Александр Толстяков – Юридический документ (страница 3)

Если вы составляете просьбу (ходатайство), то важно конкретно отметить, в чем выражается эта просьба и на чем она основана, без «лишней воды» и вставки ненужного текста.

Если вы пишите письмо, то вам достаточно конкретизировать ваше обращение (что вы хотите донести до адресата).

Не цитируйте статьи закона, это не нужно ни вам, ни адресату.

Укажите лишь статьи, на которые ссылаетесь как на правовую основу вашего документа и этого будет вполне достаточно.

4. Оформление документа

В современном виде уже трудно представить себе человека, который оформляет документ в рукописном виде. Каждый документ, в основной своей массе, изготавливается с помощью компьютера/ноутбука/планшета.

Однако, бывают случаи, когда человеку, который обратился в определенное учреждение для разрешения вопроса, требуется в моменте написать рукописное заявление или обращение в письменной форме.

В этом случае очень важно: написать такой документ разборчиво, не торопясь; указать суть обращения (см. содержание документа), указать полные реквизиты (в том числе банковские, если речь идет о денежных средствах) и подать такое обращение (обязательно в двух экземплярах, на одном из которых сотрудник учреждения обязан сделать отметку о его принятии).

В случае же подготовки документа с использованием технических средств имеется намного больше времени для этого. К сожалению, на практике я очень часто встречаю документы, изготовленные с помощью технических средств, которые вовсе не оформлены или оформлены небрежно и с ошибками.

Оформление документа – не менее важная часть при его составлении. Важно предусмотреть: изложение, орфографию, размещение текста, наличие заглавия, абзацы, наличие интервалов между предложениями, шрифт, переносы, наличие знаков препинания и т.д. И здесь я говорю абсолютно серьезно!

Например:

«Столб рядом с моим участком по адресу: _____________ (адрес полностью) скоро упадет. Примите меры».

или

«Уважаемый _________________ (имя и отчество)!

Обеспокоен тем, что столб с линиями электропередач, который расположен рядом с моим участком по адресу: _______________ (адрес полностью), находится в неудовлетворительном состоянии и имеет сильный наклон в сторону участка.

Во избежание причинения мне и моему имуществу ущерба, прошу Вас принять необходимые меры».

Как думаете, разница очевидна?

Оформление документа можно сопоставить с получением подарка. Представьте себе: вы получаете подарки от двух разных людей: в одном случае подарок запакован в красивую коробку, с ленточкой и открыткой с подписью; в другом случае – подарок никак не оформлен и просто передан вам. В каком случае вам больше понравится дарение подарка?

То же самое и с документом. Поверьте, я знаю о чем я говорю. Я немалое время работал в судебной системе и видел реакции судей, которые получали документы с определенным оформлением или вовсе без него (хуже всего – с ошибками). Реакция была молниеносной.

Правильно и красиво оформленный документ заложит у адресата определенное, даже приятное отношение к вам и наоборот.

Поэтому, занимаясь оформлением документа, относитесь к этому ответственно.

Более подробно касательно оформления документа написано в гл.4 настоящей книги.

5. Реквизиты

Нередко люди пренебрегают использованием полных реквизитов в документах, что впоследствии оборачивается определенными трудностями.

Например, стороны не используют адреса электронной почты или определенные мессенджеры для переписки и не указывают об этом в тексте договора или переписке. А ведь общение путем электронной переписки в современном виде экономит время и, соответственно, деньги.

Или сторона, направляющая другой стороне претензию об уплате денежных средств, не указывает реквизиты для перечисления, которые у другой стороны отсутствуют. Как в данном случае, при признании претензии обоснованной, другой стороне перечислить денежные средства? В этом случае, даже при передаче спора на рассмотрение другой стороны, соблюдение досудебного порядка рассмотрения спора могут признать необоснованным.

В документе важно указать все реквизиты, включающие в себя:

– наименование;

– ИНН, ОГРН (для юридического лица);

– юридический адрес/адрес регистрации, в том числе почтовый адрес;

– адрес электронной почты (достаточно одного, чтобы не путаться);

– телефоны/мессенджеры для использования;

– банковские реквизиты;

– реквизиты представителя/контактного лица (при наличии).

Резюме: при подготовке любого документа стоит обратить внимание на реквизиты, чтобы минимизировать риск наступления неблагоприятных последствий, которые могут наступить тогда, когда их совсем не ждешь.

