Евгения Мотлохова – Юридический иммунитет (страница 4)
• подрядчики, самозанятые специалисты, консультанты.
Каждая категория имеет свои правовые особенности, и именно здесь часто кроются самые болезненные ошибки. На первый взгляд кажется: «Ну что такого? Все работают, дела делаются». Но стоит только появиться проверке налоговой, трудовой инспекции или прокуратуры – вскрываются самые неожиданные моменты.
По большому счету в вашей команде могут быть две категории помощников.
Категория №1: Сотрудники (трудовые отношения)
Сотрудники – это люди, с которыми вы заключили трудовой договор. Здесь все регулируется трудовым законодательством Российской Федерации. Сотрудники могут работать у вас как в офисе, так и удаленно – это не меняет юридическую суть отношений.
Ключевой признак трудовых отношений: сотрудник работает по расписанию, следует вашим распоряжениям, подчиняется внутреннему распорядку, получает зарплату.
Категория №2: Подрядчики (гражданско-правовые отношения)
Подрядчики – это люди, которые выполняют для вас конкретные работы или услуги на основе гражданско-правовых договоров. Это могут быть:
• самозанятые специалисты;
• индивидуальные предприниматели и юридические лица (если они оказывают вам отдельные услуги).
Ключевой признак гражданско-правовых отношений: подрядчик отвечает за результат конкретной работы, не подчиняется вашему внутреннему распорядку, сам выбирает способ выполнения работы, может работать с другими клиентами одновременно.
Что проверяет налоговая при аудите команды? На что смотрит налоговая в первую очередь? На соответствие. И вот конкретный пример.
На вашем сайте указано: «У нас работает 10 мастеров маникюра». А в налоговой видят, что официально оформлено всего полтора сотрудника. У проверяющих закономерный вопрос: как эти полтора человека сделали оборот в три миллиона рублей в месяц?
Да, возможно, вы суперталантливы и действительно работаете 24/7. Но налоговая обычно видит другое: часть работников оформлена «в тени». А это потенциальные доначисления налогов, штрафы и неприятные вопросы.
Поэтому на этапе аудита команды честно посмотрите: насколько адекватны ваши обороты официальному штату? Если дисбаланс очевиден – это звоночек. Лучше перестроить систему сейчас, чем потом доказывать налоговой, что один сотрудник сделал работу за десять.
Пока трудовой договор не запросила налоговая и прокуратура – проверьте сами себя. Трудовой договор должен:
• соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ2,
• содержать все обязательные разделы,
• быть подписан обеими сторонами,
• быть оформлен в письменном виде,
• содержать конкретные условия работы.
Проверенный годами и прокурорскими проверками шаблон трудового договора вы можете скачать, отсканировав QR-код.
https://disk.yandex.ru/d/juqrN_g1dltjSg
Трудового договора для полной юридической обвязки трудовых отношений, к сожалению, недостаточно. К обязательным документам относятся:
• Приказ о приеме на работу,
• Правила внутреннего трудового распорядка,
• Должностная инструкция,
• Штатное расписание,
• Приказы о направлении в отпуск,
• Приказы о выплатах и премировании,
• Заявления сотрудников (на отпуск, на выплаты и т.д.),
• Положение об охране труда,
• Положение о премировании,
• Положение о конфиденциальности,
• Положение о дистанционной работе (если сотрудники работают удаленно).
Важно: кадровые документы в разных нишах могут быть очень разными. Салон красоты, IT-компания и производство – это совершенно разные наборы документов. Но минимум всегда одинаков: если есть хотя бы один сотрудник, нужны базовые документы.
В части заработной платы важно помнить, что она не должна быть ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ), который устанавливается в каждом регионе. Но еще нужно учитывать районные коэффициенты, если вы, например, работаете на Крайнем Севере, они добавляются к МРОТ. Надбавки и коэффициенты накручиваются на базовую зарплату, и если налоговая обнаружит, что вы их не учли, это будет поводом для доначисления.
Охрана
Да, охрана труда звучит душно. Но если у вас есть хотя бы один официально трудоустроенный сотрудник, этот блок обязателен. Что должно быть:
• Приказ о назначении ответственного за охрану труда,
• Приказы об ответственности руководителя,
• Положение по охране труда,
• Документ об о прохождении руководителем обучения по охране труда,
• Документация о прохождении сотрудниками инструктажей по охране труда,
• Журнал учета инструктажей, учета микротравм, и т. д.
Если ваши сотрудники работают в офисе за компьютерами, это уже рабочее место, требующее оценки. Данный блок касается не только заводов и крупных производств. СОУТ – это документ, в котором оцениваются условия труда и рабочему месту присваивается категория опасности. Эта категория должна быть указана в трудовом договоре.
С подрядчиками (включая самозанятых) вы заключаете договоры гражданско-правового характера (ГПХ-договоры). Здесь логика проста: подрядчик выполнил работу → получил оплату → работа завершена.
Важное отличие: подрядчик не подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка. Он не ходит на работу по расписанию, не подчиняется распоряжениям, не получает отпуск. Он просто выполняет конкретную работу или сервис.
Для бизнеса работа с подрядчиком-самозанятым кажется идеальной схемой: нашел самозанятого, заключил договор, перевел оплату, получил чек из приложения «Мой налог». Но в реальности есть огромные нюансы.
Что важно помнить о самозанятых:
1. На каждую задачу нужен договор. Не устные договоренности, не переписка в чате – нужен письменный договор. В нем должны быть:
• описание работ/услуг,
• сроки выполнения,
• стоимость,
• порядок оплаты,
• условия сдачи работы.
2. На каждую выплату нужен акт выполненных работ.
Даже если вы работаете с самозанятым, каждый платеж должен быть задокументирован актом. Это защита для вас и для самозанятого.
3. Регулярные переводы – большой риск.
Если вы переводите самозанятому фиксированную сумму каждый месяц, это выглядит очень подозрительно. Проверяющие сразу задаются вопросом: работает ли этот человек только на вас? Если ответ «да» – это высокий риск переквалификации трудовых отношений.
Из практики: проверки по самозанятым стали чаще. У наших клиентов они завершались успешно благодаря правильно оформленным документам. Но инспекторы честно признавались: «Документы у вас в порядке, но лучше бы вы его официально трудоустроили».