Дмитрий Гриц – Адвокат бизнеса: 20 юридических консультаций понятным языком (страница 38)
Мы спросили, почему так. Оказалось, «нам просто нужно проводить проверку»: не выявлять правонарушения, а проводить проверку. Это разные мотивы. Тогда мы подготовили акты проверки на месяц вперед с разными датами. В актах мы написали, что у нас всё в порядке. И каждый день просто выносили новый акт с актуальной датой. Нас даже поблагодарили, потому что теперь проверка занимала пять минут: они заходили, мы ставили подписи, и готово. При этом сотрудники заведения тоже не отвлекались.
Есть тяжелые случаи, когда проверяющие хотят взятку. Знаю, что в ресторанах и гостиницах часто открыто просят скидочные карты, бесплатный номер или конференц-зал. Тут каждый сам решает, что делать. Но нужно как минимум понимать реальную причину, чтобы не было иллюзий. Свое отношение к коррупции я выскажу в конце этой главы, чтобы не сбивать порядок процедуры проверки.
Закройте доступ к документам
Есть только один вид проверки, когда проверяющие вправе вскрывать любые двери, шкафы, тумбочки и сейфы, – обыск и выемка. Если в компании проходит другой тип проверки и ничего не лежит в открытом доступе, проверяющие могут получить документы только открыто лежащие, например на ресепшене, либо с разрешения директора.
В открытом доступе – это, например, на столе или полках. Поэтому советую все важные документы убирать под ключ, ключ в замке не хранить, замок не открывать. А лучше вообще не хранить важные документы в офисе компании.
На просьбу открыть вы должны открывать, но это если ключ не утерян. А теряются они очень часто.
Инкогнито,
владелец федеральной сети, годовой оборот 10+ млрд рублей
ОБЭП пришли к нам в офис. Мы ничего не боялись, потому что и ваш тренинг проходили, и ничего сверхнезаконного по сравнению с рынком не делали.
Сотрудники полиции зашли ко мне в кабинет с бумагой на обследование и спрашивают: «Сейф вскрывать будем?» А я что-то замялся и говорю: «Вы же не имеете права вскрывать при обследовании». И они мне: «Тогда открывайте сами, если не хотите, чтобы мы разрезали тут его». Я и открыл.
Только потом понял, что нужно было ключ потерять, потому что меня-то не подводили документы из сейфа, а вот стратегических партнеров сильно подкосило. Там чужие схемы налоговых оптимизаций, за них проверяющие и зацепились.
Контролируйте проверяющих
При проверках хорошо бы следить за проверяющими: если они ошибутся, ошибку можно зафиксировать и использовать в суде. Следить должны и понятые. Но понятых привлекают сами проверяющие, и часто они совсем не заинтересованы во внимательном слежении. Напоминайте им об их роли.
Понятые могут называться «представителями общественности», например при проверочной закупке. Но суть одинаковая: фиксировать процедуру проверки. И данные их также должны быть в протоколе. Потом, в суде, у них можно спрашивать, как именно проходила проверка, кто, что и где делал.
Советую быть постоянно рядом с проверяющими. Представьте, что вы водите экскурсию по своей компании и проверяющие всей экскурсионной группой ходят за вами и просят открыть какие-то двери. Некоторые из них открываются, а от некоторых ключи безвозвратно утеряны.
У проверяющих своя стратегия. Например, они разбегаются по разным углам помещения и начинают параллельно всё обследовать. В этом случае ни понятые, ни сотрудники не смогут уследить за действиями, а значит, не получится исключить провокации или злоупотребления. Тогда советую главному лицу произнести:
Из практики. При обыске пресекли параллельные поиски тем, что указали, что на рабочих местах находятся личные вещи сотрудников, которые представляют значительную материальную ценность. Адвокат сразу сел писать заявления о хищении материальных ценностей. Это дисциплинировало проверяющих.
Видеозапись
В проверках много тонкостей, и собственник бизнеса, скорее всего, их все не знает. Да и просто слова директора против слов проверяющего немного в суде весят, а вот видеозапись – веское доказательство. Чтобы не пропустить важное в проверке, советую снимать ее на камеру. Для этого подходят камеры в офисе, а еще можно ходить за проверяющими и снимать на телефон. Вот прямо по пятам, не стесняясь.
Потом видео компания передает адвокату, а тот смотрит, где проверяющие превысили полномочия и за что бы зацепиться.
Возможно, проверяющие скажут, что не давали согласия на съемку. Если это открытый конфликт и есть полицейские, тут каждый сам решает, стоит ли рисковать. Но, по опыту, проверяющие пару раз что-то скажут о съемке, а потом не обращают внимания.
