И. Каравашкин – Управление баром. Эффективный бар-менеджмент (страница 1)
И. Каравашкин
Управление баром. Эффективный бар-менеджмент
Эффективный бар-менеджмент как источник чистой прибыли
…
I. Где бар-менеджер теряет деньги владельца, а где может приносить ощутимую прибыль
…
Невидимые враги прибыли: Основные зоны потерь.
•
Управление запасами
Управление товарными запасами – основа успешной работы бара, напрямую влияющая как на финансовое состояние, так и на операционную эффективность заведения. По сути, управление товарными запасами подразумевает систематическое отслеживание, учёт и контроль всех товаров и расходных материалов в баре: от алкогольных напитков и миксеров до гарниров, стеклянной посуды и даже оборудования для технического обслуживания. Для управляющего баром важно не только знать, что есть в наличии в конкретный момент, но и обеспечивать максимально эффективное использование каждого товара, сводя к минимуму потери и максимизируя прибыль. Этот процесс требует тщательного планирования, активного мониторинга и принятия стратегических решений.
Одним из самых очевидных рисков, связанных с неэффективным управлением товарными запасами, является возможность затоваривания. Хотя закупка товаров оптом для снижения затрат может показаться логичной, в действительности всё гораздо сложнее. Затоваривание связывает оборотный капитал, который в противном случае можно было бы направить на маркетинг, обучение персонала или обновление меню. Это также повышает вероятность порчи продуктов, особенно скоропортящихся, таких как свежевыжатые соки, травы и некоторые алкогольные напитки. Финансовые потери могут быть колоссальными, если срок годности этих товаров истекает до того, как они будут проданы, что приводит к ненужным убыткам и снижению прибыли.
С другой стороны, нехватка товаров на складе создаёт не менее серьёзные проблемы. Когда в баре заканчиваются ключевые ингредиенты или напитки, это не только приводит к потере прибыли, но и рискует оттолкнуть клиентов. Гость, ожидающий фирменный коктейль, которого нет в наличии, может уйти недовольным, что потенциально повлияет на сарафанное радио и снизит вероятность повторного визита. Нехватка товаров на складе также может нарушить процесс обслуживания, привести к задержкам и снижению общей удовлетворённости гостей. Такая неэффективная работа может отразиться на всём заведении, негативно повлияв как на моральное состояние персонала, так и на мнение клиентов.
Кражи и «неучтённые» продажи – часто упускаемые из виду, но не менее разрушительные аспекты неэффективного управления товарными запасами. Эти проблемы могут возникать как по вине персонала, так и по вине клиентов, что приводит к неучтённым потерям, которые незаметно снижают прибыль. Например, сотрудники могут присваивать товар для личного пользования или неправильно оформлять продажи, чтобы прикарманить деньги, а клиенты могут брать напитки без регистрации или использовать лазейки в системе. Такие действия не только снижают общий доход бара, но и усложняют бухгалтерский учёт и отслеживание товарных запасов.
Порча и истечение срока годности, как правило, происходят из-за ненадлежащих условий хранения или ошибок в системе FIFO (первым пришёл – первым ушёл). Если товары не перемещаются должным образом, то более старые запасы могут оставаться невостребованными, в то время как более новые запасы расходуются, что приводит к порче продуктов. Это не только влияет на качество подаваемых напитков, но и приводит к значительным финансовым потерям из-за необходимости выбрасывать товары, которые невозможно продать.
Ошибки при оформлении заказов – будь то покупка ненужных товаров или переплата за складские запасы – могут быстро обернуться финансовыми трудностями. Такие ошибки часто возникают из-за недостаточного изучения вопроса, плохой коммуникации с поставщиками или неточного прогнозирования спроса. Совокупное влияние таких ошибок может быть разрушительным, поскольку они напрямую влияют на прибыль и снижают эффективность использования складских запасов.
В следующих разделах мы подробно рассмотрим каждую из этих проблем, проанализируем их последствия и предложим действенные решения, которые помогут превратить управление запасами в прибыльный актив для любого бара. Понимание этих проблем – первый шаг к созданию системы, которая обеспечит стабильный доход при сохранении высочайших стандартов обслуживания и качества.
•
Скрытые издержки избыточного производства
Избыточные запасы – это скрытая, но распространённая проблема в сфере управления барами, которая часто приводит к значительным финансовым потерям, незаметным на первый взгляд. Одним из самых очевидных последствий избыточных запасов является замораживание оборотного капитала – важнейшего ресурса для любого бизнеса. Когда менеджер бара заказывает больше товаров, чем необходимо, средства, выделенные на эти закупки, остаются на складе, а не используются для решения текущих задач. Например, если владелец бара тратит большую часть своего оборотного капитала на оптовые закупки алкоголя в начале сезона, он может оказаться не в состоянии инвестировать в маркетинговые кампании или техническое обслуживание оборудования в пиковые периоды. Такой дефицит ликвидности может препятствовать развитию и сделать бар уязвимым в случае непредвиденных проблем с денежными потоками.
