Сергей Барамба – Мастерство коммуникаций: Принципы, интерфейсы и секреты эффективности (страница 1)

Сергей Барамба

Мастерство коммуникаций: Принципы, интерфейсы и секреты эффективности

Введение

Дорогой читатель, спасибо за выбор этой книги.

Эта книга предназначена для тех, кто стремится улучшить свои навыки управления командой проекта и достичь успеха в реализации своего проекта. Я очень надеюсь, что представленные в ней советы и рекомендации помогут вам создать эффективную систему управления коммуникациями проекта.

Эта книга будет полезна не только руководителям или членам проектных команд, но и всем, кто интересуется вопросами эффективной коммуникации в регулярном менеджменте и хочет улучшить свои навыки в этой области.

Данной книгой я завершаю трилогию – «Управление стейкхолдерами», «Управление командой» и «Управление коммуникациями». На мой взгляд это три краеугольных камня успешного управления проекта. Ошибки бюджета и продукта можно переделать или продать идею, что «это не баг, а фича1», а ошибки расписания – устранить сверхурочными работами и микроменджементом. Но это все будет для вас доступно, если у вас отлаженное взаимодействие с командой и стейкхолдерами, а вы как руководитель проекта сформировали высокий уровень доверия к себе и вас понимают с полуслова как в команде, так и вне.

Как обычно в книге будет много примеров, шагов и шаблонов, которые можно будет применять на практике практически сразу после прочтения.

Приятного чтения, ваш Сергей Барамба.

Словарь терминов и сокращений приведённых в книге

РП– руководитель проекта

Стейкхолдер – заинтересованная сторона проекта

Канал связи – конкретный инструмент, который используется для передачи информации. Например, Email или телефонный звонок.

PMBOK – Project Management Body of Knowledge

SCRUM– гибкая методология совместной командной работы, широко используемая в разработке программного обеспечения и других отраслях для адаптивного решения комплексных проблем

Kanban – это agile-методика, которая визуализирует работу, ограничивает объем незавершенной работы и поддерживает непрерывное улучшение за счет прозрачности рабочих процессов.

Тикетная система – информационная система в которую вносятся заявки и обращения пользователей необходимая для фиксации информации по поддержке проекта.

Аналоговый документ или Твердая копия – бумажная форма документа.

Life-hack – хитрость или полезный совет, помогающий эффективно решить ту или иную проблему

Скрипт – это заранее подготовленный, структурированный текстовый шаблон для типовой ситуации.

Глава 1. Определение коммуникаций. Основные документы для управления коммуникациями.

Место руководителя в вопросе управления коммуникациями – его права, полномочия и обязанности

Руководитель организации занимает ключевую позицию в системе управления коммуникациями. От того насколько им правильно поставлен процесс управления взаимодействиями и реагирования на изменения зависит успех проекта и эффективность других процессов – управление рисками, управление стейкхолдерами, управление изменениями и другие.

У руководителя проекта в области коммуникаций 4 базовых роли – «Техническая», «Юридическая», «Финансовая» и «Организационная»

Техническая роль – в области коммуникаций руководитель проекта отвечает за создание и поддержание системы обмена информацией – в электронной форме и в аналоговом виде.

В техническую роль входят следующие важные задачи:

– Проектирование коммуникационной архитектуры:

РП требуется определить, какие инструменты и процессы будут использоваться во время работы над проектом. При этом не обязательно выбранный в начале проекта инструмент должен дожить до самого конца. Например, пока нет финансирования и объём задач не большой, можно начать работу на базе Excel или open-source решение, а уже в середине проекта перейти на серьёзные продукты, которые смогут предоставить необходимый функционал. Поэтому рассматривая коммуникации необходимо стратегически подходить и закладывать в планы время и расходы на миграцию, обучение и другие задачи.

Поэтому он должен:

– определить оптимальные каналы связи (точное название мессенджеров, которые будут использоваться, будет ли участвовать в процессах электронная почта, в какой конкретно системе управления проектами будет работать команда, в какой среде будeт проходить видеоконференции) с учётом специфики задач и распределённости команды;

– определить, описать и задать для команды и стейкхолдеров правила маршрутизации информации: кто, кому, в каком формате и в какие сроки передаёт данные;

– должен разработать схему интеграции инструментов (например, синхронизация тикетной системы с календарём и уведомлениями).

