Артем Кируш – Карьерный рост без чудес. Рабочие приемы для реального результата (страница 4)
Поиски этих правил не закончатся в этой главе и даже на этой книге. Я постараюсь озвучить все свои основные принципы, на основе которых и под влиянием собственного опыта вы сможете разработать собственные правила. Кроме того, подсказки можно получить от руководства и от коллег, которые наверняка высказывались по поводу каких-то ваших действий или привычек. Некоторыми из них восторгались (значит, стоит сохранить и улучшить эти качества), а какими-то порой оставались недовольны (значит, эти нужно искоренять). Стоит прислушаться к ним, а может, даже обратиться к своим коллегам и руководству с прямым вопросом о том, что еще можно улучшить в вашей работе.
В качестве очередного доказательства важности мелочей я всегда приводил еще один пример, где предлагал представить, как молодой человек подъезжает на красивой, идеально чистой машине к своей возлюбленной прямо к подъезду, встречает ее с букетом цветов и коробкой конфет, в салоне играет любимая музыка этой девушки, он очень плавно ведет машину, заботясь о ее комфорте, настраивает климат-контроль, по пути предлагает ей стакан воды, а может, даже бокал хорошего вина, довозит ее до места назначения и останавливает машину посреди огромной лужи. Вроде все сделал правильно и красиво, но в конце все испортил. Возможно, он приехал за ней по ее большой просьбе и вез ее за несколько сотен километров, но в конце заставил выйти ее из машины посреди лужи.
В работе происходит то же самое. Можно отксерить пятьсот страниц документа за короткое время, но все страницы будут кривыми. Да, они читабельны, но не презентабельны. Юристу можно пойти на ознакомление с материалами дела в несколько томов, сфотографировать каждую страницу, отправить всем файлы, но не удосужившись предварительно повернуть фотографии вертикально. Конечно, это мелочь, можно самому повернуть эти фотокопии документов, но приятнее получить готовый продукт, к тому же один человек перед рассылкой файлов потратил бы, к примеру, пять минут времени на разворачивание фото, а так пятеро получателей этих файлов будут вынуждены потратить по пять минут своего времени на ту же работу, в итоге вместо пяти минут рабочего времени по компании в целом на эту же работу придется потратить уже двадцать пять минут.
Таких мелочей огромное множество. Можно бросить на стол кучу документов на подпись руководителю, а можно вкладками отметить места подписей. Можно просто принести человеку доверенность на его имя, подписанное директором, а можно предусмотрительно приложить пару копий, которые ему понадобятся в будущем. Если же еще эти доверенности вложить в канцелярский файл, причем вложить их правильно, чтобы они не выпадали при подшивке в папку, то есть вложить сверху, а не засовывать их снизу, то наши коллеги и руководство наверняка оценят наш труд, хотя, быть может, прямо об этом и не скажут.
По поводу этой темы файлов мне никогда не удавалось пройти мимо по ряду причин!
Во-первых, я еще в своей первой книге предлагал обратить внимание на то, насколько ленивы те люди, которым трудно вытянуть свою руку чуть дальше, а именно – на 29,7 сантиметра, и взять документ за верх страницы. Неужели их лень настолько высока, что они готовы получать замечания от руководителей, выглядеть в глазах коллег тираннозаврами с короткими передними лапами? Разумеется, им проще схватиться за ближайшую сторону и просунуть в файл снизу, но как можно доверять таким людям, которые из-за собственной лени готовы рисковать выпадающими из файла документами?
Во-вторых, после издания первой книги я получил много отзывов в части этой проблемы с файлами. Одна читательница, работая главным бухгалтером, призналась, что в один день, отчаявшись напоминать о важности правильного использования файлов, зашла в кабинет бухгалтерии, достала с полки первую попавшую под руку папку и начала ее трясти, и документы начали выпадать из тех файлов, куда они были размещены снизу, а не сверху, как положено. После чего сотрудницы возглавляемого ею подразделения были вынуждены собирать документы с пола и потратить время на поиски нужных файлов в общей папке, чтобы вернуть их все на свои места. К сожалению, ее рассказ не завершался счастливым концом, которого я искренне ожидал. Чудо не произошло. Работники этого отдела выбрали путь ленивых тираннозавров, не нацеленных на повышение эффективности своего труда и достижение высоких показателей в карьере и личных доходов, и продолжали засовывать документы в файлы снизу.
