Андрей Зубков – Как с помощью ИИ разобрать завалы в делах и планах (страница 5)

Ключевой принцип простой: отделяй «задачи» от «текста». Заметка может быть длинной и полезной, но система дел должна хранить только действия, которые нужно выполнить. Всё остальное — справка, черновик или архив.

Твоя цель на этом шаге — пройтись по заметкам и документам, вытащить из них действия и сложить в единый список. А сами заметки пометить: оставить как справку или убрать в архив.

Работает это так. Сначала ты ограничиваешь объём, чтобы не утонуть: берёшь только последний год. Этого достаточно, чтобы собрать актуальные хвосты, и достаточно мало, чтобы закончить за один вечер.

Просматривай папки с заметками и документами не «в поисках идеала», а как ревизию: открыл файл — понял, есть ли там незавершённые действия — извлёк — пошёл дальше.

Дальше тебе нужно извлекать не «всё подряд», а фрагменты с идеями и планами. Фрагмент — это абзац, список, кусок переписки, заголовки с пунктами, где есть намерение: «надо», «сделать», «подумать», «проверить», «купить», «оформить», «созвониться», «подготовить».

Не копируй в ИИ весь документ целиком, если он большой. Скопируй только те части, где потенциально есть действия. Так ты получишь более точный результат и не потратишь время на лишнее.

Потом подключай ИИ как «переводчика» из текста в задачи. Тебе важно получить на выходе список действий, а не пересказ заметки.

Сформулируй запрос так, чтобы ИИ:

1) нашёл действия,

2) превратил их в задачи,

3) задал вопросы там, где непонятно.

Используй простой формат, чтобы потом легко перенести в свой список дел.

Вот рабочий запрос, который можно копировать и повторять для каждого фрагмента:

«Ниже фрагмент моей заметки. Преврати его в список задач. Для каждой задачи напиши: действие + результат (что должно быть готово) + критерий готовности (как понять, что сделано). Если в тексте есть “идеи” без обязательств — вынеси отдельно как “Идеи”. Если чего-то не хватает для формулировки задачи — задай 3–5 уточняющих вопросов. Текст: …»

Нормальный ответ ИИ выглядит как короткий список задач, а не как длинное сочинение. Если ИИ начинает «объяснять», останови и уточни: «Не объясняй, дай только список задач и вопросы».

Твоя задача — быстро собрать черновик дел, а не обсуждать каждую формулировку.

Последний элемент механики — отметки для самих заметок. После того как ты извлёк задачи, заметка должна получить статус. Варианта два.

Первый: «оставить как справку» — если там есть данные, которые ещё понадобятся (адреса, реквизиты, инструкции, результаты обследований, договорённости).

Второй: «архивировать» — если заметка была временной, а всё полезное ты уже вытащил в задачи. Архив — это не удаление; это способ убрать шум из поля зрения, чтобы новые дела не терялись среди старых черновиков.

Сценарий применения может выглядеть так. Ты открываешь папку «Заметки» и решаешь пройти последний год. Находишь файл «Ремонт_кухня.txt». Внутри — список: «узнать стоимость столешницы», «выбрать светильники», «согласовать дату с мастером», ниже — ссылки и размеры.

Ты копируешь в ИИ только список и абзац с размерами и пишешь запрос.

ИИ возвращает, например:

— «Позвонить/написать в 2 компании и получить расчёт стоимости столешницы по размерам X×Y. Готово, когда есть 2 цены в заметке/таблице.»

— «Выбрать 2–3 варианта светильников (модель + цена + где купить). Готово, когда есть список вариантов и один выбранный.»

— «Согласовать с мастером дату установки. Готово, когда дата подтверждена в переписке/календаре.»

И отдельно: «Идеи: рассмотреть подсветку под шкафами».

Ты переносишь задачи в единый список дел. Затем возвращаешься к файлу. Смотришь: размеры и ссылки ещё пригодятся. Значит, помечаешь заметку как «Справка — ремонт кухня» (например, добавляешь в начало строку «СТАТУС: справка» или переносишь в папку «Справка»).

А вот другая заметка «Подарки_идеи_прошлый_НГ» после извлечения пары задач оказывается неактуальной. Ты убеждаешься, что полезные действия перенесены, и переносишь файл в «Архив 2025». В итоге у тебя меньше мусора в заметках и больше ясности в списке дел.

После этой главы унеси три вещи.

Первое: просмотри папки с заметками и документами за последний год как ревизию, а не как чтение — цель найти незавершённые действия.

Второе: копируй в ИИ только фрагменты с идеями и планами и проси превратить их в задачи в формате «действие + результат + критерий готовности».

Третье: после извлечения задач помечай заметки — оставь как справку или архивируй, чтобы они больше не мешали.

