Андрей Зубков – Как с помощью ИИ разобрать завалы в делах и планах (страница 3)
— Здоровье: (если есть ограничения) после 21:00 сложные задачи не тяну.
Как отвечать:
1) Разнеси список по категориям: Работа / Дом / Здоровье / Учёба / Документы / Ожидания от других / Идеи “когда-нибудь”.
2) Для каждой задачи перепиши формулировку в виде “действие + результат + критерий готовности” простыми словами.
3) Если без уточнения нельзя двигаться дальше — задай не больше 5 коротких вопросов. Иначе не задавай вопросов.»
После этого ты вставляешь свой «сырой» список, как есть: из заметок, из головы, из переписки. ИИ возвращает структурированный список, где задачи звучат яснее.
Например, вместо «врач» появляется: «Записаться к терапевту на этой неделе; результат — назначена дата и время; готово, когда запись подтверждена». Вместо «отчёт» — «Собрать цифры за декабрь и отправить отчёт руководителю; готово, когда письмо отправлено и есть копия в “Отправленных”». Если в списке есть «жду ответ от…», ИИ вынесет это в «Ожидания от других», чтобы ты не пытался “делать” то, что сейчас не в твоей власти.
Дальше ты сохраняешь базовый промпт в удобное место: в заметку, закреп в мессенджере, шаблон в приложении заметок — где ты точно его найдёшь. Важно, чтобы он был один и актуальный. Если ты используешь ИИ регулярно, этот текст станет твоей «кнопкой запуска»: вставил — и можно разбирать любые хвосты одинаковым способом.
Запомни и попробуй применить:
— Дай ИИ роль помощника: он ускоряет сортировку и формулировки, а решения остаются за тобой.
— Коротко научи ИИ твоему контексту: работа, дом, семья, учёба, здоровье и ограничения по времени и энергии.
— Сохрани базовый промпт и используй его как первый блок в каждом разборе дел, дополняя и уточняя по мере необходимости.
Глава 5. Где прячутся твои незавершённые дела
— Составь список всех мест, где лежат задачи: мессенджеры, почта, заметки, бумага, голова
— Отметь, какие источники самые «тяжёлые» и запутанные
— Определи порядок обхода источников: от простых к сложным
Обычно «завал» ощущается не как один большой список дел, а как постоянные мелкие напоминания. В чате висит «ответить позже», в почте — письмо «разобрать на выходных», в заметках — список покупок вперемешку с идеями, на бумажке — телефон мастера, а в голове — «надо бы записаться к врачу». Ты садишься планировать, но быстро упираешься в простую проблему: непонятно, где вообще искать все эти хвосты, и кажется, что их бесконечно много.
Ключевой принцип здесь такой: сначала найди все места, где могут лежать незавершённые дела, и пройди их в понятном порядке. Не пытайся сразу «навести идеальный порядок» и не начинай с самого страшного. Твоя цель на этом шаге — не решить задачи, а обнаружить источники задач и выстроить маршрут по ним.
Начни с того, что составь список мест, где у тебя прячутся дела. «Источник» — это любое место, куда попадает напоминание о деле: приложение, блокнот, стопка бумаг или даже привычка держать что-то в голове. Пиши список коротко, без деталей.
Важно не пропустить типичные категории:
Мессенджеры: личные чаты, рабочие чаты, «Избранное», закреплённые сообщения, непрочитанные, голосовые, пересланные себе сообщения.
Почта: входящие, «помеченные», «непрочитанные», черновики, письма с вложениями, отдельные ящики (личный/рабочий).
Заметки: заметки в телефоне, отдельные приложения, документы, списки «покупки/идеи/планы», вкладки в браузере «почитать».
Бумага: ежедневник, стикеры, листочки в кошельке, бумаги на столе, письма и квитанции, документы «разобрать».
Голова: то, что ты регулярно вспоминаешь в неподходящий момент (в душе, в дороге, перед сном).
Сделай мини-проверку: список источников должен быть конечным и конкретным. Не «интернет», а «вкладки в браузере» или «закладки “прочитать позже”». Не «работа», а «рабочая почта» и «рабочий чат».
Дальше отметь, какие источники самые «тяжёлые» и запутанные. «Тяжёлый источник» — тот, где много накопилось, всё перемешано, и ты заранее чувствуешь сопротивление. Отметь рядом с каждым источником одно из трёх значений: лёгкий / средний / тяжёлый.
Оценивай по трём простым признакам:
Объём: там много сообщений, писем, заметок или бумажек.
Смешанность: задачи, идеи и просто информация лежат вперемешку.
Неясность: часто непонятно, что именно нужно сделать и с чего начать.
Не анализируй глубже. Тебе не нужно сейчас решать, почему так получилось. Тебе нужно понять, где «болото», а где можно быстро собрать первые результаты.
Теперь определи порядок обхода источников: от простых к сложным. Это важно по двум причинам.
