Кит Стрейквуд – Работайте меньше, достигайте больше. Система максимальной отдачи от действий (страница 4)

3.4 Метод четырёх квадрантов: определение действительно ценных дел

Чтобы вырваться из ловушки «бесполезной занятости», в первую очередь нужно научиться различать ценность задач. Здесь рекомендуется классический инструмент — метод четырёх квадрантов (матрица Эйзенхауэра):

Первый квадрант: важно и срочно

Второй квадрант: важно, но не срочно

Третий квадрант: срочно, но не важно

Четвертый квадрант: не срочно и не важно

Большинство людей тратит большую часть времени на задачи из третьего и четвёртого квадрантов — например, на оказание экстренной помощи, выполнение малозначимых задач, бесполезные совещания и т. д., — при этом упуская из виду второй квадрант: те важные дела, которые действительно влияют на долгосрочное развитие, такие как профессиональное обучение, поддержание отношений, стратегическое мышление и т. д. Чтобы повысить эффективность, необходимо сознательно перенаправить свои усилия на первые два квадранта.

3.4.1 Пример из практики

Сяо Фэй занимается управлением новыми медиа. Раньше она всегда считала, что «достаточно следить за актуальными темами и публиковать много контента», чтобы увеличить количество подписчиков. Позже она начала систематизировать свою работу с помощью метода четырёх квадрантов и обнаружила, что многие «срочные» актуальные темы на самом деле не приносят пользы долгосрочной ценности бренда. Она постепенно переориентировалась на создание глубокого контента, и в результате через квартал лояльность подписчиков и коэффициент конверсии заметно выросли.

3.5 Как своевременно остановить внутренние потери?

После выявления бесполезной занятости следующим шагом является решительное прекращение таких действий. Вот три практических шага:

Регулярно пересматривайте список задач: еженедельно анализируйте рабочий контент и проактивно удаляйте малоценные и повторяющиеся задачи.

Инициативно общайтесь с руководством: четко определите ключевые цели и приоритеты, чтобы сократить «пассивное распределение обязанностей» и «наложение задач».

Устанавливайте четкие показатели результативности: каждая задача должна приводить к измеримым результатам, чтобы избежать ситуации, когда «работается, но не задаются вопросы о результатах».

3.5.1 Полезный инструмент: личный список по прекращению выполнения задач

Можно ли передать эту задачу на аутсорсинг?

Можно ли заменить её автоматизацией или специальными инструментами?

Способствует ли его выполнение достижению ключевых целей?

Какие существенные потери возникнут, если не выполнить эту задачу?

Есть ли более простое решение?

Если вы будете еженедельно проверять свои задачи по этому списку, то обнаружите, что на самом деле немало дел можно «отбросить или упростить».

3.6 Подведение итогов и перспективы

«Бесполезная занятость» — распространенная проблема современного рабочего места. Только определив, какие дела действительно имеют ценность, и решительно сократив внутренние потери, можно перейти от «делать много» к «делать правильно». В следующей главе мы более подробно расскажем о «методе сокращения излишних задач», который поможет вам, начиная с разбивки целей и заканчивая оптимизацией процессов, научиться «упрощать» задачи и сосредоточиться на самых важных 20 %.

Глава 4. Методы сокращения излишней работы: научитесь «облегчать» задачи

4.1 Сущность «перегрузки задачами»: нерациональное распределение ресурсов и ловушка тревоги

В современной рабочей среде и в сфере предпринимательства часто встречается такое явление: каждый несет на себе огромный список задач, как будто только выполняя их побольше, можно доказать свою незаменимость. Это явление «перегрузки задачами» на самом деле проистекает из нерационального распределения ресурсов и управленческого беспокойства. Когда руководители не решаются на решительные меры по отбору и отказу от задач, их количество бесконечно нарастает; когда людям трудно отказаться, «делать больше» становится единственным выходом.

Но реальность безжалостна: время, энергия и способность к концентрации у каждого человека крайне ограничены. Если принимать задачи без отбора и без разбора, это неизбежно приведет к рассеянности внимания, снижению эффективности и даже к попаданию в двойную ловушку «бессмысленной суеты» и «выгорания». Как же нам научиться вовремя останавливаться, когда мы «делаем слишком много», и «упростить» задачи?

4.2 Пять практических инструментов для «похудения» задач

Чтобы выбраться из трясины «сделать как можно больше», необходимо научиться «упрощать» задачи. Пять следующих практических инструментов помогут вам разбить цели на части, оптимизировать процессы и сосредоточиться на самом важном с разных точек зрения.

