ECM-система (англ. Enterprise Content Management System) – система Управления Корпоративным Контентом, включающая управление цифровыми документами и другими типами контента, а также их хранение, обработка и доставку в рамках организации. Управляемая информация (контент) предполагает слабую структурированность: это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей.

BPM-система (англ. Business Process Management System) – это инструмент для компаний, которые хотят оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы: документооборот, управление продажами и закупками, работу с персоналом, поддержку, проектное управление и многое другое. BPMS всё упрощает. Стоит один раз смоделировать в ней процесс, как дальше она сама будет отправлять документы по маршрутам, отслеживать сроки и присылать напоминания.

CSP-система (англ. Content Service Platform) – это концепция построения системы управления корпоративным контентом, которая предлагает отказ от монолитной архитектуры ECM-систем в пользу платформы (базы) и набора сервисов. Дополнительно Low-Code инструменты (т.е. возможность дорабатывать и кастомизировать систему с минимальным дополнительным программированием) закрепляются как неотъемлемая часть CSP-решений.

Документ и документооборот

Эволюция документа, методов создания и способов хранения

Информация была критически важна для рода человеческого на протяжении всего его существования. Человек никогда не был самым быстрым, самым сильным и выносливым животным. Своим положением в пищевой цепи мы обязаны двум вещам: социальности и способности передавать информацию более чем через одно поколение.

Можно утверждать, что необходимость и возможность создания документов, в современном понимании, возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т. п.) для ведения хозяйственной деятельности и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. С развитием письменности документы стали основным способом общения и передачи информации в государственном управлении и экономике.

Вплоть до XV века письма, документы, книги писались вручную. В качестве инструмента для письма использовались кисточки, перья птиц, позже – металлические перья; изобретались краски, чернила. Книг было очень мало, они считались предметами роскоши. В середине XV века немецкий типограф Иоганн Гутенберг изобрел первый печатный станок. С этого времени началось книгопечатание. На Руси книгопечатание основал Иван Федоров в середине XVI века. Книг стало значительно больше, быстро росло число грамотных людей.

Рис. 1. Памятник Иоганну Гутенбергу в городе Майнц.

С каждым столетием человеческое общество стремилось не только найти способ сохранить информацию, но и распространить ее как можно более широкому кругу лиц. С развитием технологий, эволюционировала как печать, так и производство копий.

Ротационная печатная машина была изобретена в конце девятнадцатого века, и ее вариации используются вплоть до сегодняшнего дня. Эти махины, с непрерывно вращающимися валами, на которых закреплены печатные формы, были квинтэссенцией индустриального подхода и символизировали очень важный этап в информационном развитии человечества: информация стала массовой, благодаря газетам, листовкам и подешевевшим книгам. Массовость, однако, не всегда идет на пользу конкретному кусочку информации. Основной носитель, бумага и чернила, все так же подвержены износу, ветхости, утере. Библиотеки, полные книг по всем возможным областям человеческих знаний, становились все более объемны, занимая огромные пространства и требуя все больше ресурсов для своего обслуживания, каталогизации и поиска.

Инженерные умы пытались придумать универсальный метод обработки и хранения информации еще с 17-го века. Блез Паскаль, в частности, заметил, что если вести вычисления в двоичной системе счисления, то математические закономерности позволяют привести решения задач в такой вид, который делает возможным создание универсальной вычислительной машины. Его мечта о такой машине осталась лишь красивой теорией, однако, спустя века, в середине 20-го века, идеи Паскаля воплотились в железе.

То, что сейчас принято называть «аналоговыми» методами хранения информации, подразумевает, что для звука, текста, изображений и видео использовались свои технологии фиксации и воспроизведения. Компьютерная память же универсальна – все, что может быть записано, выражается с помощью нулей и единиц и воспроизводится с помощью специализированных алгоритмов. Самый первый способ хранения цифровой информации не отличался ни удобством, ни компактностью, ни надежностью. Это были перфокарты, простые картонки с дырками в специально отведенных местах. Гигабайт такой «памяти» мог весить до 20 тонн. В такой ситуации сложно было говорить о грамотной систематизации или резервном копировании.