Татьяна Дубровская – Кадровое делопроизводство (страница 20)
Примечание. Документ, подготавливаемый совместно 2 и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги, и наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне (п. 41 Инструкции № 4)
Реквизит «Наименование структурного подразделения»
Наименование структурного подразделения указывается на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения
Реквизит «Название вида документа»
Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки (п. 45 Инструкции № 4).
Пример.
ТАБЕЛЬ УЧЕТА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Реквизит «Дата документа»
1
Датой документа является дата утверждения (абз. 2 п. 46 Инструкции № 4)
2
Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год – 4 арабскими цифрами (например, 08.12.2023) (п. 46 Инструкции № 4)
Реквизит «Гриф утверждения»
1
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу табеля учета использования рабочего времени
2
Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов
3
Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств (п. 52 Инструкции № 4)
4
Документ может утверждаться 2 способами:
1-й способ
2-й способ
гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое (институт, предприятие, комитет и т.п.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
Пример.
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Успех»
Подпись А.И.Свиридов
01.08.2022
гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса.
Пример.
УТВЕРЖДЕНО
Приказ
01.08.2022 № 3
Основная часть табеля учета использования рабочего времени
Сведения, включающиеся в табель учета использования рабочего времени
1
Наименование организации и ее структурных подразделений
2
Год и месяц, за который учитывается рабочее время
3
Норма часов рабочего времени за указанный месяц
4
Фамилии, инициалы, должности работников организации, рабочее время которых подлежит учету, и их табельные номера
5
Фамилия, инициалы, должность и подпись лица, составившего табель учета использования рабочего времени
Заключительная часть
Проставляется подпись руководителя подразделения, ответственного за его разработку
Реквизит «Подпись»
Располагается после текста и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности (ч. 3 п. 57 Инструкции № 4).
Пример.
Табельщик Подпись О.И.Иванова
Реквизит «Печать»
Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь (ч. 3 п. 18 Инструкции № 4).
8. Формирование и хранение кадровых документов
8.1. Номенклатура дел
Составление номенклатуры дел
1
Номенклатура составляется ежегодно в каждой организации независимо от формы собственности
2
Номенклатуры дел составляются:
● на дела всей организации (сводная номенклатура дел);
● на дела каждого структурного подразделения (п. 152 Инструкции № 4)