– Формирование правил ведения дискуссий, форматы описания задач, фиксации исполнения и подтверждения заказчиком.

– Эксперименты и адаптация процессов: у руководителя проекта есть право внедрять новые инструменты (например, визуализацию архитектуры), отказываться от неэффективных практик (громоздких форматов отчетности), прислушиваться к предложениям команды по улучшению рабочего процесса и экспериментировать с подходами для снижения коммуникационных барьеров.

– Стандартизация форматов и процессов: РП должен заранее позаботиться и создать шаблоны документов, отчётов, протоколов встреч. Он описывает и должен строго следить что соблюдаются правила оформления сообщений (обязательные поля, теги, приоритеты). И конечно, устанавливает периодичность и формат статусов (ежедневные митапы, еженедельные сводки).

– Обеспечение информационной безопасности: РП должен определить уровни конфиденциальности данных и соответствующие каналы передачи. Если требуется совместно с техническими специалистами и членами команды внедряет шифрование, двухфакторную аутентификацию, резервное копирование, и потом обеспечивает контроль соблюдения политик доступа и аудита действий.

– Техническая поддержка команды и инструментов: РП не просто должен организовать обучение по работе с инструментами (инструкции, вебинары, ответы на вопросы), но постоянно разрешать запросы и инциденты: восстановление доступа, настройка уведомлений, устранение конфликтов ПО;

Таким образом, он отвечает не за общие организационные сообщения, а за создание и функционирование надёжной, безопасной и удобной среды внутри команды и с заинтересованными сторонами, превращая разрозненные обсуждения в структурированный поток, который напрямую влияет на скорость и качество работы команды над продуктом.

Юридическая роль руководителя проекта в области коммуникаций проекта заключается в обеспечении правового соответствия всех информационных потоков и взаимодействий требованиям законодательства, внутренних регламентов и договорных обязательств.

Ключевые задачи:

– Нормативное регулирование коммуникаций: РП должен определить перечень юридически значимых видов коммуникаций (официальные письма, протоколы, акты, уведомления). Так же он закрепляет в проектной документации (устав, план коммуникаций) правила оформления, подписания и хранения корреспонденции;

– Контроль документооборота: РП назначает ответственных за подписание и отправку официальных документов, и обеспечивает соблюдение порядка согласования (визирования) корреспонденции. Ещё в задачи документооборота входит организация архивного хранение переписок и документов с учётом сроков исковой давности и требований к доказательной базе.

– Соблюдение требований конфиденциальности: РП должен обеспечить внедрение и исполнение процедуры подписания NDA и соглашений о конфиденциальности. Конечно нельзя забывать, что РП должен определить правила и инструменты передачи чувствительной информации (шифрованная почта, защищённые каналы).

– Управление договорными обязательствами: РП в первую очередь отслеживает сроки направления уведомлений, отчётов и иных сообщений, предусмотренных контрактам, т.к. это может вызвать недовольство, которое может перерасти в претензии и разрыв контракта. Ну и конечно обеспечивает координацию подготовки ответов на претензии и запросы контрагентов.

– Обучение команды правовым аспектам: РП должен озаботиться в вопросе проведения инструктажей по правилам деловой переписки и публичным выступлениям. Если этого не сделать, есть риск, путаницы и решения задач обмена информации удобным, но неправильным способом или с использованием неправильных получателей информации. В этих инструктажах РП надо обязательно включать разъяснения последствия нарушений (штрафы, репутационные риски, судебные иски), что бы коллеги понимали стоимость ошибок.

Таким образом, юридическая роль РП в коммуникациях – это создание системы правовых гарантий, где каждое сообщение и документ соответствуют нормам закона, защищают интересы организации и минимизируют риски споров. Руководитель проекта вправе требовать соблюдения регламентов, приостанавливать неправомерные коммуникации и вносить изменения в процессы на основании юридических рекомендаций.

Финансовая роль руководителя проекта определяется в том, чтобы обеспечить финансирование всех коммуникационных процессов. РП следит что бы платных лицензий было достаточно для взаимодействия всех участников, и вновь появившийся член команды не оказался без инструментов общего взаимодействия из-за нехватки денег. А проводя переговоры с финансовыми подразделениями убедиться, что финансирования общекорпоративных ресурсов (места на дисках файловых серверов, лицензий на ПО) хватит и на членов команды проекта.