Алексей Минкевич – Проджект-менеджмент. Как быть профессионалом (страница 3)

Для чего нужны проекты

Любой проект служит определенной цели и решает конкретные задачи бизнеса.

1. Коммерческая цель. Бизнес хочет создать и запустить новый продукт, чтобы заработать денег.

2. Требования рынка и соответствие времени. У всех конкурентов уже внедрено какое-то решение или функция, а у вас еще нет. Вы теряете клиентов, и это нужно исправить.

3. Запросы пользователей. Клиенты сообщают о том, какой функционал они хотели бы получить, и мы усиливаем конкурентное преимущество нашего решения.

4. Законодательные требования. Допустим, правительство приняло решение, что каждый кассовый аппарат должен отправлять в налоговую данные обо всех операциях в режиме реального времени. Следовательно, мы инициируем проект по внедрению решения, которое приведет работу кассовых аппаратов в соответствие с требованиями закона.

5. Технический прогресс. Появляются новые, улучшенные технологии, а старые отмирают. Следовательно, нам необходимо постоянно поддерживать актуальное состояние. В качестве примера можно привести технологию веб-анимации Flash, которая в свое время была популярна, но потом ее вытеснил более современный и безопасный HTML5.

6. Социальная необходимость. Например, озеленение и благоустройство улиц, обустройство парков или благотворительность.

7. Обновление бизнес-процессов и инфраструктуры. Компания пересматривает внутренние процессы, чтобы повысить эффективность. Это может включать внедрение гибких методологий (Agile), автоматизацию работы с клиентами (CRM) или оптимизацию управления ресурсами (ERP-системы, такие как SAP).

8. Воплощение мечты в жизнь. Это может быть проект по созданию собственной команды по автоспорту, организации кругосветного путешествия, строительству дома, ремонту квартиры или проведению свадьбы.

На первом шаге бизнес определяется со своей целью. Потом компания начинает рассматривать возможные варианты решения, пытаясь ответить на вопрос о том, как именно можно достичь цели. Если вариантов несколько, то на следующем этапе выбирается один из них – и рождается проект. После того как проект становится реальностью, бизнес проверяет, достигнута ли цель.

Процесс появления проекта

Процесс появления проекта схематически показан на рисунке 1.

Еще не так давно, чтобы получить банковскую карту, нужно было лично прийти в отделение и заполнить бумажное заявление, а мобильные приложения для управления счетами только набирали популярность. Совет директоров банка поставил стратегическую задачу – увеличить количество клиентов на 1 миллион человек.

Чтобы достичь этой цели, руководство начало искать возможные пути решения. Среди вариантов рассматривались:

● установить рекламные билборды по всей стране;

● запустить рекламу на радио и телевидении;

● открыть новые отделения банка в населенных пунктах, где еще нет представительств;

● привлечь новых клиентов из населенных пунктов, где еще нет представительств банка, при помощи мобильных пунктов продаж услуг.

Для последнего варианта нужно разработать мобильное приложение, способное проверить паспортные данные и открыть счет. Идея в том, что сотрудник банка берет мобильный телефон с установленным приложением и сумку с конвертами. В каждом конверте есть кредитная карточка с балансом в 100 руб. Сотрудник едет в населенный пункт, где еще нет отделения, и начинает рекламировать продукт банка – мини-кредит. Те, кто заинтересовался, могут сразу же предоставить необходимую информацию о себе. При помощи мобильного приложения сотрудник банка проверяет эту информацию, открывает счет и привязывает к нему по штрих-коду кредитную карточку с деньгами. Таким образом, человек сразу получает кредит в 100 руб., а банк – нового клиента.

Совет директоров банка принимает решение остановиться на последнем варианте. Важно понимать, что цель бизнеса и цель проекта – это не одно и то же. В данном примере цель бизнеса – миллион новых клиентов. А цель проекта – разработать мобильное приложение под Android OS, которое умеет фотографировать паспорт, отправлять фото паспорта и обмениваться информацией с серверами банка.

