Сергей Буканов – Управление хаосом: Как не тонуть в потоке задач и наводить порядок без надрыва (страница 1)

Сергей Буканов

Управление хаосом: Как не тонуть в потоке задач и наводить порядок без надрыва

Три корня постоянных пожаров

Ты можешь быть очень организованным. Можешь вставать по будильнику, делать утренний план, держать список задач в идеальном порядке. Можешь знать все методики продуктивности, уметь работать в «глубоком фокусе», даже иметь красивую таблицу в Notion. Но если вокруг тебя три источника пожара – ты всё равно будешь в дыму. И чем лучше ты организован, тем больнее ты это ощущаешь. Потому что стараешься, а результата всё равно нет.

Скорее всего, ты это уже проходил. Представь обычное утро. Ты приходишь в офис или открываешь ноутбук дома – не важно. На столе ещё кофе не остыл, а вокруг уже начинает шипеть тревожный жар. В чате кто-то написал «срочно». В почте – «вчера нужно было». Коллега машет рукой: «Минутка есть? Там нужно быстро глянуть». И ты понимаешь: рабочий день ещё не начался, а ты уже чувствуешь, что отстаёшь. Как будто жизнь стартовала на пять километров раньше тебя.

Я видел десятки таких ситуаций. И сам через это проходил. Я тоже когда-то верил, что проблема во мне. Что я недостаточно быстрый. Недостаточно идеальный. Недостаточно железный. И каждый раз, когда всё уплывало под ногами, я говорил себе: «Ну, значит, надо быть ещё дисциплинированнее». Но спустя годы я понял простую вещь: можно быть очень хорошим пловцом, но если тебя бросили в водоворот – винить себя глупо. Ты не тонешь потому, что плохо гребёшь. Ты тонешь потому, что течение сильнее.

Так вот. В мире менеджеров это течение – системные причины хаоса. Не то, что люди «ленивые» или «неорганизованные». Не то, что «команда слабая». И точно не то, что «ты плохо справляешься». В большинстве случаев то, что ты ощущаешь как бесконечные пожары, рождается вовсе не на уровне задач и людей. Оно рождается на уровне структуры, в которой вы работаете. В самой логике взаимодействия.

И у этого хаоса есть три корня. В этой части мы разберём первый – самый незаметный, но один из самых разрушительных.

Непрозрачные цели.

Если коротко, это когда задачи существуют, но непонятно, зачем. Когда работа есть, а смысла нет. Когда ты не можешь отличить важное от “просто чтобы было”. Когда каждый тянет в свою сторону, и никто не уверен, что именно должно случиться в итоге. Это как строить дом, когда у бригады нет общего чертежа. Кто-то рисует третий этаж, кто-то ставит окна в подвале, кто-то прокладывает провода в стены, которые завтра снесут. И все заняты. Все работают. Но дом не растёт.

К сожалению, это выглядит очень похоже на то, что происходит в реальных командах.

Представь. Тебе прилетает задача: «Нужно срочно сделать презентацию для клиента». Ты спрашиваешь: «Что именно нужно?» Тебе отвечают: «Ну, ты же понимаешь… красиво, понятно, чтобы было убедительно». Ты пытаешься уточнить: «А главная мысль какая?» – «Ну… что мы молодцы. Остальное на твоё усмотрение». Или любимая фраза: «Сделай красиво». Если ты когда-нибудь получал такую задачу, ты знаешь, чем это заканчивается.

Ты делаешь один вариант – его разворачивают. Потом второй – снова разворачивают. Потом третий – и оказывается, что «это не то, что имелось в виду». А что имелось в виду? Никто не сказал. И самое интересное – никто и не знал.

Когда целей нет, всё превращается в набор телодвижений. И самое неприятное – каждый раз, когда результат «неидеальный», виноват оказывается тот, кто делал. То есть ты. Хотя на самом деле проблема была заложена в самом начале – в нечёткости цели. В том, что никто не сказал, что конкретно важно. Что должно быть в итоге. И как вы поймёте, что получилось.

Я помню один проект, который развалился именно из-за этого. Было задание: «Нужно подготовить пакет документов для партнёра». Сроки горели, все нервничали. Мы собрали информацию, сделали черновики, отдали на согласование. Через день прилетает отзыв: «Нет, это вообще не туда». Окей, переделываем. Через два дня – снова: «Нет, нам нужно другое». И вот на пятой итерации кто-то наконец произнёс фразу, которую должны были сказать в первый же день: «Слушайте, а что партнёру-то вообще важно?» Оказалось, партнёр хотел одну конкретную цифру. Одну. Единственную. А мы готовили толстый аналитический отчёт, презентации, расчёты, таблицы. Просто потому, что никто не знал цели.

Вот в этот момент я впервые очень ясно понял: отсутствие прозрачных целей – это не просто неудобство. Это прямой источник пожаров. Это как ставить котёл на плиту, не зная, что в нём. Взлетит? Может быть. А может и нет. Но горячо будет точно.

