Татьяна Дубровская – Кадровое делопроизводство (страница 21)

Номенклатура дел структурного подразделения

Сводная номенклатура дел

Составляется по форме согласно приложению 11 к Инструкции № 4 (ч. 1 п. 158 Инструкции № 4)

Составляется службой документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ) на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 10 к Инструкции № 4 (ч. 1 п. 153 Инструкции № 4)

Согласовывается заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией этого подразделения (при ее наличии), а после подписывается руководителем подразделения (ч. 2 п. 158 Инструкции № 4)

Подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией или Центральной экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена (ч. 2 п. 153 Инструкции № 4)

После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях (п. 157 Инструкции № 4)

Примечание. При составлении номенклатуры дел используются:

● устав организации (положение о ней);

● положения о структурных подразделениях;

● штатное расписание;

● планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений;

● должностные инструкции работникам;

● типовые и примерные номенклатуры дел;

● номенклатуры дел за предыдущие годы;

● регистрационные формы;

● справочные картотеки;

● перечни документов с указанием сроков хранения.

Также при составлении необходимо изучить состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации (п. 160 Инструкции № 4)

Документы, включаемые в номенклатуру дел

В номенклатуру включаются

В номенклатуру не включаются

● заголовки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения;

● учетно-регистрационные формы (журналов, книг) и справочных картотек;

● документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций (ч. 1, 2 п. 161 Инструкции № 4)

● Национальный реестр правовых актов и другие сборники НПА;

● печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.);

● указатели и другие вспомогательные документы (ч. 3 п. 161 Инструкции № 4)

Графы номенклатуры

Графа 1 «Индекс дела»

Указываются индексы дел, которые состоят из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела) (подп. 165.1 п. 165 Инструкции № 4), например, 1-1, 1-2.

При необходимости составные части индекса могут дополняться цифрой «0», например, 01-01, 01-02

Графа 2 «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)»

Указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел

Оформление заголовков

1

Заголовки дел должны соответствовать содержанию и составу включаемых в них документов, быть краткими, конкретными и доступными для восприятия, а также содержать указание рода заводимого дела (документ, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержания дела)

2

В заголовки определенных категорий дел могут дополнительно включаться:

● указание автора документа (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или должностного лица);

● указание адресата или корреспондента документов;

● географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела;

● даты (период), к которым относится содержание документов дела;

● указание на копийность документов, включенных в дело

3

Термин «Документы» используется в заголовке:

● при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются 2–3 основных вида документов, включенных в дело;

● при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо документу или группе документов

4

Термин «Дело» используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью его решения, а также в названиях личных, судебных, арбитражных дел

5

В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка.

Если переписка ведется с более чем 3 однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно.

Если переписка ведется с более чем 3 разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются.

В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы

6

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

● НПА (декреты и указы Президента, законы, постановления Совета Министров и др.);

● учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);

● распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);

● распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);

● организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);

● протоколы;

● планы;

● отчеты;