4.2.1 Инструмент № 1: метод разбиения цели

Во-первых, разбейте общую цель на несколько подзадач и проведите «проверку на необходимость». Спросите себя: «Служит ли существование этой подзадачи непосредственно достижению конечной цели?»

Пример: Маркетинговая команда одного бренда планировала запуск нового продукта и изначально запланировала 10 рекламных мероприятий. После разбиения цели выяснилось, что только 5 из них напрямую связаны с конверсией продаж, а остальные мероприятия были предназначены лишь для «повышения узнаваемости» и приносили крайне низкую отдачу. В итоге команда сократила количество мероприятий до 5, сконцентрировала ресурсы и значительно повысила эффективность.

4.2.2 Инструмент № 2: диаграмма оптимизации процессов

Используйте диаграмму процесса для визуализации всех рабочих шагов, отмечая время выполнения и ценность каждого этапа.

Пример: Процесс запуска продукта в одной технологической компании изначально включал 12 этапов проверки. После оптимизации процесса были удалены дублирующиеся и неэффективные этапы, и количество этапов сократилось до 8 необходимых, что позволило сэкономить 30 % рабочего времени.

4.2.3 Инструмент № 3: «Золотое правило 80/20» (принцип Парето)

80 % результатов на самом деле обеспечивают 20 % ключевых задач. Необходимо выявить эти 20 % и в первую очередь направить на них усилия и ресурсы.

Пример: руководитель одной компании, занимающейся электронной коммерцией, обнаружил, что 80 % заказов поступает от 20 % постоянных клиентов с высокой лояльностью, после чего перенаправил бюджет на маркетинговые мероприятия в пользу этой группы клиентов, что привело к росту общих показателей.

4.2.4 Инструмент 4: Аутсорсинг задач и инструменты автоматизации

Для работ, отличающихся высокой степенью повторяемости, низкой ценностью и поддающихся стандартизации, следует в первую очередь рассматривать возможности автоматизации или аутсорсинга.

Пример: На ранней стадии развития стартапа его основатель лично составлял каждый отчет. Позже были внедрены инструменты автоматизации и привлечена команда аутсорсеров, что позволило основателю направлять 80 % своего времени на разработку продукта и расширение рынка.

4.2.5 Инструмент 5: Метод «трех вопросов»

Каждый раз, когда добавляется или принимается новая задача, необходимо задать себе три вопроса:

Должен ли я заниматься именно этим?

Какие потери возникнут, если не выполнить эту задачу?

Есть ли более эффективный способ выполнить эту задачу?

Эти три вопроса помогут вам своевременно минимизировать потери и сконцентрировать усилия на действительно важных делах.

4.3 Реальный пример: от перегрузки задачами к сосредоточению на главном

Пример 1: «Эксперимент по фокусировке» менеджера по маркетингу

Менеджер Ван возглавлял команду из четырёх человек, которая изначально должна была проводить 15 маркетинговых мероприятий в неделю. После разбиения целей на составляющие, оптимизации процессов и отбора по правилу 80/20 остались только 5 мероприятий, непосредственно способствующих продажам. Рабочая нагрузка на команду снизилась, эффективность выполнения задач повысилась, а показатели роста продолжались три квартала подряд.

Пример 2: «Упрощение задач» предпринимателя

Основатель Линь, создавая стартап, настаивал на том, чтобы лично заниматься всеми деталями, что привело к «бесконечному бегу по кругу». После внедрения инструментов автоматизации и аутсорсинга он сосредоточился на инновациях в бизнес-модели и за два года добился быстрого роста компании.

4.4 Практические шаги по «похудению» задач

Проанализируйте все задачи, классифицируйте их и отметьте ценность и затраты времени

Исходя из целей, удалите или объедините задачи с низкой ценностью

Оценить возможности автоматизации, аутсорсинга или упрощения процессов

Регулярно проводите обзор и постоянно оптимизируйте

Посвящайте каждый неделю час просмотру своего списка дел, и вы обнаружите, что многие «обязательные» задачи на самом деле можно «не выполнять», а многие «то, что нужно делать самому», можно «переложить на других».

4.5 Смена мышления: смело отказывайтесь от лишнего, сосредоточьтесь на том, что имеет значение

Многие «делают слишком много» потому, что не осмеливаются отказаться или отпустить дело, боясь, что их сочтут «ленивыми» или «безответственными». На самом деле по-настоящему эффективные люди — это те, кто умеет делать выбор и смело сосредотачиваться на главном.

Принцип № 1: Ориентация на ценность — важно не то, сколько вы делаете, а то, насколько ценно то, что вы делаете.