Сергей Щеглов – Фреймворк управления и анализа проектов DaShe (страница 35)
Результаты. Решение о полной процедуре закупки и отфильтрованный список подрядчиков с пометкой особо выгодных политически.
Хорошо известное правило гласит: «Никогда не соглашайтесь на первое предложение». Независимо от того, насколько ПМ уверен, что вот этот конкретный подрядчик – лучший из всех возможных, он все равно организует каждую закупку как выбор из нескольких вариантов. При этом выбор делается так, как если бы ни сам ПМ, ни стейкхолдеры не обладали предварительной информацией о рынке данного товара или услуги.
Если особенности рынка заранее не известны, критерии для отбора подрядчиков необходимо формулировать одновременно с изучением имеющихся на рынке предложений. Для этого используется модифицированная «Задача о „разборчивой невесте“», приведенная на странице 80.
1. ПМ определяет общее время, которое он может затратить на организацию закупки (N часов). Делением на 2,718 получается время, в течение которого ПМ изучает рынок – имеющихся поставщиков и их предложения. Оставшееся время используется на саму организацию тендера.
2. Из рыночного предложения каждого подрядчика извлекаются критерии (цена, сроки, показатели качества продукта, показатели качества взаимодействия и т. д.), которые в нем содержатся, и показатели по каждому из критериев. Всего обрабатывается столько предложений, сколько ПМ успевает за выделенное время. Фиксируются список критериев и средние по рынку значения каждого из них.
3. Руководствуясь списком критериев и средними значениями, ПМ отбирает кандидатов на участие в тендере – с показателями не ниже средних.
Результат. Список критериев и потенциальных участников тендера.
Окончательный выбор подрядчика всегда производится с помощью тендера. Не существует и не может существовать ситуации, когда выбор был бы «очевиден» всем аффилянтам проекта; в любом случае по его поводу возникнут вопросы. Тендер – самый простой и экономичный способ провести закупку так, чтобы минимизировать потенциальные конфликты.
1. ПМ добавляет дополнительные критерии к ранее отобранным (наличие выделенного менеджера сделки или персонально ответственного за выполнение работ, наличие опыта работы с командой проекта и т. д.).
2. ПМ составляет тендерную документацию: шаблон заявки и регламент оценки. В шаблон заявки включаются проектные требования к продукту/услуге, список критериев для оценки (по которым подрядчики должны представить свои предложения), порядок подачи заявки и контакты. Шаблон заявки рассылается в качестве приглашения к участию в тендере всем определенным ранее кандидатам.
3. В регламенте оценки ПМ задает весовые коэффициенты для каждого из критериев. Если у ПМ существует предпочтение в части предполагаемого победителя, оно реализуются соответствующим подбором коэффициентов («наличие опыта работы с командой проекта» – 100, «цена» – 1).
4. ПМ уведомляет всех аффилянтов о тендере, рассылает приглашения, контролирует их получение, напоминает кандидатам о своевременной подаче заявок, собирает заявки, предоставляет их тендерной комиссии и фиксирует результаты тендера в протоколе.
Результат. Оптимальный (с учетом нескольких критериев, включая политические расклады) выбор подрядчика.
Управление закупками с учетом импактов позволяет минимизировать более важные риски (конфликта между стейкхолдерами) за счет менее важных (качества и сроков сторонних поставок). Для минимизации не столь важных рисков используется метод из пункта 3.3.5.
Заключение
Предложенные 77 методов, разумеется, не закрывают все пространство проблем, с которыми приходится сталкиваться в работе над проектами. Но, как уже отмечалось, для успеха отдельного проекта от ПМ не требуется быть суперменом и уметь решать все проблемы без исключения; обычно достаточно не совершать критических ошибок и по максимуму использовать открывающиеся возможности с помощью соответствующих методов. Чтобы убедиться в этом, мы предлагаем просто взять несколько методов и проверить на собственной практике.
«Швейцарский нож» в управлении проектами теперь в ваших руках!