Приложение должно позволять сотруднику банка совершать следующие действия:

● пройти авторизацию в приложении;

● используя камеру телефона, сфотографировать паспорт потенциального клиента. Приложение должно распознать штрих-код паспорта, отослать картинку и данные штрих-кода в расчетный центр банка, где за пять секунд потенциальный клиент проходит проверку системы безопасности. Затем принимается решение, можно ли открыть ему кредит с лимитом в 100 руб.;

● если ответ положительный, приложение должно считать QR-код с конверта с картой, создать нового пользователя в банке и привязать к нему кредитную карточку, а потом подтвердить успешность операции;

● выдать клиенту карту. Для активации клиенту необходимо приехать в ближайшее отделение банка и подписать договор.

Важным требованием является возможность работы приложения в условиях медленного мобильного интернета (на тот случай, если в населенном пункте нет 3G).

Проект оказался очень успешным. С его помощью банку удалось привлечь 2 млн клиентов, так что совет директоров был очень доволен.

Но всегда ли успешное выполнение проекта означает достижение бизнес-цели? И за что в таком случае отвечает руководитель проекта?

Руководитель проекта несет ответственность за реализацию: соблюдение сроков, бюджета и запланированного объема работ. Однако выбор решения, которое действительно приведет к достижению бизнес-цели, остается за бизнесом. Если стратегия оказалась неэффективной, это ответственность бизнеса, а не руководителя проекта.

Треугольник управления проектами

Проекты существуют в условиях тройного ограничения: что нужно сделать, к какой дате и за какие деньги. В терминах проектного управления это содержание работ, расписание и бюджет. Эти ограничения часто изображаются в виде треугольника (рис. 2).

Давайте остановимся на каждой из его вершин подробнее.

Содержание работ (Scope). Это список всех работ, которые необходимо сделать в ходе проекта, своеобразный список дел (To do list).

Расписание (Schedule). Проект ограничен во времени: у него есть дата начала работ и дата, к которой он должен быть завершен.

Бюджет (Cost). Объем финансирования, который выделяется на реализацию проекта.

Все три ограничения взаимосвязаны. Изменение одного параметра всегда влечет за собой и изменение двух других.

Давайте посмотрим на примере. Допустим, вы решили реализовать проект «Ужин для друзей».

Бизнес-цель – социальная необходимость: вы давно не видели друзей и хотите пообщаться.

Цель проекта – к 20:00 приготовить ужин на четверых: для вас и троих друзей.

Содержание работ будет выглядеть следующим образом:

1. Купить картошку, мясо и пиво;

2. Навести порядок в квартире;

3. Почистить картошку;

4. Приготовить мясо в духовке;

5. Сварить картошку;

6. Накрыть стол.

Бюджет проекта составляет 110 руб.:

● 1 кг мяса – 60 руб.;

● 2 кг картошки – 10 руб.;

● четыре бутылки пива – 40 руб.

Так как друзья приглашены на определенный день и время, необходимо спланировать работы – для этого существует расписание проекта: стол должен быть накрыт к 20:00, поэтому вам нужно оценить, в котором часу уйти с работы, чтобы успеть подготовиться. По вашей оценке:

1. Покупки займут 30 минут;

2. Уборка квартиры – 20 минут;

3. Почистить картошку – 15 минут;

4. Приготовить мясо – 60 минут;

5. Сварить картошку – 30 минут;

6. Накрыть стол – 15 минут.

Поскольку задачи 1, 2 и 3 выполняются последовательно, то есть друг за другом, в сумме они займут 65 минут (30 + 20 + 15). А вот задачи 4, 5 и 6 вы можете делать параллельно: за 10 минут вы подготовите мясо и поставите его в духовку на 50 минут. Пока будет готовиться мясо, вы сварите картошку и накроете стол. Вот как это выглядит на диаграмме Ганта, или «в колбасках», как нежно и с любовью ее называют некоторые менеджеры проектов (рис. 3).

Таким образом, вам понадобится 2 часа 5 минут на подготовку ужина для гостей, то есть уйти с работы нужно будет в 17:55. Как видите, проект простой и очень понятный.

Как изменение содержания проекта влияет на бюджет и расписание

Вы вспомнили, что один из ваших друзей теперь веган и не ест мясо, поэтому в меню нужен салат из свежих овощей. Это меняет содержание проекта – теперь список работ будет выглядеть следующим образом:

1. Купить картошку, мясо, овощи для салата и пиво;

2. Навести порядок в квартире;

3. Почистить картошку;