Во‑первых, ты быстрее увидишь прогресс: из лёгких источников легко достать десятки мелких хвостов и перенести их в единый черновик. Во‑вторых, когда дойдёшь до тяжёлых мест, у тебя уже будет привычка «просто извлекать», а не зависать в раздумьях.
Собери порядок в виде короткого маршрута из 5–10 пунктов. Пример логики: сначала то, где мало и понятно (бумажка в кошельке, «Избранное»), потом среднее (заметки, личная почта), и только потом тяжёлое (рабочие чаты, старые письма, стопка документов). Если у тебя несколько тяжёлых источников, поставь самым последним тот, который вызывает больше всего путаницы.
Сделай себе простое правило на обход: в каждом источнике ты не выполняешь задачи и не переписываешь красиво. Ты только вытаскиваешь формулировки дел в один черновой список. Если попадается что-то неясное, записывай как есть: «уточнить про…», «разобраться с…», «ответить…». Прояснение будет позже, на другом шаге.
Сценарий, как это может выглядеть в реальной жизни. Вечером ты выделяешь 40 минут и открываешь пустую заметку «Черновик задач». Дальше делаешь список источников:
1) Бумажки: кошелёк, стол.
2) Мессенджер: «Избранное».
3) Личные заметки в телефоне.
4) Личная почта: помеченные.
5) Рабочий чат: непрочитанные и закрепы.
6) Стопка документов «разобрать».
Рядом ставишь метки: 1 — лёгкий, 2 — лёгкий, 3 — средний, 4 — средний, 5 — тяжёлый, 6 — тяжёлый. Маршрут получается «1 → 2 → 3 → 4 → 5 → 6».
Ты начинаешь с бумажек. Находишь: «оплатить интернет», «позвонить в сервис по холодильнику», «купить батарейки». Переносишь в черновик и убираешь бумажки в одно место, чтобы не расползались снова.
Потом открываешь «Избранное» в мессенджере: «скинуть Пете фото договора», «заказать фильтры для воды», «ответить маме про выходные». Всё — в черновик.
Дальше — заметки: видишь список «здоровье» и добавляешь «записаться к стоматологу», «сдать анализы (уточнить какие)». Почта: из помеченных вытаскиваешь «подтвердить запись в МФЦ», «вернуть товар — найти чек».
И только после этого, если осталось время и силы, заходишь в рабочий чат и выписываешь хвосты из закрепов: «дать ответ по макету», «согласовать дату созвона», «подготовить 3 пункта для встречи». Стопку документов оставляешь на конец: если не успеваешь — ничего страшного, маршрут уже есть, продолжишь завтра с того же места.
К концу у тебя не идеальный план и не «всё решено», а важный результат: ты перестал искать задачи по памяти и начал их находить системно.
Запомни и попробуй сделать сразу после чтения:
- Составь конечный список источников, где у тебя живут незавершённые дела: мессенджеры, почта, заметки, бумага, голова — с уточнениями, где именно.
- Отметь тяжёлые источники (объём, смешанность, неясность) и не начинай с них.
- Построй маршрут обхода от простых к сложным и на первом проходе только извлекай хвосты в один черновик, не выполняя их.
Глава 6. Сбор задач из мессенджеров
— Просмотри последние 1–3 месяца переписок и выпиши все обещания и просьбы
— Используй ИИ для сжатия длинных переписок в список возможных задач
— Отметь задачи, которые уже не актуальны, и сразу пометь их как «проверить актуальность»
Обычно задачи из мессенджеров не выглядят как задачи. Они спрятаны в переписках: «скину завтра», «давай созвонимся», «напомни в пятницу», «я уточню и вернусь». Проходит неделя, потом месяц, чат уезжает вниз, а ощущение долга остаётся. Начинающий часто пытается «просто перечитать всё», быстро устает и бросает, потому что непонятно, что именно выписывать и как не утонуть в деталях.
Ключевой принцип простой: из мессенджеров нужно извлекать не «важные сообщения», а обязательства — то, что ты обещал сделать или тебя попросили сделать. Обязательство — это любая договорённость о действии: ответить, отправить, уточнить, подготовить, купить, согласовать, созвониться. Если извлекать именно обязательства, переписка превращается в понятный черновик задач, который дальше легко разобрать.
Работает это так. Сначала ты ограничиваешь объём, чтобы не перегореть: смотришь переписки только за последние 1–3 месяца. Этого почти всегда достаточно, потому что старые договорённости либо уже закрыты, либо всё равно потребуют проверки актуальности.
Выбери 5–10 чатов, где чаще всего появляются «хвосты»: рабочие диалоги, семейные, с мастерами, с друзьями, где вы что-то планируете.
Дальше в каждом чате ищи три типа фраз и выписывай их отдельными строками в свой общий черновой список дел:
1) твои обещания: «я сделаю/пришлю/уточню/запишусь/оплачу»;
2) просьбы к тебе: «можешь/нужно/проверь/скинь/напомни»;
3) договорённости: «давай в среду/созвон в 15:00/встретимся/жду от тебя».