Ольга Сагирова – Это стресс, коллеги. Как справиться с 8 видами рабочего стресса и приобрести профессиональную жизнестойкость (страница 6)

___________________________________________________

Что вам захотелось изменить? Какой стиль попробовать?

_______________________________________________________

Насколько это будет эффективно для вашей работы (по шкале от 0 до 10)?

______________________________________________________

Мы станем продуктивными, если правильно выберем стиль работы, соответствующий нашему SELF-типу. Конечно, бывают обстоятельства, особенно в периоды изменений в карьере или релокации, когда приходится выбирать не очень подходящий стиль управления временем. Именно тогда мы испытываем временной стресс!

Но если в условиях относительной стабильности выбрать подходящий своему типу стиль, временной стресс сократится или исчезнет. Нужно стремиться к работе в таком стиле, который даст энергию вашему типу, а не отнимет ее.

Давайте теперь предложим каждому SELF-типу наиболее подходящий инструментарий тайм-менеджмента. Вы узнаете те модели поведения, которые обычно используете, и найдете для себя новые, полезные именно вашему типу. Так вы сможете легче управлять временным стрессом своих подчиненных и коллег, предлагая им те инструменты, которые лучше всего подходят их SELF-типу.

Инструменты борьбы со временным стрессом делятся на:

– аналитические, или объективные;

– психологические, или субъективные.

Аналитические инструменты снижения временного стресса:

– планирование;

– приоритезация;

– нормирование;

– использование активных часов работы;

– учет отвлекающих факторов;

– деление масштабных задач на подзадачи;

– метод «4D»;

– принцип «помидоро»;

– сбалансированность;

– асинхронность.

Давайте подробно рассмотрим каждый из них и поясним, как их применяют SELF-типы:

Планирование

Время, затраченное на планирование, сокращает время на выполнение задачи. Не зря говорят: «Семь раз отмерь – один отрежь». Если представить себе образ результата, то его легче и быстрее можно достичь. Ведь мозг уже сделал это за вас силой мысли, остается только повторить в жизни.

В теннисе перед каждым ударом ракеткой о мяч тренер учит спортсмена точно представить, куда мяч должен попасть. То же самое в бизнесе: хочешь достичь результата в продажах – представь сначала в голове, как дойти до цели. А потом просто сделай это!

Мы рекомендуем переносить свои планы на бумагу. Наш мозг любит наглядность – так легче понять и запомнить. Не важно, где вы записываете задачи: в еженедельнике, телефоне или компьютере. Главное – использовать списки дел, которые содержат не только план, но и срок их выполнения, так называемые дедлайны. Они являются «красными флажками» для мозга. Он сам начнет вас подгонять, чтобы скорее исполнить задуманное и получить дозу дофамина.

Визуально представить рабочий процесс помогает методика «Канбан». Все задачи делятся на три группы: «сделать», «в процессе», «сделано». Они записываются на стикерах и переносятся из одной колонки в другую в зависимости от их статуса. Доска «канбан» создает прозрачность в бизнес-процессе и дает возможность планировать всем коллегам одновременно.

Немецкие исследователи рекомендуют планировать время в соотношении 60 на 40: 60 % рабочего времени планируется, а 40 % – нет. Установление временных норм и «зеленых зон»[6], когда можно передохнуть или отвлечься на срочные, но неважные дела, для большинства руководителей и сотрудников стало привычным. Этот принцип учитывает вероятность наступления непредвиденных событий в наше нестабильное время и снижает уровень общего напряжения.

Какой SELF-тип больше всех любит планировать? «Разумеется, Строитель!» – ответите вы и будете правы.

Натали Кальнер как никто другой любит планировать свою работу: «В тесте Х. Фишер у меня 24 балла набрал тип Строителя. Мои близкие друзья говорят, что более организованного человека сложно найти. С десяти лет у меня есть органайзер и еженедельник. А последние десять лет я использую еще и ежемесячник для всей семьи: на развороте виден текущий месяц, каждый член семьи записывает туда основные дела, общие мероприятия там тоже отражены. Так я привыкла систематизировать жизнь не только собственную, но и своих близких. Разумеется, что и на работе эту способность очень ценили и руководство, и сотрудники».

Умеют ли планировать Активисты, Мыслители или Объединители? Конечно, да. Но вот хотят ли?

