Елена Синякова – Запуски на миллионы: практические приемы успешных продюсеров (страница 5)

Автоматизация необходима большинству современных компаний. Совсем маленькие предприятия могут ограничиться базовыми инструментами бухучета. А вот для бизнеса, у которого происходит много сложных и взаимосвязанных финансовых операций, где есть широкая сеть партнеров, сложная система учета расходов и разные направления деятельности, просто необходима серьезная цифровизация.

Преимущество цифровизации перед традиционным «ручным» методом ведения бухучета следующие:

– Минимизация ошибок.

Когда сотрудник «руками» вносит все данные в программу, то увеличивается вероятность ошибок из-за человеческого фактора: невнимательность, усталость и т. д. Программа же работает по строго заданному алгоритму и в разы сокращает недочеты.

– Экономия времени.

Фиксирование всех финансовых операций, расходов, налоговых и страховых платежей требует огромных затрат времени и кадровых ресурсов. Благодаря цифровизации сотрудники освобождаются от рутинных задач и могут сосредоточиться на более сложных направлениях, а компании не приходиться нанимать дополнительный персонал, чтобы укладываться в сроки.

Централизация данных и быстрый доступ к ним. Системы автоматизации бухгалтерии позволяют интегрировать данные из разных источников, обеспечивая их централизацию и упрощение доступа.

– Финансовый анализ.

Современные программные решения позволяют проводить глубокий анализ и оптимизацию данных.

Контроль нормативных требований. Автоматизация облегчает специалистам контроль за соблюдением законодательных, в том числе налоговых норм, за счет точной и своевременной отчетности. Кроме того, надежное ПО для бухгалтерии следит за законодательными изменениями и своевременно сигнализирует о них пользователям.

Что стоит автоматизировать в первую очередь?

Автоматизировать можно практически весь процесс бухгалтерского учета, включая начисление зарплат, управление налоговыми обязательствами, ведение документооборота, составление отчетности и многое другое. Чаще всего компании внедряют автоматизацию для решения следующих задач:

– Централизованный учет данных в виде структурированных баз, графиков, таблиц и т. д.;

– Заполнение документации: платежных поручений, отчетов и т. п.;

– Автоматический анализ данных;

– Ускоренный документооборот с контрагентами и госорганами;

– Экономия времени и расходов на бумагу;

– Быстрый доступ к любым данным о финансах и налогах компании.

Рассмотрим подробнее, что получает бизнес от автоматизации бизнес-процессов, прямо или косвенно связанных с работой бухгалтерии:

Бухгалтерский и налоговый учет. Системы могут создавать документы, налоговые отчеты и квитанции на основе уже полученных или введенных данных. С помощью ПО можно проверить правильность начисления налогов, отраженной информации, увидеть задолженности при их наличии и отправить документы в ФНС, ФСС и другие контролирующие органы.

Электронный документооборот (ЭДО). ЭДО позволяет хранить документы, обмениваться ими, подписывать их электронной подписью. Все данные автоматически вносятся в цифровую бухгалтерию. В программе хранятся актуальные формы, бланки, шаблоны договоров. Кроме того, ПО может проверить, корректно ли заполнены эти документы.

Кадровый учет. Предприятие может вести учет заработной платы, страховых и иных выплат на каждого сотрудника. В некоторых компаниях создают электронный журнал, который хранит профили каждого сотрудника.

Интеграция с банками. В единую систему можно автоматически добавлять выписки из банков и отправлять платежные документы.

Основные шаги по внедрению ПО для учета

Автоматизация – это поэтапный процесс. Рассмотрим основные шаги, которые помогут успешно автоматизировать бухгалтерский и налоговый учет в компании.

Подготовка: навести порядок в финансах и отчетности. Перед тем как начать автоматизацию, важно убедиться, что все финансовые записи корректны. Лучше всего провести аудит текущих процессов. Необходимо заранее устранить ошибки, удалить неактуальную или устаревшую информацию.

Разработать план автоматизации. Определить цели и установить, какие функции должно включать ПО для удовлетворения потребностей компании, а также назначить ответственных лиц.

Выбрать ПО. В этом помогают технические специалисты или внешние подрядчики по внедрению. Они предлагают и разрабатывают программы, показывают и тестируют их функционал, особенности и совместимость с текущей технической базой предприятия.

Настроить ПО. Этот этап включает в себя регистрацию данных компании, интеграцию с другими системами, программами и сервисами.

Обучить персонал.