Глава 9. Сбор задач из головы и бумажных носителей

— Сделай «мозговой слив»: выпиши всё, что вспоминается, без структуры

— Пройди по рабочему столу, бумажкам, стикерам и добавь всё в один список

— Используй ИИ, чтобы сгруппировать похожие пункты и убрать явные повторы

Обычно «завал» начинается не с почты и мессенджеров, а с головы и бумажек. В голове крутится: «надо бы записаться к врачу», «не забыть оплатить», «позвонить», «доделать отчёт». На столе лежат стикеры, квитанции, листочки с телефонами и обрывками мыслей.

Проблема в том, что это всё существует в разных местах и в разном виде. Пока оно не собрано в одно место, ты не можешь нормально оценить объём, выбрать приоритеты и спланировать неделю: часть дел просто не видна.

Ключевой принцип простой: сначала собери всё в один черновой список без попыток навести порядок. Черновой список — это временный список, куда ты складываешь все пункты как есть, даже если они звучат криво, повторяются или непонятно сформулированы.

На этом шаге ты не решаешь, что важно, и не превращаешь записи в «идеальные задачи». Ты только вытаскиваешь всё наружу и фиксируешь в одном месте.

Этот принцип работает, потому что у него есть чёткая логика. Во‑первых, мозг плохо хранит десятки незакрытых «надо» и постоянно напоминает о них в неподходящий момент. Когда ты выписываешь их, ты освобождаешь внимание: теперь напоминание живёт на бумаге или в заметке.

Во‑вторых, бумажные носители — это отдельный «склад» дел. Пока ты не пройдёшься по нему целиком, часть обязательств будет выпадать: один стикер на мониторе, другой в кошельке, третий в блокноте.

В‑третьих, после сбора список получится грязным: там будут дубли, похожие формулировки и «одно и то же разными словами». Здесь полезен ИИ как помощник: он быстро сгруппирует похожие пункты и уберёт явные повторы, чтобы дальше было проще прояснять и планировать.

Сделай «мозговой слив». Поставь таймер на 10–15 минут. Открой один документ или заметку, куда будешь складывать всё подряд. Пиши короткими строками, по одному пункту на строку.

Не останавливайся, чтобы «правильно сформулировать». Если мысль смутная, так и запиши: «что-то с налогами», «уточнить по страховке», «разобраться с фото на телефоне». Если вспоминается контекст — добавь его в скобках: «позвонить Саше (про доставку)».

Результат этого шага проверяется просто: у тебя есть список, который заметно длиннее, чем ты ожидал, и в нём есть всё — от важного до мелочей.

Дальше пройди по бумаге и рабочему месту. Иди по маршруту, чтобы ничего не пропустить: стол → монитор и клавиатура → тумбочка/ящики → сумка/рюкзак → кошелёк → блокнот → любые стопки «разобрать потом». С каждого носителя переноси пункты в тот же черновой список.

Если на бумажке написано непонятно, не пытайся расшифровать сейчас — перепиши как есть и добавь пометку «непонятно». Если удобнее, сфотографируй бумажку и потом перепечатай, но не оставляй фото «на потом» без переноса в список: цель — один список, а не новая куча источников.

Результат шага: все бумажные напоминания либо превратились в строки в списке, либо (если это документы) получили строку‑напоминание вроде «разобрать документы: квитанции/договор (лежит на столе)».

Когда список собран, не начинай вручную чистить его часами. Используй ИИ, чтобы быстро сгруппировать похожие пункты и убрать явные повторы. Скопируй весь список (или первую порцию, если он очень длинный) и отправь запрос.

Пример запроса:

«У меня черновой список дел. Сгруппируй похожие пункты и убери явные повторы. Ничего не выдумывай и не добавляй. Сохрани исходные формулировки, но если два пункта явно про одно и то же — оставь один, а второй пометь как дубль. Выведи результат так:

1) Группа (название 2–4 слова)

— пункты

2) Отдельные пункты без группы

Вот список:

[вставь список]»

Нормальный ответ ИИ будет выглядеть как несколько групп по смыслу (например, «Дом и быт», «Здоровье», «Работа», «Документы»), а внутри — твои же строки, иногда с пометкой «дубль». Тебе не нужно, чтобы группы были идеальными. Тебе нужно, чтобы список стал короче и понятнее для следующего шага: прояснения и планирования.

Если ИИ начал «улучшать» формулировки, добавлять новые задачи или превращать всё в план — останови и уточни. Отправь короткую правку: «Не переформулируй и не добавляй. Только группировка и удаление дублей».

На этом этапе важно удержаться от желания сразу привести всё в порядок. Задача — получить чистый черновик: один список без бумажных хвостов и без очевидных повторов.

Унеси из этого шага три вещи. Первое: сделай мозговой слив без структуры и без оценок, пока не закончится поток. Второе: пройди по столу и всем бумажкам по маршруту и перенеси всё в тот же список. Третье: отдай ИИ только задачу «сгруппировать и убрать дубли», чтобы получить более компактный черновик для дальнейшей работы.