Сергей Самыгин – Психология делового общения (страница 37)

Принцип преодоления психологических барьеров в процессе ведения спора: существует целый ряд ложных внутренних установок, состояний, без преодоления которых эффективность вашей аргументации снижается. Например, установка на то, что противоположная сторона лучше подготовлена, чем вы, и поэтому сильнее вас. Или страх выглядеть хуже, чем ваш оппонент, уже сам по себе сдерживает и скрывает ваши суждения и действия.

Принцип поэтапного продвижения к истине: эффективность ведения спора и продвижения к истине прямо зависит от того, насколько четко вычленяются и обозначаются фазы, этапы ведения спора, альтернативные подходы к решению проблемы, и каждая из альтернатив отчетливо выдвигает свои аргументы «за» и «против» того или иного подхода к решению проблемы.

Принцип поэтапного продвижения к истине в процессе ведения спора предполагает следующие стадии.

• Вводное информирование. Ведущий, организующий дискуссию, инициатор встречи заинтересованных сторон информирует участников о проблеме, целях и самой ситуации, породившей дискуссию (спор).

• Аргументация сторон. Каждая из сторон, имеющая свою позицию, свою точку зрения на решение проблемы, высказывает и аргументированно отстаивает свою точку зрения.

• Оппонирование, критические суждения. Каждая из спорящих сторон выступает по отношению к противоположной стороне в качестве оппонента, высказывает критические суждения, сомнения, отстаивая свою позицию.

• Активное противоборство сторон. Продолжение дискуссии, спора, поиск дополнительных аргументов и сторонников, подключение всех желающих принять участие в споре. Контраргументация и сопоставление альтернатив.

• Поиск компромиссных вариантов решения проблемы. На этом этапе каждая из противоборствующих сторон должна пойти на приемлемые уступки, активный пересмотр. Анализируются и сопоставляются все возможные варианты решения проблемы.

• Поиск приемлемого решения. Идут активный поиск и обобщение всего конструктивного, позитивного, что было высказано в процессе дискуссии или спора, отслеживаются точки соприкосновения, сближаются позиции, вырабатываются взаимоприемлемые решения.

• Завершение спора, обобщение результатов. На этом этапе подводятся итоги спора, резюмируются результаты, констатируется, что достигнуто и какой ценой.

Принцип уважения личности оппонента: настоящая свобода мнений, суждений предполагает высокую культуру ведения дискуссий и споров. А для этого необходимо уважительное отношение к инакомыслию, то есть к оппоненту. Мыслям, суждениям должны противопоставляться более убедительные, более показательные суждения и мысли, но ни в коем случае не оскорбительные выпады.

Принцип аргументированной конструктивной критики: критикуя противоположную вашей точку зрения, нельзя ограничиваться только этим, необходимо высказать свои конструктивные предложения, новые подходы или способы решения проблемы. Другими словами, критика должна включать в себя не голое отрицание, а конструктивные предложения, альтернативы.

4.7. Психологические особенности деловых совещаний

В зависимости от назначения выделяют следующую классификацию совещаний:

• информативные совещания (каждый участник кратко докладывает о положении дел, что дает возможность всем получить представление о состоянии дел в учреждении);

• совещание с целью принятия решения и координации деятельности;

• творческое совещание, которое направлено на выработку новых идей, подходов, перспективных направлений деятельности.

В деловых совещаниях могут участвовать 7–9, максимум 12 человек, большее количество участников уже может снижать эффективность работы. Тема обсуждения должна быть заранее определена, чтобы участники могли профессионально подготовиться, продумать свои предложения, даже подготовить соответствующие доклады. Имеет значение пространственное расположение участников в форме «круглого стола» для активизации взаимодействия. Ведущий совещания вначале должен высказать надежду, что совещание будет носить деловой и конструктивный характер, в течение совещания следить за регламентом, удерживая выступающих в рамках обсуждаемой темы, вовлекая малоактивных, останавливая словоохотливых, определяя порядок предоставления слова, задавая необходимые вопросы, осуществляя перефразирование и подведение промежуточных итогов, давая заключительный комментарий проведенного совещания. Следует помнить, что деловое совещание предполагает возможность критики предметных позиций, а не личностных особенностей того, кто их высказал, причем рекомендуется соблюдать правило: отметить вначале совпадение позиций, а затем обсудить различие разных позиций и подходов к решению проблемы, убедительно аргументируя достоинства и недостатки каждой альтернативы. В случае если вы попали под огонь критики, полезно перевести атаку на себя в атаку на проблему: «Я рад, что вас волнует тот же вопрос и вы пытаетесь найти наилучшее решение…» Главное – не победить в споре, а продвинуться в решении проблемы. Важно отнестись к своей позиции не как к единственно возможной и единственно верной, а суметь понять и даже принять иное мнение, быть проницаемым для иной позиции. В целях снятия пассивности участников могут применяться: 1) высказывания по кругу или 2) метод мозгового штурма. При конфликте мнений могут быть две формы: конкурентно-соревновательная или кооперативно-сотрудничающая. В целях ослабления враждебности при конкуренции мнений могут создаваться согласительные комиссии или группы, включающие участников с противоположными взглядами. Они должны определить пункты, в которых их мнения сходятся, найти пункты в чужой позиции, которые нравятся или могут быть полезными для оптимального решения проблемы.

