Татьяна Юрьева – Малый бизнес на языке цифр. Берем финансовые показатели под контроль (страница 2)

1. Вы поймете, как делегировать задачи, контролировать сотрудников и руководителей, какие планы ставить и на какие результаты смотреть.

2. Начнете понимать язык, на котором разговаривают финансисты, инвесторы и лидеры рынка. Такие слова, как EBITDA, «ликвидность», «платежеспособность», станут для вас простыми и понятными.

3. Вы почувствуете, что взяли бизнес под контроль и теперь понимаете причины и следствия тех или иных явлений.

4. Будете легко и уверенно принимать решения в нестабильном мире, опираясь на твердый фундамент – цифры.

5. И самое главное: вы сможете сфокусировать усилия на тех 20 % действий, которые приносят 80 % результата, и будете точно знать, что делать в первую очередь, а что можно оставить «на потом».

Освоение финансов бизнеса – это как поход в лес по грибы да по ягоды. У вас есть цель, вы ходите, смотрите под ноги, собираете «добычу» в лукошко. В вас просыпается соревновательный инстинкт, и вы хотите собрать больше, чем ваши друзья. Но в какой-то момент так погружаетесь в операционку процесс, что совершенно теряетесь и не знаете ни где находитесь, ни куда идти дальше. Вам нужна помощь специалиста или необходимые знания, а чаще всего – и то и другое.

Я застала то время, когда в школах еще были кружки ориентирования на местности и проводились Дни здоровья. Средние и старшие классы шли в рощу и искали «клад», по карте ориентируясь на местности. Что было самым важным в этих мероприятиях? Наличие карты и компаса. И, конечно, умение ими пользоваться. Причем, чтобы выбраться из леса, достаточно было всего лишь выбрать направление и идти по стрелке, никуда не сворачивая.

Помните финальную сцену фильма «На солнце вдоль рядов кукурузы»[1], снятого на основе реальных событий? Во время эвакуации людей стюард взял громкоговоритель, встал на возвышение и, обозревая всю картину, давал точные указания пассажирам, куда идти, чтобы выйти к спасателям. Я уж не говорю о том, что в сложных условиях пилот посадил самолет без жертв исключительно благодаря навыку уверенно ориентироваться в показаниях приборов.

Да, в бизнесе всегда что-то идет не так, как запланировано. Гипотезы не «выстреливают», конкуренты оказываются прозорливее, а контрагенты ведут себя недобросовестно. Но успеха добиваются именно те, кто не сдается. Цифры – это то, на что можно опереться в любой непонятной ситуации.

Какие отчеты формировать и какие показатели анализировать

Открыв любую книгу по экономической теории, большинство предпринимателей, скорее всего, тут же ее закроют и отложат идею разобраться с финансами куда-нибудь «на потом». Предприниматели привыкли предпринимать, а не читать «талмуды» с теоретическими выкладками. Именно поэтому в своей книге я фокусирую внимание на главном и объясняю, какую измеряемую пользу может принести контроль финансов.

Начинаем погружение.

Принципы формирования отчетов

Работа с клиентами помогла мне вывести главный принцип формирования отчетов. Звучит он так: лучше приблизительно, но сейчас, чем идеально, но потом.

Когда к настройке управленческого учета подключаются бухгалтеры, часто от них бывает трудно добиться предоставления нужных данных. И это нормально: их учили, что всё должно быть «копейка в копейку». В управленческом учете даже приблизительное понимание суммы помогает быстро принять верное решение.

Например, приходя в новую компанию, я задаю вопрос: «Сколько вам должны клиенты?» (Зачастую этот показатель регулярно не отслеживается.) Спустя полчаса руководитель отдела продаж, проанализировав данные об отгрузке, отвечает: «Около девяти миллионов рублей». Затем бухгалтер две недели составляет акты сверки и уточняет: «9 112 354 рубля». За это время тот же руководитель отдела продаж проводит переговоры с должниками и снижает сумму долга вдвое, а акты сверки с некоторыми контрагентами теряют свою актуальность ко дню предоставления данных.

Когда система будет выстроена, тогда, безусловно, данные станут максимально точными, но пока вы только начинаете – лучше знать приблизительно, но сейчас, чем идеально, но потом.

При формировании отчетов следует пользоваться одним из двух методов: методом начисления или кассовым методом.

Кассовый метод – это учет по факту совершения операции. Получили деньги – признали доход; заплатили за услуги – признали расход. Это удобно, когда нет отсроченных платежей.

Метод начисления – это учет по факту исполнения обязательств. Подписали акт оказания услуги покупателю – признали доход, и неважно, платил он аванс в прошлом месяце или оплатит долг в следующем. Начислили зарплату за месяц или по сделке – признали расход. И неважно, когда рассчитались с сотрудником.

Для формирования многих отчетов применяется именно метод начисления – он помогает максимально точно определить финансовый результат деятельности компании.

