Александр Григорьев – Адаптация персонала - новая реальность. (страница 4)

В группу основных очных занятий с кандидатом должно входить: логистика — способы и стоимость доставки; закупки — условия работы с поставщиками; бухгалтерия — типы документов; склад — упаковка и хранение товара; маркетинг — привлечение клиентов, реклама; руководство — стратегия, планы, финансы.

Техническое обеспечение процесса адаптации сотрудника подразумевает создание специальной базы знаний, поддерживающей сведениями об основных технических процессах работы.

Подготовка технических материалов всеми службами компании гарантирует экономию времени и минимизацию ошибок новых сотрудников, а также воспитание профессионала в будущем.

Обратная связь с кандидатом в процессе адаптации подразумевает получение отзыва кандидата о принятии им той или иной части передаваемой информации. Совместная деятельность по корректировке существующей программы подготовки на всех этапах и во всех звеньях системы адаптации.

Важным процессом является формирование у кандидата перспектив его развития в компании, активизация внутреннего потенциала на основе включения его в общественную деятельность.

В процессе адаптации кандидата обратная связь занимает ведущее место. Это утверждение базируется на моём понимании сложности процессов.

Примеры из практики.

Пример из розничной торговли.

Сеть магазинов вводит нового продавца-консультанта. Первый этап — базовый. Ему показывают норму: сколько покупок в день в среднем оформляет продавец, сколько консультаций даёт. Он видит планку и понимает, к чему стремиться. Второй этап — стандартный. Его учат технологии разговора с покупателем, работе с возражениями, знанию товара. Третий этап — специальная подготовка. Здесь его учат тому, что отличает хорошего продавца от отличного: как работать с постоянными клиентами, как предлагать сопутствующие товары, как разрешать конфликтные ситуации.

Проблема начинается, когда компания пропускает первый этап. Новичка сразу бросают в стандартную подготовку, не показав планку. Он не понимает, что считается нормой, и работает вполсилы. А потом удивляются: почему он не выходит на результат.

Пример из ИТ.

ИТ-компания берёт на работу системного администратора. Первый этап — базовый: ему показывают, сколько заявок в день обрабатывает его коллега, какие сроки считаются нормальными. Второй этап — стандартный: учат работать с внутренними системами, тикет-системой, регламентами. Третий этап — специальная подготовка: учат тому, как принимать решения в нестандартных ситуациях, как общаться с пользователями, когда они раздражены, как отстаивать свою позицию перед руководством.

Если пропустить третий этап, получится исполнитель, который хорошо работает по инструкции, но теряется, когда инструкция не покрывает ситуацию. А таких ситуаций в ИТ — большинство.

Пример из производства.

Производственное предприятие вводит нового оператора станка. Первый этап — базовый: норма выработки, показатели коллег, требования по безопасности. Второй этап — стандартный: обучение работе на конкретном оборудовании, изучение технической документации. Третий этап — специальная подготовка: обучение смежным специальностям, чтобы оператор мог заменить коллегу на соседнем участке.

Третий этап часто считают роскошью. Но именно он даёт компании гибкость: когда один сотрудник может закрыть несколько участков, вы не зависите от одного человека. И сам сотрудник видит перспективу — а значит, реже уходит.

ГЛАВА 3. ПЕРВЫЙ ДЕНЬ НОВИЧКА.

Почему первый день решает всё.

Первый день — это точка, с которой начинается всё. Не испытательный срок, не обучение, не введение в должность. Именно первый день. Потому что в первый день новичок отвечает себе на главные вопросы: здесь безопасно? здесь честно? здесь меня видят?

И ответы на эти вопросы он получает не из слов. Он получает их из опыта. Из того, как его встретили, как с ним поздоровались, как показали рабочее место, как представили коллегам. Каждая мелочь имеет значение.

Если первый день прошёл хорошо — дальше адаптация идёт легче. Если плохо — приходится исправлять. А исправлять всегда сложнее, чем сделать сразу правильно.

Что должно быть в первом дне.

Первый день — это не «вот стол, разбирайся». Это сценарий, в котором каждая минута продумана.

Встреча. Новичка должен встретить конкретный человек. Не «кто-нибудь из отдела», а тот, кто его ждёт. Он должен знать, когда новичок придёт, и встретить его вовремя. Если человек приходит и стоит в растерянности, не понимая, куда идти, — это уже провал.

Знакомство с рабочим местом. Показать стол, компьютер, всё, что нужно для работы. Объяснить, как всё устроено, где что лежит. Не оставлять человека одного разбираться с проводами и паролями.

Экскурсия. Показать офис: где кухня, где туалет, где столовая, где можно покурить, где парковка. Это кажется мелочью, но новичок не должен блуждать в поисках.

