Сергей Барамба – Управление стейкхолдерами. Все дело в нюансах (страница 4)
В зависимости от типа стейкхолдера и стадии жизненного цикла, на которой он находится, интенсивность коммуникаций и цели взаимодействия сильно меняются, как и объём энергии, которую необходимо вкладывать руководителю проекта в поддержание требуемых отношений.
Основные триггеры прекращения отношений:
– увольнение или перевод стейкхолдера
– выполнение всех требований в ближайшей перспективе
– истечение срока трудового или хозяйственного договора
– завершения этапа работ, которые могут мешать или вызывать беспокойство группы стейкхолдеров
– получение и настройка комплекта оборудования
Как говорится в пословице «одна дверь закрывается, другие открываются», так и завершение одних отношений должны спровоцировать анализ положения вещей, на выявление новых стейкхолдеров.
Для руководителя проекта одним из главных препятствий в такой момент – это ощущение что вдруг ещё что-то потребуется и отсутствие веры, что стейкхолдер больше не будет играть роль в нашем проекте. Воспринимайте этот этап – как вычеркнуть из головы и не тратить время на поддержание состояния контакта. Прекращение отношений не перманентно, и стейкхолдер может вернуться в проект через какой-то промежуток времени, уже в другой ипостаси. Например, в начале проекта стейкхолдер может находиться в роли поставщика серверной оборудования для развёртывания инфраструктуры для ИТ продукта. А ближе к концу, он может быть вовлечён как конечный пользователь системы, потому что для него оказались востребованными услуги, которые предоставляет новый сервис.
Шаг 3. Выработать план
Наступает время 3го шага – руководитель должен выработать план на основе классификации. Самый сложный период. План необходимо постоянно пересматривать, корректировать, выполнять запланированные в нем действия, смотреть на результаты.
Со своей стороны предлагаю в виде примера вот такой формат шаблона 7 шагового плана.
План работы с со Стейкхолдерами
Данный документ имеет гриф для личного использования.
Название проекта:
Дата редакции: 01.03.2025
Дата следующей редакции: 01.04.2025
Шаг 1. Список Стейкхолдеров и краткая информация
Заполнение данной таблицы необходимо для того, чтобы дать себе первичную информацию для анализа и использовать её потом, для дальнейших шагов.
.1.
Вводная информация
Повторить заполнение для каждого стейкхолдера.
1.2. Текущие конфликты
Тут руководитель проекта записывает информацию о затрагивающих проект конфликтах.
При этом РП может выступать или стороной конфликта или арбитром, а стратегии как правило выбираются из списка, приведённого в таблице.
ШАГ 2. Квадрант оценки стейкхолдеров
Перенесите ID необходимого стейкхолдера на нужный квадрат. Раз данная информация только для ваших глаз, указывайте реальное положение вещей и на стратегии для данного квадрата будут основываться ваши шаги с данным стейкхолдером.
Шаг 3. Планируем мероприятия, направленные на проведение коммуникаций в предстоящем периоде
Таблица заполняется только для тех стейкхолдеров, с которыми вы планируете осуществлять мероприятия.
Шаг 4. Планируем мероприятия, направленные на изменение отношения к проекту у стейкхолдера
На данном шаге формируется список активностей, которые РП выполняет сам лично, или с помощью других участников что бы изменилось у стейкхолдера отношение к проекту на целевое, выгодное для проекта.
Иногда полезным для целей проекта выработать отрицательное отношение к проекту, поэтому такая возможность в таблице указана.
Сюда можно вписать личные встречи, подарки и представительские расходы для целей изменения отношений.
Шаг 5. Планируем мероприятия, направленные на сохранение отношения к проекту у стейкхолдера и выполнения ценных для проекта активностей
Шаг 6. Планируем мероприятия, направленные на выявление новых стейкхолдеров
Шаг 7. Планируем мероприятия, направленные на смену этапа жизненного цикла для стейкхолдера
К действиям направленными на прекращение может стать:
– подписание актов или каких-нибудь завершающих документов
– передача инструкций и документации о продукте
– проведение «итоговой» встречи на которой поставить точку и сформировать пути взаимодействия по поддержке продукта не через команду проекта
– донести информацию до команды проекта о новом статусе стейкхолдера.
Шаг 4. Постоянная оценка и корректировка планов, инструментов и подходов
При повторении упражнения в новую дату, сначала вносится информация в старый файл – принесли ли желаемый результат действия или нет. После файл сохраняется под новым именем с новой датой и заполняется по новой.
После заполнения файла работа над ним не закончена, Руководитель проекта должен все действия перенести в свой рабочий календарь и стараться выполнять задуманное. В противном случае грош цена такому плану и планированию.
План можно распечатать и хранить в отдельной папке – я называю её «папка для медитаций» – туда складируются заметки по проекту. Когда бывают несколько минут свободного времени – в такую папку можно «позалипать», переосмыслить задачи, возможно вспомнить что-то и легко вносить ручкой правки и заметки тех идей, которые пришли в голову.
Глава 2 Формы влияния стейкхолдеров на ИТ проект
Стейкхолдер (Stakeholder) vs Стейкитер (Steak Eater), почему важно их различать и удовлетворение чьих интересов важнее.
В отличии от обычного, не ИТ проекта, например строительства загородного дома, стейкхолдер и является основным потребителем благ которых несёт продукт. Он постоянно находится в гуще событий, его мнения запрашивается в моменте и учитывается как с точки зрения платёжеспособности и формирования условий проекта, так и с точки зрения пользования продуктом. Но в ИТ сфере не всегда всё также.
Небольшое отступление в историю из моей личной жизни, чтобы объяснить читателю появление термина «Steak Eater». Давным-давно, когда я не так хорошо знал английский язык и этимологию слова «cтейкхолдер», я в голове на слух переводил часть слова стейкхолдер как «Стейк» – кусок дорогого мяса – что-то, редкое и дорогое. Все потому, что до этого не встречал написания термина на английском, а на слух и в письменности все печаталось на русском языке. У меня получалось что «cтейкхолдер» – это хранитель чего-то ценного как, кусок дорогого стейка в элитном ресторане. Вот такая терминологическая фантазия тогда у меня была. Работая в ИТ, к нам в сервис-деск систему регулярно поступали заявки от руководителей (cтейкхолдеров) в которых надо было выполнить какое-нибудь действие или настройку для его подчинённого. И мои коллеги после завершения работы или постановщику задачи сообщают информацию только стейкхолдеру, или только мне или рядовому сотруднику. Напрочь забывая, что в целом тут целый треугольник или даже четырёхугольник «заинтересантов». И тогда возникла потребность выделять отдельно тех, кто заказывает и тех для кого делается настройка или работа. И таким образом у меня появился новый термин «cтейкитер».
Конец ознакомительного фрагмента.
Текст предоставлен ООО «Литрес».
Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.
Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.