Избыточные запасы повышают риск порчи товаров, особенно если в ассортименте есть скоропортящиеся или сезонные продукты. Рассмотрим ситуацию, когда бар заказывает большое количество свежей зелени, фруктов и смесей по сниженной цене, чтобы подготовиться к летнему сезону. Хотя на первый взгляд эти ингредиенты кажутся выгодными с точки зрения затрат, на самом деле они часто портятся ещё до того, как их успевают использовать, особенно если спрос не соответствует ожиданиям. Эта проблема усугубляется, если меню бара не оптимизировано для эффективного использования этих продуктов. Например, избыток цитрусовых может привести к тому, что они будут использоваться лишь в небольшом количестве коктейлей, а значит, будут лежать на складе и в конце концов испортятся. Финансовые последствия здесь двоякие: бар не только теряет деньги на испорченных ингредиентах, но и несёт расходы на утилизацию, которые часто включают в себя плату за вывоз отходов и оплату рабочего времени.
Неэффективность работы, вызванная избыточными запасами, не менее проблематична. Избыточные запасы занимают ценное складское пространство, которое можно было бы использовать для хранения более востребованных товаров или для оптимизации поставок. Из-за беспорядка на складе сотрудникам сложнее быстро находить то, что им нужно, что приводит к задержкам в приготовлении напитков и снижению качества обслуживания.
Избыточные запасы могут создать ложное ощущение безопасности и заставить менеджеров забыть о важности точного контроля запасов. Например, бар с избыточными запасами пива может не замечать, что объём продаж снижается, до тех пор, пока не станет слишком поздно. В результате образуется избыток продукции, срок годности которой в конечном итоге истечёт или она устареет.
Избыточные запасы также негативно сказываются на способности бара поддерживать динамичное и привлекательное меню. Если в ассортименте преобладают товары, закупленные оптом, бар может быть менее заинтересован в обновлении меню в соответствии с сезонными тенденциями или предпочтениями клиентов. Такая стагнация может привести к отсутствию инноваций, что, в свою очередь, влияет на удовлетворённость и лояльность клиентов. Меню, которое кажется статичным или слишком зависит от оптовых закупок со скидками, может восприниматься как скучное или низкокачественное, что отбивает у гостей желание возвращаться или тратить деньги на премиальные предложения.
Долгосрочные последствия затоваривания выходят за рамки непосредственных финансовых и операционных проблем. Например, бар, который постоянно закупает товары впрок, чтобы воспользоваться скидками за оптовую покупку, может непреднамеренно создать прецедент неэффективных закупок. Это может привести к тому, что бар будет постоянно обременён избыточными запасами, что затруднит его адаптацию к меняющимся рыночным условиям или запросам клиентов.
Затраты, связанные с избыточными запасами, такие как расходы на хранение, порча продуктов и снижение гибкости меню, могут превысить предполагаемую экономию от оптовых закупок, что негативно скажется на рентабельности бара.
Из-за избыточных запасов бару приходится сталкиваться с альтернативными издержками, связанными с замораживанием капитала в избыточных запасах. Средства, потраченные на избыточные запасы, можно было бы направить на маркетинг, обучение персонала или разработку меню – то есть на те области, которые напрямую влияют на получение прибыли. Решая проблему избыточных запасов, управляющие барами могут обеспечить эффективное использование ресурсов, снизить риск финансовых затруднений и избежать каскада операционных проблем, связанных с избыточными запасами.
•
Последствия дефицита товаров
Недостаток товаров на складе, который на первый взгляд не так заметён, как их избыток, может быть не менее, а то и более пагубным для прибыльности бара и удовлетворённости клиентов. Одним из самых непосредственных и ощутимых последствий нехватки товаров на складе является прямая потеря дохода. Когда в баре заканчиваются основные ингредиенты или напитки, он больше не может выполнять заказы на определённые напитки, что приводит к упущенной возможности получить доход. Например, популярный коктейль, в состав которого входит определённый вид алкоголя или гарнир, может стать недоступным из-за дефицита. Это не только означает упущенную выгоду, но и вынуждает бар предлагать альтернативы, которые могут быть не такими привлекательными или прибыльными. Со временем из-за постоянных дефицитов общий доход бара может значительно снизиться, особенно если отсутствующие товары пользуются постоянным спросом.