Когда цели непрозрачны, команда делает всё подряд. Всё, что прилетело. Всё, что кто-то где-то сказал. Всё, что кажется важным, но никто в этом не уверен. Люди хватаются за задачи так, как будто ловят падающие тарелки: лишь бы не разбилось. И ты в какой-то момент оказываешься в ситуации, когда работа кипит, а прогресса нет. Потому что нет ясности, куда вы вообще идёте.

Самое опасное, что непрозрачные цели маскируются под «высокую динамику» и «гибкость». Вроде бы всё быстро, всё живо, все что-то делают. Но, по-честному, это не гибкость – это хаотичность. Это когда вы реагируете, а не создаёте. Когда вы тушите, а не строите.

В менеджерских командах это проявляется особенно часто. Ты наверняка видел такие ситуации:

– Руководитель кидает задачу: «Сделайте под клиента». Что именно под клиента – непонятно.

– Появляется «срочно нужно» без объяснения последствий, если не сделать.

– Ставится цель «стать лучше», «подтянуть качество», «поменять подход». Красиво, но бессмысленно.

Ты сидишь, смотришь на всё это и понимаешь: делать надо, а что делать – непонятно. И вот здесь рождаются пожары. Потому что команда берёт первую версию того, что приходит в голову, а потом переделывает. Потом снова переделывает. Потом снова. И каждый раз – в стрессовом режиме.

Я один раз наблюдал за командой, которая каждый месяц делала отчётный документ для руководства. Они тратили на это по 30–40 часов. Колонки, показатели, графики. И каждый месяц отчёт возвращался с комментариями: «Переработать». И каждый месяц команда думала, что просто «не угадала». Пока однажды мы не провели короткое совещание и не спросили руководителя напрямую: «А что для вас главное в этом отчёте?» Он аккуратно ответил: «Ну, мне достаточно трёх показателей. Всё остальное – это чтобы команда лучше понимала ситуацию». Представь себе лица людей, которые месяцами создавали 15 страниц данных, когда нужно было полторы.

По-честному: отсутствие целей – это не про плохую коммуникацию. Это про отсутствие ответственности за ясность. Никто не назначил себя человеком, который определяет, куда именно вы идёте. А если нет координат, вы всегда будете ходить кругами.

Как понять, что ты живёшь в этом корне пожара? Очень просто. Посмотри на список задач своей команды. Если там много пунктов вроде «доделать презентацию», «подготовить материалы», «подправить документ», «сделать красиво», «улучшить отчёт» – поздравляю, у тебя нет целей. У тебя есть деятельность. Большой, тяжёлый клубок деятельности, который маскируется под работу.

И вот что важно: непрозрачные цели всегда ведут к одному результату – постоянным переделкам. А переделки – это идеальная среда для пожаров. Когда что-то надо срочно переписать, перекроить, доделать, внести изменения. Причём обычно в тот момент, когда команда уже устала. Это как в ресторане: если клиент не знает, чего он хочет, официант будет приносить блюда, которые будут возвращать обратно на кухню. И в какой-то момент кухня просто взорвётся.

Так что, прежде чем обвинять команду или себя в том, что «опять всё горит», остановись и задай простой вопрос: «А мы вообще знаем, что делаем? И зачем?» Если ответ неочевиден – добро пожаловать в первый корень хаоса.

Перед тем как мы перейдём ко второму корню, сделай одну короткую паузу. Подумай о последних трёх задачах, которые ты делал сам. Были ли цели ясны? Был ли чёткий критерий: «Вот это – хорошо, а это – нет»? Если хотя бы раз ты ответил «ну… примерно», знай: это и есть источник многих твоих ежедневных пожаров.

Дальше мы будем говорить о следующей причине хаоса. Но сначала зафиксируй главное. Пожары не возникают из воздуха. Их всегда раздувает системная дырка. И первая – отсутствие прозрачных целей.

Если в первой части мы с тобой разобрались, как отсутствие прозрачных целей превращает работу в бесконечный конвейер переделок, то теперь давай зайдём ещё глубже. Потому что даже если цели стали чуть яснее, даже если кто-то наконец сказал «нам важно вот это», пожары никуда не исчезнут, если второй корень хаоса остаётся нетронутым. И этот корень – отсутствие фильтра задач.

Крючок здесь простой. Представь: ты сидишь, работаешь над задачей, на минуту вошёл в состояние потока – то самое редкое состояние, которое потом вспоминаешь как подарок судьбы. И тут у тебя вспыхивает уведомление: «Срочно глянь!». Через секунду – ещё одно: «Важно!». А кто-то из коллег уже стоит рядом (или пишет голосовое): «Минутка есть? У нас тут пожар». Если честно, иногда хочется просто удалить все мессенджеры и сбежать в лес. Но ты этого не делаешь. Ты стучишь по клавиатуре, перескакивая туда-сюда, как белка в колесе, и убеждаешь себя: «Ладно, сейчас быстро помогу – и продолжу». Спойлер: ты не продолжишь.