Ольга Шевелева – Этикет для дела. Главные правила, которые обеспечат вам карьеру (страница 3)
Во-вторых, важно учитывать статус. Главный ориентир – младшего по статусу первым представляют старшему по статусу. При равном статусе – младшего по возрасту представляют старшему или руководствуются стажем работы человека в компании. В этом случае «долгожителю» представляют другого человека.
В-третьих, в мировой практике клиент всегда в привилегированном положении по сравнению с сотрудником компании, поэтому ему первому принято представлять других людей. Но в нашей стране не часто придерживаются этого правила.
Если во время делового общения вы будете представлять одного человека группе, не совершайте ошибку, как это было в одном американском фильме: «Салли, это все. Все, это Салли». Назовите имя, должность, название компании, в которой человек работает. Если вы представляете руководителя коллективу, после представления по известной вам схеме обязательно представьте ему несколько человек из многочисленной группы. Если группа сотрудников небольшая, представьте каждого.
Важно уметь не только представить себя или выступить в роли посредника при знакомстве, но и знать, что говорить, если вам представили другого человека или представили вас. В первом случае часто можно услышать фразу «очень приятно», но она требует осторожности в использовании – не рекомендую вам произносить эти слова при каждом знакомстве. Когда представляют вас, желательно дождаться, чтобы первым высказался тот человек, которому вас представили. Если вас представили важной персоне, обратитесь к человеку по имени и выразите свое отношение к знакомству с ним. В этом случае можно опустить имя и обратиться к официальному лицу, используя титул. Например, «Господин губернатор, это честь – познакомиться с вами».
Если при представлении ваше имя или фамилию произнесли неверно, сразу же внесите уточнение, но сделайте это максимально доброжелательно. Что делать, если вы, представляя человека, ошиблись и вас поправили? Извиниться и не повторять ошибку.
Вы можете не знать многих правил делового этикета, но я убеждена, что знание правил представления обязательно для любого человека. Неумение представить себя или людей друг другу сводит к нулю все старания показать себя профессионалом.
1. В случае самостоятельного представления назовите свое имя, (отчество), фамилию, должность и компанию, которую вы представляете.
2. Выступая в роли посредника при знакомстве, сначала обратитесь по имени к человеку, которому будете представлять другого (главный ориентир – младшего по статусу первым представляют старшему по статусу), и представьте человека. Затем старшего по статусу представьте младшему по статусу.
3. Если одного человека представляют группе сотрудников, представляющий называет его имя всем присутствующим.
4. Слова представления, когда вы представляете себя: «(Я) – имя, (отчество), фамилия», «Меня зовут/Мое имя – имя, (отчество). Фамилия – …». Фразу «Меня зовут – имя, (отчество), фамилия…» некоторые эксперты считают некорректной, но этот вариант прочно вошел в практику представления.
5. Слова представления, когда вы выступаете в роли посредника: «Разрешите/позвольте представить вам … (далее – по схеме)».
6. Во время знакомства обязательно смотрите в глаза человеку, которому представляетесь или которого представляют вам.
• Выучите схему представления и настройтесь, что в следующий раз, когда вы будете представляться самостоятельно или выступать в роли посредника, вы все сделаете правильно. Как только вы начнете сомневаться в своих словах и действиях, все «пойдет не так». Настрой очень важен.
• Нарисуйте на листе бумаги фигурки людей с разным статусом и разного возраста. Обозначьте стрелочками порядок представления с посредником и без посредника, а также напишите слова, которые будут произнесены в момент представления, и ответные реплики.
• Перед зеркалом потренируйтесь представлять себя. Установите временны́е границы (10–15 секунд) и контролируйте не только очередность и выбор слов, но и свое невербальное поведение.
4. Формы обращения
• В рамках делового общения вы чаще обращаетесь к окружающим на «вы» или на «ты»?
• Как вы реагируете, когда собеседник без предупреждения переходит на «ты»?
• У вас хорошая память на имена?
• Обращаясь к человеку, вы каждый раз называете его по имени?
• Если вы забыли имя своего знакомого, вы уточняете, как зовут человека, или предпочитаете обращаться к нему безлично, чтобы не показать свою забывчивость?
_____________________________________________________
_____________________________________________________
Я коллекционирую оригинальные формы завершения переписки, и Михаил Михайлович Жванецкий в тройке лидеров с его незабываемым «ваш, Ваш и твой, М. Жванецкий». Но «сейчас не об этом».
В рамках делового общения в устной и письменной речи допустимые формы обращения – «вы» и «ты». Выбор формы обращения зависит от корпоративной культуры компании и официальности ситуации. Например, в государственных учреждениях официальная форма обращения к коллегам, деловым партнерам и гражданам – на «вы» по имени и отчеству. Во время неформального разговора сотрудники часто общаются на «ты», называя друг друга по имени, но официальная форма – «вы».
Участники тренингов часто задают вопрос, можно ли предложить коллеге или деловому партнеру перейти на «ты» и как реагировать, если вам сделают такое предложение. Если есть возможность продолжать держать дистанцию при самых доброжелательных отношениях, я советую не инициировать переход на «ты». Прислушайтесь к этой рекомендации.
Если вам сделают такое предложение (инициатором может быть старший по статусу, при равном статусе – старший по возрасту, при равном статусе и возрасте – тот, кто дольше работает в компании), дайте быстрый и правильный ответ. В такой ситуации не принято держать паузу для обдумывания, поэтому желательно заранее взвесить все плюсы и минусы. Важно понимать, с кем вы имеете дело и что второй раз вам такого не предложат. Переход на «ты» не предполагает возвращения к обращению на «вы», хотя, например, немцы это допускают.
Когда к вам без обсуждения такой возможности начинают обращаться на «ты», не выражайте своего возмущения и не «воспитывайте» собеседника. Ответьте вежливо, один или несколько раз, сделав акцент на слове «вы». В такой ситуации соблюдение дистанции – ваше полное право.
Имена своих коллег, деловых партнеров, клиентов вы обязаны помнить – это одна из ваших должностных обязанностей.
Если вы никак не можете вспомнить имя человека, прямо скажите об этом, но выбрав подходящие слова. Фразы «Я не могу вспомнить ваше имя» и «Я забыл ваше имя» похожи, но второй вариант я не рекомендую использовать – слова звучат жестко, как будто человек не заслуживает внимания и знакомство было незначимо для собеседника. И не «чеканьте» факты – смягчите свою забывчивость вводной фразой: «Я рад(а) снова встретиться с вами, но, к сожалению, никак не могу вспомнить ваше имя».
Если вы – семейная пара, и один из вас – важная персона, не позволяйте себе на официальном мероприятии обращаться к своей второй половине по имени, как это сделала на приеме супруга одного из губернаторов, весь вечер называя его «Коля». Увы, уровень деловой культуры обоих был очевиден.