Мы уже рассказывали о директоре по стратегии крупной нефтехимической компании. Так вот, он набрал в тесте 26 баллов как Мыслитель, остальные SELF-типы у него практически не выражены: 16–18 баллов. Нам было интересно наблюдать за его процессом планирования: весь план был у него в голове. Если он и записывал какие-то важные детали, то только на маленьких квадратных бумажках, которые скапливались на его рабочем столе в большом количестве. Они были ему дальше бесполезны, так как основное место, где у него хранился свой список дел, – это мозг, а не рабочий стол. Ежедневниками он не пользовался, но предпочитал, чтобы секретарь подсказывала ему основные дедлайны.

Конечно, если у вас нет помощника, то для вас и ваших коллег такой подход к планированию станет проблематичным. Когда директор по стратегии ушел из корпорации в свободное плавание, открыв ИП, он стал часто забывать о встречах или путать их во времени. Для его партнеров такой стиль ведения дел не очень комфортен. Но они мирятся с ним, так как интуитивно понимают, что перед ними «тестостероновый» лидер, который иногда имеет право просто о чем-то запамятовать.

Строители бы себе подобное не простили, Объединители постарались бы сгладить острые углы с партнерами, а Активисты наверняка впрыгнули бы в закрывающиеся двери приемной, в последний момент успев на запланированное мероприятие.

Приоритизация

Если срочные задачи мало влияют или совсем не влияют на основную цель, они не должны предшествовать выполнению важных задач. Иначе можно все время потратить на отвлекающие факторы: телефонные звонки, совещания, переписку в электронной почте. А потом окажется, что основное дело, которое приближает вас к реализации цели, осталось даже не начатым.

Рабочий день должен дарить энергию и ощущение, что вы занимаетесь действительно важными делами. Вы не должны чувствовать себя по вечерам обессиленными, потому что это прямой путь к эмоциональному выгоранию.

Для оценки срочности и важности задач и определения их приоритетности можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра[7] (Рис. 6). В ней дела распределяются по срочности и важности. Критериями важности являются необходимость выполнения задачи для реализации глобальной цели и предотвращение угроз рабочему процессу. Критерий срочности – потеря смысла выполнения задачи, если не сделать это немедленно.

Рисунок 6. Матрица Эйзенхауэра

Итак, мы имеем матрицу из четырех видов задач:

А (важных и срочных) – подготовка к сегодняшнему совещанию у руководства, В (важных, но не срочных) – подготовка к совету директоров через месяц,

С (срочных, но неважных) – ответ на телефонный звонок или мейл.

D (ни срочных, ни важных) – пустая, но приятная болтовня за чашкой кофе.

Выделение срочных и важных дел позволяет держать в фокусе внимания ключевые цели. Однако это совсем непросто. Ведь отвлекающие факторы на работе никто не отменял!

Питер Друкер[8] говорил: «Расстановка приоритетов – вопрос не столько расчета, сколько смелости». Смелость, как известно, придают дофамин, адреналин и тестостерон. Поэтому Активисты и Мыслители легко перемещаются по матрице Эйзенхауэра.

Имея руководителя Активиста или Мыслителя, сотрудникам стоит просто довериться их внутреннему чутью и выполнять задачи в том порядке, который они предлагают.

Натали Кальнер: «Я работала несколько лет директором по персоналу в торгово-промышленной компании. Будучи Строителем, любила всегда приходить в офис чуть раньше начала рабочего дня, поэтому успевала ответить на важные и срочные письма, чтобы потом выпить чашечку кофе со своим замом и обсудить планы на день.

Однако генеральный директор и собственник компании были ярко выраженные Активисты. Они не соблюдали границы рабочего времени, да и во время трудового дня могли написать или позвонить с неожиданным вопросом. Иногда они писали смс по ночам, ожидая ответа. Но чаще всего сбивали мой график “особыми поручениями”, что не могло меня не огорчать.

Понимая, что переделать SELF-тип топ-менеджеров невозможно, постепенно я научилась спокойнее реагировать на их резкие переключения с задачи на задачу. Я говорила себе: “Активисты интуитивно меняют приоритеты, но именно это приводит компанию к успеху!” Кроме того, я научилась предугадывать их просьбы, потихоньку развивая собственную интуицию. Это сделало работу в коллективе слаженной, а атмосферу – легкой».

Строители и Объединители, разумеется, тоже умеют выделять важное, но им это дается сложнее.

Первые тяготеют к долгосрочному планированию, желая, чтобы планы осуществлялись так, как задумано. Им не нравится менять последовательность действий из-за новых приоритетов.

Вторым же важнее сохранить гармоничные отношения с окружающими, поэтому они готовы заняться в первую очередь срочными и важными делами других людей, отложив свои дела на потом.

Нормирование

Периодические замеры распорядка рабочего дня, регулярный поиск резервов времени и устранение временных потерь в практике управления персоналом известно как «хронометраж» или «нормирование».