Софья Бурцева – Презентация финансовой отчетности (страница 2)
1. Структура и логика презентации. Все ли понятно Роберту? Может ли он сказать, что все по полочкам, четко и понятно;
2. Простой язык подачи. Финансисты часто говорят на своем языке, используют термины, непонятные Роберту. Это влияет на качество восприятия информации;
3. Твердость цифр. Сложилось ли у Роберта впечатление, что цифры, которые ему продемонстрированы, – это правда? Насколько твердо финансист владеет ими и может обосновать любую цифру в своей презентации?
4. Качество аналитических выводов. О них я пишу в других разделах. Качественный вывод очень легко отличить от некачественного;
5. Выданы понятные рекомендации. Понятные – это значит, что после презентации у Роберта сложилось полное понимание того, как рекомендацию реализовать и кто должен отвечать за реализацию.
Аналитические выводы и рекомендации должны быть однозначно понятными. Основная задача презентации отчетности – дать ясное, однозначное понимание, в каком состоянии находится компания, причины этого состояния, на что нужно в первую очередь обратить внимание Роберту и что нужно делать.
Ваша презентация должна произвести следующий эффект: Роберту абсолютно понятно, что делать и как делать. Настолько понятно, что он может встать после презентации отчетности и сразу приступить к выполнению рекомендаций.
При формулировании аналитического вывода необходимо ответить на три вопроса:
1. Что происходит?
2. Почему это происходит?
3.Что с этим делать?
Ответы на вопрос «Что происходит?» представляют собой статистическую выкладку. Сама по себе она не имеет особой ценности для Роберта, но необходима для формирования качественных выводов и рекомендаций.
При ответе на этот вопрос («Что происходит?») обычно проводится большое количество расчетов для выявления ключевых изменений. Однако далеко не все расчеты включаются в аналитическую записку и презентацию отчетности. Включаются только те расчеты, которые ярко отражают положение дел в компании.
Как определить, какие расчеты включать в аналитическую записку и презентацию?
Попробуйте ответить на несколько вопросов:
– Это понятно?
– Это важно?
– Это помогает принять решение и сформулировать рекомендацию?
Пример поэтапного формулирования аналитического вывода (через ответы на 3 вопроса выше):
1. Что происходит? Выручка компании за квартал снизилась на 10% по сравнению с предыдущим кварталом.
– Это важно, так как выручка – один из основных показателей работы компании.
– Это пока не понятно. В этом предложении не понятно, из чего сложились эти 10%.
Добавим больше статистики для понимания:
– Сравнение выручки по месяцам (например, в январе было —5%, в феврале —3%, в марте —2%);
– Анализ динамики продаж по ключевым продуктам (например, продукт А потерял 15% продаж, продукт B – 5%).
Теперь статистическая выкладка будет звучать следующим образом: «Выручка компании за квартал снизилась на 10% по сравнению с предыдущим кварталом. Снижение выручки связано со снижением продаж продукта А на 15%, который составляет 40% от общего объема продаж».
– Это помогает принять решение. Теперь динамика Выручки стала более понятной. Так же в скорректированной статистической выкладке есть подсказка для принятия решения, оно должно быть связано с продажами продукта А.
Переходим к следующим вопросам.
2. Почему это происходит? После определения текущего состояния важно разобраться в его причинах. Понятный ответ на этот вопрос должен опираться на реальные события, происходящие или произошедшие в компании.
Например, если выручка упала, и указано: «Выручка упала на 10% по причине падения объема продаж продукта А на 15%» – это статистическое объяснение. Для анализа реальных причин необходимо установить, какие конкретные события привели к падению: снижение рекламного бюджета, неудачные тесты новой рекламы, окончание контракта, сезонность и т. п.
Например: «Выручка компании за квартал снизилась на 10% по сравнению с предыдущим кварталом. Снижение выручки связано со снижением продаж продукта А на 15%, который составляет 40% от общего объема продаж. На это повлияло то, что завершился основной контракт поставок по этому продукту, а тесты новых рекламных компаний не дали ожидаемого результата».
Другой пример. При анализе роста валовой прибыли нежелательно ограничиваться фразой: «Валовая прибыль выросла на 15% из-за снижения себестоимости по статье „Аренда техники“ на 18%». Это лишь статистика. Ее можно дополнить: «…что стало возможным благодаря покупке собственного экскаватора», – это уже объясняет реальную причину роста валовой прибыли.
