Павел Меньшиков – Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера (страница 11)
Проанализируем следующую строчку – «вставляла методичку в папки, 17 шт.» Нужно дыроколом сделать дырки в листах и вставить в папку. Работы максимум на полчаса, но никак не на 1 час 06 минут.
Мы рассмотрели две самые большие по продолжительности задачи за день, которые явно бросаются в глаза. Все остальное – мелочи, в основном продолжительностью не более 30 минут. И в этом еще одно важное свойство УРВ – он не оставляет сомнения в том, что время в течение рабочего дня утекает незаметно.
Вспомните, что обычно происходит, когда приходишь в супермаркет. Зашел за хлебом, а смотришь, раз-раз – и корзина полнехонька, кассир сообщает: «С вас 1539 рублей». Начинаешь проверять по чеку – откуда? Вроде не взял ничего дорогого, а сумма набежала немаленькая. Пересчитываешь – здесь 54 рубля, там 38 рублей, и потихонечку набегает.
Так и со временем: сюда 15 минут, туда 35 – и уже весь день прошел. Общее время работы в приведенном примере – 9 часов 16 минут, а вспомнить-то особо и нечего. Поэтому в данном учете не должно быть мелочей – надо одинаково тщательно анализировать и крупные задачи, и мелкие. И когда мы начинаем присматриваться внимательнее, то выясняется много интересного. Как вам нравится, например, 15-я строка: «Следила за принтером, как он печатал методичку, потому что он много раз выходил из строя»?
То есть 25 минут – а мы знаем, что 25 минут в день – это полтора месяца в год, – человек стоял и гипнотизировал принтер. С одной стороны, это проявление ответственности: вдруг бумагу начнет зажевывать, тогда нужно срочно ее вытаскивать! Иначе принтер сломается и весь офис останется без возможности что-либо распечатывать. Но, с другой стороны, сколько можно так стоять? Когда я увидел эту запись в УРВ, я спроецировал это на других сотрудников и подумал: ведь у нас постоянно кто-нибудь что-нибудь распечатывает. То есть постоянно кто-то рядом с этим принтером стоит и его гипнотизирует. И если взять самую скромную по московским меркам зарплату офисного работника – 20 000 рублей в месяц, то получается, что руководство компании ежемесячно платит такую сумму за гипнотизирование принтера. Новый принтер стоит как минимум в два раза меньше – 10 тысяч, а то и дешевле. Получается, что покупка нового принтера окупит себя уже через две недели за счет того, что сотрудники перестанут тратить свое время на такой бестолковый продукт, как «стояние у принтера». Ни один из сотрудников не вышел с инициативой покупки нового принтера, и пока мы не начали писать УРВ, эта проблема оставалась незамеченной и нерешенной.
Следующий пример – строка 13: «Искала в интернете программистов, нет подходящих резюме». Расход времени – 26 минут. Как в анекдоте: «Играл в “Поле чудес”, угадал все буквы, но не смог назвать слово». Вот как оценивать такую работу? Пытаться узнать, сколько резюме она успела просмотреть? А смысл? Нас должен интересовать результат работы. Если в течение нескольких дней подряд сотрудница пишет подобные сведения, а результата по-прежнему нет, можно не сомневаться: реально время уходит не на поиск, а совсем на другие вещи.
Таких моментов, как я уже говорил, много. И мелкими они кажутся только на первый взгляд, так как, собравшись вместе, они выливаются в очень существенную потерю эффективности работы подразделения.
Я сознательно привел в рассказе про УРВ небухгалтерский пример, чтобы вы не подумали, что бухгалтеры в данном случае какие-то особенные – они такие же сотрудники, как и во всех остальных отделах.
Задачи, которые решает УРВ
Учет рабочего времени снизу позволяет решить сразу несколько задач, первая из которых – выявить неэффективно расходуемое время.
Помните пример с «разложением по копиям»? Даже если бы сотрудница вместо 1 часа 48 минут написала «полчаса» или даже «17 минут», то есть все соответствовало бы нормативам, нам все равно было бы жалко, что столько времени потрачено впустую. В Excel есть замечательная функция – перед выводом на печать можно установить галочку «Разобрать по копиям», и компьютер сам печатает экземпляры в нужной последовательности страниц. Просто сотрудница не знала о такой возможности, а мы не подозревали, что она делает все вручную, пока не начали вести УРВ.
Этот учет позволяет нам увидеть, какие знания и навыки надо развивать у каждого конкретного бухгалтера. Это касается не только Excel и Word, но и 1С, и других бухгалтерских программ – там тоже существуют большие проблемы с эффективной работой. Также становится понятно, что и где нуждается в дополнительной автоматизации, механизации и разработке технологий работы.