Знакомство с командой. Не формальное «это Иван, это Мария». А содержательное: кто этот человек, чем занимается, с кем взаимодействует. Чтобы новичок запомнил не имя, а человека.

Разговор о правилах. Как здесь принято общаться, как одеваться, как обедать, как задавать вопросы. Что можно, что нельзя. Не в форме инструктажа, а в форме разговора.

Первый обед. Новичок не должен обедать один. Если есть возможность — пообедать с наставником или с командой. Это создаёт связь.

Итог дня. В конце дня — короткий разговор: как прошло, что понятно, что нет. Это показывает, что о новичке думают.

Чего не должно быть.

Не должно быть так, что новичок приходит, и его никто не ждёт. Это худшее, что можно сделать.

Не должно быть так, что весь первый день — это оформление бумаг. Бумаги нужны, но они не должны занимать весь день.

Не должно быть так, что новичка оставляют одного на весь день. Даже если он опытный.

Не должно быть так, что все заняты, и никто не может уделить время. Если так — значит, первый день плохо спланирован.

Не должно быть так, что новичок не понимает, к кому идти с вопросом. Он должен знать конкретного человека и конкретный способ связи.

Кто отвечает за первый день.

За первый день отвечает наставник. Но подготовить всё должен руководитель или HR. Наставник не должен в день прихода новичка выяснять, где ему сесть и что показать. Всё должно быть готово заранее.

Если в компании есть HR — он готовит рабочее место, документы, доступы. Наставник готовит программу дня. Руководитель готовит приветствие и разговор о смысле.

Никто не должен перекладывать ответственность. «Это не моё дело» — фраза, которая ломает адаптацию.

Как это работает в разных отраслях.

Пример из розничной торговли.

Новый продавец приходит в магазин. Его встречает наставник — опытная продавщица. Она показывает, где оставить вещи, где кухня, где туалет. Проводит по залу: вот касса, вот примерочные, вот склад. Знакомит с командой: кто на кассе, кто в зале, кто старший смены. Первый день — без работы с клиентами. Только знакомство. В обед они идут вместе. Вечером наставник спрашивает: что понятно, что нет. Новичок приходит на второй день без страха. Потому что первый день был правильным.

Пример из ИТ.

Новый разработчик приходит в офис. Его встречает тимлид. Показывает рабочее место, помогает с настройкой, выдаёт доступы. Затем — знакомство с командой: кто чем занимается, кто к кому идёт с какими вопросами. Днём — общий обед. После обеда тимлид показывает проект: как устроен, какие задачи сейчас, что предстоит новичку. Вечером — короткий разговор: как впечатления, есть ли вопросы. Новичок понимает: здесь всё продумано. И это формирует доверие.

Пример из производства.

Новый оператор приходит на завод. Мастер встречает его у проходной. Проводит инструктаж по безопасности — это обязательно. Затем показывает цех, рабочее место, знакомит с напарником. Первый день — без работы на станке. Только наблюдение. Напарник объясняет, как всё устроено. В обед они идут в столовую вместе. Вечером мастер спрашивает: готов ли завтра попробовать сам? Оператор готов. Потому что первый день дал ему уверенность.

Пример из сферы услуг.

Новый администратор приходит в салон. Её встречает управляющая. Показывает рабочее место, объясняет, как работает система записи, знакомит с мастерами. Первый день — без клиентов. Только обучение и знакомство. В обед управляющая приглашает её за общий стол. Вечером — разговор: что понравилось, что непонятно. Администратор уходит домой с ощущением, что её ждали. Это важно.

Главная мысль.

Первый день — это не формальность. Это фундамент адаптации. Компания, которая продумывает первый день, получает новичка, который быстрее встраивается и реже уходит. Компания, которая пускает это на самотёк, — теряет людей на старте. И потом удивляется, почему.

ГЛАВА 4. АДАПТАЦИЯ НОВОГО СОТРУДНИКА.

Что такое адаптация.

Адаптация — от латинского слова, означающего приспособление человека к внешней среде. Под этим подразумевается психическое здоровье личности, то есть гармония с самим собой и с окружающим миром.

Как определить готовность сотрудника к адаптации в новом коллективе?

Первыми признаками успешной адаптации кандидата можно считать соответствие внешним факторам. Это соблюдение дисциплины труда: отсутствие опозданий, принятие иерархии компании, принятие подчинённого положения, если должность это подразумевает. Это соответствие кандидата правилам корпоративного внешнего вида: недопущение попыток изменить установленный регламент внешнего вида. Это этика общения с разными уровнями иерархии компании: отсутствие выраженного превосходства или подначального положения.