В следующей главе я расскажу про наиболее распространенные виды документов, которые мы составляем в процессе своей жизни.

«Да, кум, пока не перевелись олухи на Руси, что подписывают бумаги не читая, нашему брату можно жить» (И.А. Гончаров, роман «Обломов»)

ГЛАВА 2. ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ

Существует невероятное множество видов документов, используемых в жизни. И каждый документ индивидуален, поскольку применяется для решения той или иной задачи. Кому-то требуется написать письмо с предложением о сотрудничестве, кому-то написать заявление о рассмотрении определенного вопроса, а кому-то и исковое заявление с целю защиты своих прав и законных интересов в судебном порядке, хотя, конечно, в последнем случае лучше всего обратиться к квалифицированному юристу.

И если детально раскрывать каждый из видов документов, то одной главы будет недостаточно. Можно будет написать целую книгу.

В этой главе я остановлюсь на самых распространенных видах документов, без которых невозможно инициирование дела или разрешение вопроса.

Итак, по порядку.

«Письмо не краснеет» (Марк Тулий Цицерон)

Письмо.

Письмо – пожалуй самый востребованный документ в ежедневной деятельности.

Изначально письмом называли рукописное (содержащее текст) сообщение, выполненное на бумаге (листе пергамента или куске бересты). Искусство написания писем было популярно среди византийских интеллектуалов и рассматривалось как разновидность риторики.

В наше время письмо претерпело такие изменения, что мы ежедневно направляем друг другу письма, находясь в разных уголках нашей Земли, используя электронную форму взаимодействия. Причем, при такой форме письмами мы обмениваемся мгновенно.

Можете себе только представить: чтобы написать письмо раньше, до недавнего времени (лет так пятьдесят назад), нужно было быть грамотным человеком, знать правила языка, обороты и т.д., поскольку письмо оформлялось в рукописном варианте. Сейчас же многие люди даже не задумываются о знаках препинания, не говоря уже о содержании письма. Почему? Причин много: наличие техники, с помощью которой исправить ошибки в письме; ежедневная многозадачность и, в связи с этим, быстро написанный, неотредактированный и отправленный текст; и одна из более серьезных причин, на мой взгляд – поверхностное отношение к письму, мол, и так сойдет.

Меня это всегда расстраивает, когда я вижу безграмотно составленное письмо, особенно, когда пытаешься разобрать смысл письма. А каково человеку, который это письмо получает? Мне повезло в студенческое время ходить в библиотеки, делать записи из учебников для составления курсовых работ, записывать лекционный материалах в тетрадях. Это придавало ответственности и грамотности. Даже не знаю, ходят ли сейчас студенты в библиотеки и пишут ли в тетрадях.

Технологии развиваются, безграмотных прибавляется.

В юридических специальностях, несмотря на все имеющиеся технологии, важно уметь составлять письма, и не только адресованные в государственные учреждения, но и в общении со всеми людьми. Ведь в юридической сфере одним из важных элементов качества работы было и остается – грамотное и профессиональное составление документа.

Говоря о видах писем, можно отметить, что в практике распространены следующие письма:

– информационное письмо (название говорит само за себя – содержит определенную информацию для адресата);

– письма, содержащие определенную просьбу или ответ на такую просьбу;

– личное письмо, содержащее зачастую конфиденциальные сведения и адресованное конкретному человеку. Я не просто выделил «личное письмо» среди прочих писем. Это обусловлено тем, что: во-первых, такое письмо может содержать информацию или сведения для конкретного человека, в том числе интимного характера; во-вторых, направлено, как правило, на возникновение у адресата определенных эмоций; в-третьих, во многих странах, включая Российскую Федерацию, в конституциях закреплено гарантийное право каждого на тайну личной переписки или сообщений и несоблюдение такой тайны со стороны какого-либо лица может повлечь соответствующую, включая уголовную, ответственность;

– деловое письмо (письмо, составляемое в процессе определенной деятельности). Такое письмо используется среди сотрудников, в процессе оказания услуг, выполнения работ или приобретения товаров;

– сопроводительное письмо (разновидность делового письма), суть которого состоит в пояснении или дополнении к прилагающимся к письму документам (например, сопроводительное письмо, в котором отправитель указывает на возможность выполнения той или иной работы, с приложением к письму списка сотрудников или расчета стоимости выполняемой работы);