Перед тем как снимать, необходимо обратиться к должностному лицу и сообщить, что будет производиться видеозапись. Он обязан сделать отметку в протоколе по этому поводу.
Иногда камеры на мобильных телефонах могут включаться и у ваших сотрудников. И если не делать это нарочито и нагло, то можно собрать много материала и не уведомляя никого официально.
Если у вас обыск, то все мобильные и любые другие технические средства, скорее всего, будут изъяты. Но ведь есть стационарные видеокамеры общего наблюдения, а если они пишут не на внутренний сервер, а в «облако» – вообще идеально.
Мы находимся в данном помещении на законных основаниях. Я снимаю на видео именно помещение, которое мы арендуем. Попадание проверяющих в кадр – случайность, и это можно исправить, если вы покинете наше помещение.
Проверьте протокол
По итогам проверки проверяющие готовят документ – акт или протокол. Этот документ – фундамент, на котором потом будет строиться весь дальнейший процесс. Повторюсь: по большому счету не важно, что было на самом деле во время проверки. Важно, что осталось в протоколе.
Допустим, в компании четыре огнетушителя, но они не на своих местах. Проверяющие записали в протокол фразу со смыслом: «Огнетушителей нет».
Если директор подпишет протокол, ничего от себя не добавив, компанию оштрафуют, будто огнетушителей нет совсем, а не потому, что они стояли не там, где надо.
Вот самый главный совет о протоколе: если в протоколе что-то не так или просто смущает, четко, отчетливо, крупно и не стесняясь написать, что с протоколом не согласен и с чем именно. И только после того, как это всё четко отмечено, – только тогда подписывать. Если нужно что-то исправить, отлично: просите изменить предложение или даже целый абзац. И так проходите весь протокол.
Протокол – документ для суда. Поэтому в нем должны быть реальные факты, никаких намеков на нарушения со стороны компании и двусмысленных фраз. Проверяющий мог прийти в ваш офис голым в маске Дарта Вейдера и материться на ваших работников, но если это не отражено в протоколе – этого не было.
Замечания можно вносить самим. Написано «Огнетушителей нет», и вы пишете «Данная фраза не соответствует действительности, так как огнетушители находятся в двух метрах от своего места. Прошу осуществить фотофиксацию. Дополнительно фотографирование осуществлено на сотовый телефон “Самсунг А7”».
Протокол изъятия документов и дача объяснений
Если проверяющие забирают с собой документы, то просто так не отдаем. Сначала готовим список, что именно у вас забирают. Никаких фраз вроде «зеленая папка, 240 листов», а описываем каждый значимый документ. Двести сорок документов – значит двести сорок строк. Никуда не торопимся, наливаем кофе и спокойно, без истерик, вносим каждую бумажечку в протокол изъятия. Если часть из этих документов – учредительные, то их можно не идентифицировать отдельными документами, но всё остальное важно прописывать.
Если передать документы без такого списка, есть риск, что проверяющие добавят нужные для них документы или, наоборот, что-то вытащат. Такое бывало.
Перечень документов называется протоколом изъятия. Его обычно готовит компания, а затем подписывает директор или уполномоченное лицо от компании и обязательно все проверяющие, которые проводят проверку и забирают документы.
Проверяющие могут поговорить с сотрудником и задать ему любые вопросы. Это называется «дача объяснений». В этом нет ничего противозаконного, и специальные разрешения для этого не нужны.
Скорее всего, при даче объяснений что-то пойдет не так, потому что проверяющие умеют получать от сотрудников нужную им «прямую речь». А вот сотрудники далеко не всегда умеют противостоять их манипуляциям.
Самый важный момент, который нужно знать про объяснения, – это 51-я статья Конституции. Она о том, что никто не обязан свидетельствовать против себя самого, своего супруга и близких родственников. Чтобы не наговорить глупостей, лучше молчать, сославшись на эту статью.
Евгений Козунов,
совладелец федеральной сети образовательных центров Юниум (Unium), фестиваля наук WOW! HOW?
К нам пришла проверка во главе с прокуратурой, начали опрашивать сотрудников. Судя по протоколу, администратор центра наплел страшной ерунды. Например, что у нас нет лицензии на образовательную деятельность, а на самом деле есть.
Когда я спросил у администратора, почему он так ответил, он сказал, что его вообще не спрашивали о лицензии. И добавил: «Мне всё твердили: “Давай быстро подпишем, и мы тебя отпустим домой”, а я очень хотел домой, поэтому подписал не читая».