Деловые совещания часто носят директивный характер, когда руководитель с позиции Родителя указывает свое мнение как единственное решение проблемы, а остальные участники с позиции Ребенка принимают это решение к исполнению. Наиболее эффективны деловые совещания, которые носят коллегиальный характер равноправного взаимодействия с позиции Взрослый – Взрослый. Впрочем, встречаются и манипуляции, когда внешне взаимодействие осуществляется как Взрослый —

Взрослый, а на самом деле Родитель – Ребенок, то есть руководитель вроде бы просит всех высказаться, даже молчунов, но после того как все высказались, он, перефразируя всех, расставляет необходимые акценты и в результате проводит нужное ему решение, обязывая участников исполнять это решение фактически с позиции Ребенка.

4.8. Общение по горизонтали

Принцип общения по горизонтали, то есть между коллегами (руководителями или рядовыми членами группы), можно сформулировать следующим образом: «В деловом общении относитесь к своему коллеге так, как вы хотели бы, чтобы он относился к вам». Если вы затрудняетесь, как вести себя в той или иной ситуации, поставьте себя на место вашего коллеги.

Применительно к коллегам-управляющим следует иметь в виду, что найти верный тон и приемлемые нормы делового общения с равными по статусу сотрудниками из других подразделений – дело весьма непростое. Особенно если речь идет об общении и отношениях внутри одного предприятия.

Вот несколько принципов этики делового общения между коллегами.

• Не требуйте к себе какого-либо особого отношения или особенных привилегий со стороны другого.

• Попытайтесь достичь четкого разделения прав и ответственности в выполнении общей работы.

• Если круг ваших обязанностей пересекается с обязанностями ваших коллег, это весьма опасная ситуация. Если управляющий не разграничивает ваши обязанности и ответственность от других, попытайтесь сделать это сами.

• В отношениях между коллегами из других отделов вам следует отвечать самому за свой отдел, а не сваливать вину на своих подчиненных.

• Если вас просят временно перевести в другой отдел вашего сотрудника, не посылайте туда недобросовестного и неквалифицированного – ведь по нему там будут судить о вас и о вашем отделе в целом. Помните: может случиться, что с вами поступят таким же безнравственным образом.

• Не относитесь с предвзятостью к своим коллегам. Насколько возможно, отбрасывайте предрассудки и сплетни в общении с ними.

• Называйте своих собеседников по имени или по имени-отчеству, старайтесь делать это чаще.

• Улыбайтесь, будьте дружелюбны и используйте все многообразие приемов и средств, чтобы показать доброе отношение к собеседнику. Помните пословицу: «Что посеешь, то и пожнешь».

• Не давайте обещаний, которые вы не сможете выполнить. Не преувеличивайте свою значимость и деловые возможности. Если они не оправдаются, вам будет неудобно, даже если на это были объективные причины.

• Не лезьте человеку в душу. На работе не принято спрашивать о личных делах, а тем более о проблемах.

• Старайтесь слушать не себя, а другого.

• Не пытайтесь казаться лучше, умнее, интереснее, чем вы есть на самом деле. Рано или поздно все выплывет наружу и встанет на свои места.

• Посылайте импульсы ваших симпатий – словом, взглядом, жестом дайте участнику общения понять, что он вас интересует. Улыбайтесь, смотрите прямо в глаза.

• Рассматривайте вашего коллегу как личность, которую следует уважать саму по себе, а не как средство для достижения ваших собственных целей.