Чтобы автоматизация была эффективной, необходимо обучить сотрудников работе с новой системой. Например, совместно с техническими специалистами можно организовать семинар, лекцию для бухгалтеров. При этом важно обеспечить постоянный и быстрый доступ к технической поддержке в случае возникновения проблем у сотрудников во время тестового периода.

Проводить мониторинг: регулярное отслеживание эффективности, поддержание системы в актуальном состоянии с помощью обновлений и модернизации, контроль за точностью и полнотой вносимых данных.

Какие трудности могут возникнуть?

Интеграция системы в существующие процессы предприятия. Из-за ограниченного исследования рынка или недопонимания собственных потребностей компании могут выбрать ПО, которое не подходит их специфике бизнеса. К сожалению, руководители нередко пренебрегают планированием перед внедрением нового IT-решения. А это один из важнейших этапов. Четко определив задачи, которые должно выполнять ПО, можно делегировать выбор конкретных инструментов и их настройку техническим специалистам.

Отсутствие обучения сотрудников. При внедрении нового ПО выделить достаточно времени на обучение персонала работе с ним бывает сложно. Но сделать это важно, так как недостаток информации приведет к сбоям в программе, ошибкам, потере времени на исправление ситуации и помощь технической поддержки.

Сопротивление персонала нововведениям. Бухгалтеры боятся остаться без работы. Они опасаются, что из-за быстрых автоматизированных систем их труд потеряет актуальность для компании. На самом деле новшество – это только повод расширить компетенции, научиться эффективно использовать в своей работе систему, которая станет при умелом подходе надежным помощником. Ни одно ПО не сможет функционировать без грамотного специалиста, который настраивает процессы, актуализирует данные и следит, чтобы все работало так, как нужно. Как правило, специалисты, которые с технологиями «на ты», еще больше ценятся в компании, их боятся потерять, их поощряют материально и морально.

Как оценить эффективность внедрения автоматизации?

Сравнивайте между собой конкретные показатели. Например, сколько времени уходило на выполнение рутинных операций до внедрения системы и сколько – после. Оцените, как изменилось количество ошибок и расходов, связанных с их устранением. Проанализируйте затраты, связанные с работой бухгалтерии, до и после автоматизации.

Важно учитывать удовлетворенность и обратную связь от сотрудников, работающих с новой системой. Определите, насколько легко персонал адаптировался к новшеству, получилось ли снизить нагрузку.

Руководителю важно помнить, что ко всему новому нужно привыкнуть. Не стоит при первых препятствиях избавляться от цифровых систем или, наоборот, решительно увольнять всех несогласных. Нужно грамотно донести до персонала преимущества перемен, рассказать о том, как технологии сделают их работу более комфортной и избавят от рутины.

Если Вам требуются юридические и бухгалтерские услуги, а также консалтинговые услуги сканируйте QR-код и пишите «Консультация» для записи ко мне на первичную консультацию WhatsApp.

Мои контакты:

Телеграм:https://t.me/Irina_Bro9

Смертельные ошибки запуска – Елена Бронина

Мой профессиональный рост можно поделить на 2 части: онлайн и офлайн. Начнем с высшего технического образования. По первой профессии я инженер, у которого была прямая дорога на завод в конструкторское бюро. Этого не случилось, на завод не пошла. Окунулась сразу в продажи услуг, работала менеджером.

Следующий этап – руководитель отдела обучения в другой компании. Здесь я осознала, что могу находить общий язык с любым сотрудником и клиентом.

Последнее место работы в офлайн дало огромный скачок в развитии. За 5 лет организовала и провела более 100 мероприятий! Каждое из них можно было сравнить с запуском: свои этапы, структура, финансовые вложения. Главной задачей было заинтересовать людей и донести до них важные смысловые акценты.

Третий декрет. Вместо «алло» я говорю в трубку «агу».

Именно с этого «агу» начинается старт саморазвития в онлайне. Первым бизнес-проектом стал интернет-магазин. Я изучала, как писать продающие тексты, формула цепляющего заголовка «выгода + выгода + выгода» преследовала меня во сне. Настраивала «Яндекс Директ», параллельно исследовала запросы в «Яндекс Вордстат», искала тренды на товары.

Второй проект – сетевой бизнес. У меня была команда, поддержка, но при этом проскальзывало ощущение, что я не на своем месте.

Режим поиска привел к изучению продюсирования, прошла два потока известных на рынке курсов.

Начала сотрудничать с экспертами в областях психологии, женственности и здоровья. Столкнулась с неожиданной проблемой: многие эксперты, несмотря на свои глубокие знания, испытывали трудности с продажами. Как только речь заходила об этом этапе, у них возникали внутренние блоки, и они не могли предложить свои услуги, хотя их ценность была очевидна.