Эта история печальна по отношению к главному бухгалтеру. Ведь этот отчаянный жест она совершила не просто так. Она понимала, что тем самым она отвлечет сотрудников от основной работы, но раз она пошла на столь крайние меры, значит, это действительно было важно, как минимум для нее. Раз это важно для руководителя подразделения, значит, несоблюдение этой просьбы может повлечь иные негативные последствия для работников в виде новых замечаний, штрафов или даже увольнения, а прислушавшись к этому совету, можно стать чуть ближе к повышению в должности. Иными словами, когда наступит день выбора, кого назначить на освободившуюся более высокую должность, вряд ли выберут того сотрудника, который за несколько лет работы даже не научился правильно пользоваться канцелярскими файлами.
Положительный момент этой истории заключается в том, что раз это вижу я, раз об этом делятся мои коллеги и читатели, то эта проблема существует, а значит, легким способом – лишь только привив себе привычку правильно складывать документы в файлы, можно получить дополнительные очки личного рейтинга. То есть вы можете оказаться в числе той самой горстки сотрудников компании, которые ответственно относятся к сохранности документов, а может, даже единственным, кто решил накапливать очки в свой личный рейтинг, привив себе привычку протягивать свою руку на 29,7 сантиметра дальше при работе с канцелярскими файлами.
В качестве доказательства того, что эти простые правила, повышающие личный рейтинг, можно обнаружить в любой профессии, я всегда предлагал обратить внимание на других людей, которые окружают нас, в том числе на водителей такси, официантов, парковщиков, дворников, слесарей. Мы каждый день видим разных представителей одинаковых профессий, но в то же время мы наблюдаем, как сильно отличается их отношение к своим обязанностям.
Другим примером я всегда вспоминаю гардеробщиц в одном фитнес-клубе: первая дожидалась, пока я разденусь, после чего брала мою куртку, медленно, почти вразвалку, шла до вешалок, снимала оттуда номерок, вешала мою куртку, возвращалась все тем же неспешным шагом назад и вручала мне мой номерок, а я все это время смотрел на нее и пытался понять причины такого ее поведения. Если то были попытки самоутверждения, показать, что она тут самая главная, что все будут ждать столько, сколько она посчитает нужным, в таком случае все становилось на свои места. Если это главная цель ее жизни, то пусть оно так и будет. Однако меня терзают сомнения в том, что ей простят опоздание, что выплатят премию или предложат лучшую работу.
Сменщица же ее, напротив, чуть ли не бегала, выполняя свою работу. Она всегда улыбалась, здоровалась со всеми, желала нам хорошей тренировки, а на прощание – хорошего дня. Быть может, она делала это не столь искренне, а формально, но всем было приятно. Однако кроме этой доброжелательности она действительно заботилась о посетителях этого фитнес-клуба, старалась улучшить качество своей работы. Для этого она заранее держала номерок наготове. Соответственно, как только я снимал куртку, она тут же вручала мне бирку, и я мог идти на тренировку, мне уже не было необходимости ждать, когда она повесит мою куртку, не приходилось каждый день наблюдать за этим процессом. Это было уже существенным и заметным улучшением в ее работе, но она пошла дальше.
Второй этап явно требовал хорошей памяти, возможно, не всем это дано, но она смогла еще больше повысить качество своей работы. Она запомнила мою куртку, и как только я выходил из зала, она уже снимала ее с вешалки и бережно укладывала на стойку к моему приходу. Я не смог удержаться и выразил свое восхищение в письме в адрес управляющего этим клубом, а в ответ получил сообщение, что эта сотрудница была премирована.
Еще мне очень повезло познакомиться с одним монтажником окон и специалистом по внутренней отделке жилых помещений. На фоне моего первого опыта замены окон, когда после работы бригады специалистов нужно было провести полную генеральную уборку всей квартиры с вывозом мусора, этот мастер впечатлил своей работой «под ключ». Мало того, что он убрал весь мусор за собой, так он помыл все окна, подоконники и откосы, а благодаря его аккуратной работе в доме осталось разве что полы протереть. На самом деле этим он достигал сразу двух целей одновременно. Во-первых, довольные клиенты смело рекомендовали его своим знакомым, а передавая чистые окна, он избегал спорных случаев, когда после его ухода и уборки могли быть обнаружены дефекты, которые фактически можно нанести по неосторожности и во время уборки, то есть не по его вине, но уже пришлось бы спорить и доказывать обратное.