В следующих главах мы подробно поговорим о главных навыках, о том, как их развивать в сотрудниках, а также как совершенствовать инфраструктуру бухгалтерии, обеспечивающую эффективную работу.
УРВ позволяет также увидеть реальную загрузку человека, получить статистику для разработки нормативов, обоснованно повысить зарплату тем, кто достоин, и не делать этого по отношению к тем, кто не заслуживает поощрения.
Например, в одной компании после проведенного учета рабочего времени одному из бухгалтеров не то что не повысили, а даже снизили зарплату на 20 %. Реальная загрузка этой сотрудницы оказалась существенно ниже нормативной. Как вы думаете, она уволилась? Нет, осталась, так как снижение зарплаты было скомпенсировано официальным установлением сокращенного графика работы.
Учет рабочего времени позволяет доказать генеральному директору необходимость увеличения штата бухгалтерии, то есть без эмоций, используя только факты, показать, что никто в бухгалтерии без дела не сидит, сверх меры не отвлекается, но при этом загрузка превышает нормативный рабочий день.
Как вариант главный бухгалтер может вместо увеличения штата аргументированно попросить генерального директора об инвестициях в свое подразделение. Например, оплатить услуги сторонних программистов, которые настроят автоматизированный обмен информацией между 1С и «Банком-Клиентом», в результате чего время бухгалтера по учету банковских операций заметно высвободится, а текущая нагрузка – снизится.
В конце концов ведение УРВ само по себе не позволяет излишне расслабляться в течение рабочего дня. Когда нужно постоянно записывать то, чем занимаешься, самодисциплина резко возрастает.
Как правильно построить работу с УРВ
Учет рабочего времени – замечательный инструмент. Но, к сожалению, часто приходится слышать, что опыт его использования был неудачным. Месяц-другой худо-бедно повели, а потом – бросили, так как результатов никто не почувствовал. Большинство неудач связано с тем, что УРВ просто неправильно используют, пытаются объять необъятное: охватить все и сразу и вести постоянно.
Давайте посчитаем. Как видно из табл. 4.4, описание одного дня занимает около 30 строк. Если штат бухгалтерии – 10 человек и каждый из них ежедневно в течение месяца ведет УРВ – сколько получается строк? 30 строк умножить на 20 дней – это уже 600 строк в месяц. И еще надо умножить на 10 человек. Итого по истечении месяца главному бухгалтеру нужно не просто внимательно прочитать, но еще и проанализировать 6000 строк.
Учитывая, что у главного бухгалтера много другой текущей работы, на тщательный анализ того, что написали сотрудники, времени не хватит. Получится, что мы заинтересовали бухгалтеров на написание УРВ, они старались, а мы ничего не сделали для них по результатам этой работы. Поэтому ко второму месяцу ведения УРВ мотивация потеряна, сотрудники начинают строчить формальные отписки, выражать недовольство дополнительной работой, и главный бухгалтер все приостанавливает.
Чтобы этого не произошло, надо брать на себя выполнимые вещи. Например, не весь месяц сразу, а только один день из жизни бухгалтерии. Это всего 300 строчек, которые главный бухгалтер в состоянии тщательно проанализировать в течение следующей недели, найти источники существенных потерь времени и начать бороться с ними.
После того как бухгалтеры почувствуют реальную отдачу от ведения УРВ (например, покупка нового принтера), можно попросить сотрудников прохронометрировать еще один день. Например, в первый раз они описывали неавральный, спокойный день, а во второй (когда бухгалтеры научились вести УРВ и чувствуют его пользу) – самый авральный, когда каждая минута дорога. В одной компании УРВ выявил, что в последние дни перед сдачей отчетности бухгалтеры, перед тем как приступить к формированию отчета, раскладывают первичку по датам и контрагентам. После того как главный бухгалтер распорядился сортировать первичные документы не в конце, а в течение месяца, авральность в последние дни перед отчетом существенно снизилась.
Другой способ использования УРВ – взять в качестве объекта исследования не всех бухгалтеров сразу, а только одного. Ведь если рабочее время всей бухгалтерии можно сравнить с квартирой, то рабочее время каждого бухгалтера можно сравнить со шкафом в ней. Можно наводить порядок сразу везде, а можно – в отдельных шкафах, то есть с отдельными сотрудниками.
Начать лучше с самого, на ваш взгляд, проблемного шкафа, то есть с того сотрудника, у кого, по вашим ощущениям, существуют наибольшие проблемы с результативностью. Тогда эффект от ведения УРВ будет максимальным.