Николай Морозов – Справочник по работе с приложением MS Excel (страница 1)

Николай Морозов

Справочник по работе с приложением MS Excel

Историческая справка

Microsoft Excel – программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для таких опперационных систем как Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты и язык макропрограммирования VBA. Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире.

Первая версия Excel для Windows была выпущена в ноябре 1987 года.

В 1998 г. Excel начала обходить по продажам своего основного конкурента – Lotus 1-2-3, и помогла фирме Microsoft достичь позиций ведущего разработчика программного обеспечения.

Microsoft укрепляла своё преимущество с выпуском каждой новой версии, что имело место примерно каждые два года. Текущая версия для платформ Windows и Mac OS X – Excel 2024.

В данном Справочнике предлагается рассмотреть следующие основные вопросы:

Часть 1

I. Настройка панели быстрого доступа

II. Вставка в линейку вкладок MS Exсel кнопочных форм Приложений

III. Работа с вкладкой «Рецензирование»

Часть 2

I. Работа с вкладкой «Данные» (Поиск решения)

II. Работа с вкладкой «Данные» (КОНСОЛИДАЦИЯ)

III. Работа с вкладкой «Данные» (Диспетчер сценариев)

Часть 3

I. Библиотека функций

II. Решение финансовых задач

III. Создание диаграмм MS Exсel

Введение

Microsoft Office – один из наиболее популярных офисных пакетов, включающий такие приложения, как Word (текстовый редактор), PowerPoint (программа для презентаций), Outlook (почтовый клиент и органайзер), Access (система управления базами данных) и Excel (табличный процессор). Интерфейс всех приложений семейства Office имеет общие черты, однако каждая программа обладает уникальными элементами и функциями, адаптированными под конкретные задачи пользователей.

Основные элементы интерфейса Microsoft Office:

Лента – центральная панель инструментов, состоящая из вкладок (Файл, Главная, Вставка, Формулы, Данные и др.). Каждая вкладка содержит группы команд, сгруппированных по функциональности.

Панель быстрого доступа – расположена рядом с кнопкой «Office», позволяет быстро получить доступ к часто используемым инструментам (например, сохранение документа, печать).

Строка состояния – отображается внизу окна и показывает дополнительную информацию: количество символов, строк, статус режима редактирования и другие данные.

Область задач – специальные панели, появляющиеся при выполнении определённых действий (например, проверка орфографии, вставка гиперссылки).

Мини-панели инструментов – всплывающие меню, содержащие дополнительные команды, которые появляются автоматически при выделении объектов (например, графиков, таблиц).

Особенности программы Microsoft Excel

Excel является мощным инструментом для работы с числами, анализа данных, построения диаграмм и выполнения сложных вычислений. Его интерфейс включает специфические элементы, облегчающие работу с табличной информацией.

Основные особенности Excel:

1. Рабочий лист

Основной элемент Excel – рабочий лист, состоящий из ячеек, организованных в строки и столбцы. Каждый лист представляет собой таблицу, где пользователи могут вводить, изменять и обрабатывать данные.

2. Формулы и функции

Excel поддерживает мощные вычислительные возможности благодаря встроенным формулам и функциям. Пользователь может использовать стандартные арифметические операции, финансовые формулы, статистические расчеты, логику и многое другое.

3. Диаграммы и графики

Возможность визуализации данных через построение различных типов диаграмм (линейчатые, круговые, гистограммы, точечные и др.), позволяющих наглядно представить результаты анализа.

4. Сортировка и фильтрация данных

Инструменты сортировки позволяют упорядочить данные по различным критериям, а фильтры помогают отбирать нужные записи по заданным условиям.

5. Работа с большими объемами данных

С помощью инструмента «Таблица Excel» удобно управлять большими наборами данных, используя автоматическое расширение формул, фильтрацию, сортировку и расчет итоговых значений.

6. Макросы и VBA (Visual Basic for Applications)

Для автоматизации рутинных операций Excel предлагает возможность создавать макросы и писать собственные скрипты на языке Visual Basic for Applications (VBA), расширяя функциональность программы.

7. Печать и экспорт документов

Удобное управление параметрами печати, включая выбор области печати, масштабирование и ориентацию страницы. Доступна также возможность экспорта файлов в различные форматы (PDF, HTML и др.).

Таким образом, Excel – мощный инструмент для работы с таблицами, который сочетает простоту ввода данных с возможностью глубокого анализа и обработки информации благодаря широкому набору функций и возможностей программирования.

Лента

Лента является основным рабочим элементом интерфейса MS Excel и содержит все команды, необходимые для выполнения наиболее распространенных задач. Лента состоит из вкладок, каждая из которых содержит нескольких групп команд.

Работа с вкладками и их командами и рассматривается в 3х главах настоящего Справочника.

А начнем мы с панели быстрого доступа.

I. Настройка панели быстрого доступа

При создании документов того или иного типа мы часто используем одни и те же команды. Чтобы каждый раз не искать нужную команду по всему интерфейсу программы, самые «популярные» команды вынесены на панель быстрого доступа в виде маленьких кнопок с картинками. Эти кнопки носят название инструментов (смотрите рис.1).

Рис.1.

По умолчанию на панели быстрого доступа расположены 3 наиболее часто используемых инструмента (см. рис.2):

– Сохранить (CTRL+S).

– Отменить ввод (CTRL+Z).

– Повторить ввод (CTRL+Y).

Рис.2.

Пример 1

Пример использования инструмента «Отменить ввод» (см. рис.3 – 6).

– При загрузке программы активная ячейка на чистом листе находится по адресу A1 (рис.3). Введите с клавиатуры букву «a» и нажмите «Enter». Курсор сместится вниз на ячейку A2 (рис.4).

– Щелкните на инструмент «Отменить ввод» (или комбинацию горячих клавиш: CTRL+Z) и текст исчезнет, а курсор вернется на исходную позицию (рис.5 и 6).

Рис.3.

Рис.4.

Рис.5.