3. Что с этим делать? Это уже вопрос принятия управленческих решений и выработки рекомендаций. Если выявлено снижение ключевых финансовых показателей, необходимо предложить конкретные решения. Рекомендации должны быть сформулированы в плоскости реальных действий.
Продолжим наш пример, какие рекомендации можно предоставить (прежде, чем давать рекомендации, согласуйте вероятность их реализации с ответственным подразделением):
– Увеличить маркетинговый бюджет на продвижение продукта А, который потерял 15% продаж;
– Провести переговоры с поставщиками сырья для снижения закупочных цен;
– Укрепить отношения с крупным заказчиком, обеспечившим 15% роста выручки, чтобы сохранить долгосрочное сотрудничество.
Другой пример по выдаче рекомендаций. Рекомендация «следить за ценами» не является полноценной, так как не содержит конкретных шагов. В этом случае следует предложить четкий алгоритм действий, например: «Установить плановую рентабельность по проекту на уровне 15% и контролировать ее по плановым сметам» или «Заложить в прайс-листы цены, ниже которых менеджеры не могут продавать продукт (или только в исключительных случаях по согласованию с руководством)».
Формулирование понятных аналитических выводов и конкретных рекомендаций делает управленческую отчетность полезным инструментом для принятия решений и способствует росту чистой прибыли благодаря оперативному реагированию на изменения в бизнесе.
Презентация не случится, если
В компании не выстроен качественный управленческий учет и процессы сбора данных. Качественный (с точки зрения возможностей анализа) управленческий учет – это структурированные данные и наличие большого количества признаков этих данных. Чем более разветвленная структура данных, тем больше глубина анализа. Чем больше признаков, тем глубже мы можем копнуть в цифры и получить более точные выводы о причинах изменения этих цифр.
При такой структуре данных можно провести аналитику только по двум статьям: Выручка и Затраты. Если в управленческом учете фиксируются только суммарные затраты и доходы без детализации по статьям затрат, источникам дохода, временным периодам и видам работ, то анализ будет затруднен. Мы не сможем понять, из-за чего меняется рентабельность проекта.
Нельзя посмотреть разрез по проектам, по направлениям и даже по статьям затрат.
Если данные структурированы, например, разделены по статьям затрат (материалы, зарплаты, аренда), направлениям бизнеса и источникам дохода (клиенты, гранты, внутренние инвестиции), тогда анализ становится мощным инструментом для принятия решений. Такой учет позволяет выявлять тренды, прогнозировать прибыль и оперативно реагировать на изменения.
Прежде чем приступать к презентации финансовых отчетов в вашей компании, проверьте состояние учета и убедитесь, что на данных, которыми располагает ваша компания, можно сделать качественный анализ.
Логика составления презентации управленческой отчетности
Презентация должна иметь определенную логику, вести к конкретным выводам, формировать понятную и прозрачную картину положения дел в компании и помогать принимать необходимые управленческие решения. Формирование этой логики строится на ответах на вопросы «Что происходит?» и «Почему это происходит?».
В процессе расчетов и анализа вы находите маркеры, которые подсказывают ответы на эти вопросы. Логика презентации складывается, как пазл, из этих маркеров. После того как вы произвели все расчеты и поняли все причины, ваша задача – выстроить последовательность и способ подачи полученных расчетов и связанных с ними фактов хозяйственной деятельности, которые сформируют объемную картину о бизнесе и помогут выработать верные управленческие решения.
Такая презентация наглядно показывает, как цифры связаны с реальными событиями и как события и принятые решения влияют, в конечном итоге на чистую прибыль.
Логика передается через:
– Структуру;
– Визуализацию (графики, диаграммы);
– Аналитические выводы;
– Навык финансиста передать эти смыслы через эмоции, акценты, интонацию.
Структура презентации
Я рекомендую привязывать структуру презентации к трем отчетам: ОДДС, ОПиУ и Баланс. Как правило, это помогает Роберту запомнить и разобраться в смыслах трех базовых финансовых отчетов. Придерживайтесь последовательной передачи вашей логики Роберту, опираясь на то, что есть три отчета, и каждый из них несет определенный смысл.
Я не рекомендую с первых слайдов вашей презентации обосновывать один факт показателями из разных отчетов, поскольку эта взаимосвязь понятна только финансисту. Специалистам из других сфер это не будет понятно. Презентация отчетности носит в том числе образовательный характер. С каждой презентацией слушатели все больше погружаются в смыслы управленческого учета и понимают, как управлять финансами компании. Взаимосвязь между отчетами показать нужно, но это можно сделать после того, как вы все разложили по полочкам и объяснили разницу между тремя отчетами.