Рассмотрим три ситуации.

Ситуация 1. Покупатель купил товар за 1000 рублей и сразу отдал деньги. Согласно кассовому методу и методу начисления, доход компании составит 1000 рублей.

Ситуация 2. Покупатель заплатил аванс 1000 рублей в январе. Вы заказали у поставщика товар, который пришел в феврале. Клиенту отгрузили только в марте. Кассовым методом мы признаём доход в январе – когда получили деньги. Методом начисления – в марте, в месяце исполнения своего обязательства перед клиентом.

Допустим, используя кассовый метод, вы признаёте доход в январе и покупаете в офис новую картину – а что, ваш доход, распоряжаетесь как хотите. Но в феврале клиент приходит и говорит: «Я передумал, верните деньги». Чем будете отдавать? Так у компании начинаются проблемы с деньгами.

Ситуация 3. Вы отгрузили товара на 1000 рублей в январе. Клиент попросил отсрочку и обещал заплатить в феврале. Собственник остается в убытке: ни товара, ни денег. Опять проблемы с деньгами. Может, закрыть бизнес? В отчетах, собранных методом начисления, вы увидите, что товар куплен за 500 рублей, а продан за 1000 рублей. Хороший доход, прибыльный бизнес. Нужно просто уметь работать с отсрочками.

Еще раз акцентирую внимание: кассовый метод – учет по факту совершения операции, метод начисления – учет по факту исполнения обязательств. Эти методы будут неоднократно упоминаться далее.

Следующий важный принцип – соответствие доходов и расходов. Согласно этому принципу, расходы фиксируются в том периоде, в котором привели к получению дохода.

Сразу рассмотрим это на примерах.

Компания в марте закупила некий товар и отправила на склад: 50 единиц по 100 рублей. Общая сумма закупки составила 5000 рублей. Это еще не расход компании.

В апреле со склада продали 10 единиц товара по 200 рублей за штуку.

Используем принцип соответствия.

В апреле мы признаём:

• доход 2000 рублей (10 штук продали по 200 рублей за штуку);

• расход 1000 рублей (10 штук купили по 100 рублей).

Таким образом, мы получаем прибыль от продажи – 1000 рублей.

Не используем принцип соответствия:

• в марте – убыток 5000 рублей (потратили на закупку 50 единиц по 100 рублей).

• в апреле прибыль – 2000 рублей.

Непонятно, продаем ли мы с прибылью или всё-таки с убытком.

Компания приобрела станок для производства за 6 000 000 рублей, намереваясь производить на нем продукцию в течение пяти лет. Таким образом, на расходы мы будем списывать ежемесячно по 100 000 рублей (6 000 000 рублей / 60 месяцев).

И еще один принцип – принцип целесообразности. В управленческом учете правила экономики применяются гибко: если при просчете по правилам реализация принятого решения выходит дороже, чем экономия на нем, правила можно скорректировать.

Компания приобрела для корпоративного автомобиля страховку ОСАГО на год. Стоимость страховки – 12 000 рублей. Согласно принципу соответствия доходов и расходов, нужно списывать на расходы компании по 1000 рублей в течение 12 месяцев (12 000 рублей / 12 месяцев).

Для этого нужно вести отдельный учет, чтобы знать, когда эти 12 месяцев закончатся, и не списать лишнего. Для собственника расход 12 000 рублей слишком несущественный, чтобы грузить бухгалтера дополнительной задачей. Пять бухгалтеров в отделе и так трудятся в поте лица. Тогда бизнесмен принимает решение – списать на расходы полную стоимость страховки в месяц ее приобретения. Так тоже можно.

Одни правила нужно строго соблюдать в управленческом учете, а другие можно адаптировать для конкретной компании. Отличить их поможет финансовый директор.

Здесь же не об этом. В книге я хочу простыми словами объяснить:

• смысл терминов, которые вы можете услышать от финансистов;

• основные правила формирования финансовых отчетов;

• ценность управленческих отчетов для собственника.

Тонкие настройки оставьте профессионалам.

Три основных отчета

Как-то я наткнулась на популярный анекдот:

– Вы знаете, я хочу сделать небольшой бизнес.

– Купите большой и просто немного подождите.

По состоянию на начало января 2024 года, согласно данным сайта господдержки малого и среднего бизнеса МСП. рф, число открывшихся малых и средних предприятий в 2023 году составило 1 260 000, а закрывшихся – 953 000.

Как вы думаете, сколько из этих закрывшихся компаний просто не смогли настроить бизнес-процессы и начать зарабатывать там, где их конкуренты демонстрировали стабильный рост?

Грустно видеть, как компании закрываются только потому, что предприниматели не просчитали финансовые показатели и вовремя не заметили, что делают что-то не так. Важнее и полезнее фиксировать показатели вашего бизнеса любым удобным вам способом, вместо того чтобы откладывать ведение учета до полного изучения темы.