– внедрить разделение ролей: главный бухгалтер не имеет доступа к складским функциям, а склад – к бухгалтерским;
– включить автоматические отчёты по изменениям в документах: кто изменил количество, сумму, товар.
Важно не «искать плохих людей», а выстраивать такие процессы, в которых даже самые хорошие сотрудники физически не смогут совершить злоупотребления. В моей практике отсутствие должной системы внутреннего контроля со стороны топ-менеджмента говорит либо о низкой компетенции руководства, либо о намеренном ослаблении контроля с целью скрыть факт мошенничества. Стоит отметить, что мошенничество с участием топ-менеджмента сложно выявить и доказать, так как за внедрение системы внутреннего контроля несёт ответственность именно руководство компании.
“Улица, фонарь, аптека”
Я работаю в аптеке уже несколько лет, и, честно говоря, это бизнес, в котором очень легко превратить обязанности в инструменты дополнительного дохода. Сначала я думала, что просто выполняю свои задачи: списываю просроченные или бракованные лекарства. Но вскоре поняла, что это можно использовать как способ заработать. Списываем только «на бумаге», а товар на самом деле продаётся. И неважно, что срок годности подходит к концу или что лекарства «левые»: подделки оригиналов значили для меня только одно – прибыль.
Сначала я делала это осторожно. Проверяла каждый шаг: какие лекарства подлежат утилизации, какие ещё можно продать, чтобы не попасться. Всё это началось не из-за какой-то врождённой тяги к нарушениям. Нет. Мелочи, казавшиеся безобидными, постепенно перетекали в нечто более серьёзное и, что самое страшное, становились привычкой.
Сегодня привезли просрочку из другой аптеки сети для списания. Формально – списать, подписать акт, утилизировать. А фактически? Никто не проверяет, что именно я увезла «на уничтожение». Никто не стоит со мной рядом у мусорного контейнера. Вот он – источник «калыма». Завтра «мой» поставщик привозит товар. В коробке одно количество, в накладной – другое. Он тоже понимает правила игры и не задаёт вопросов. И я не задаю. Ещё один источник «калыма».
Послеобеденный час. Жара, усталость, наплыв покупателей. Никто не отслеживает, сколько упаковок я пробила через кассу, а сколько ушло «мимо». Каким-то клиентам посчитала больше, чем вышло по счёту. Ещё один маленький «калым». Иногда я могла договариваться, чтобы продавать «левый» товар, который выглядел как настоящий, но шёл в обход официальной документации. Всё это кажется маленьким нарушением, но на самом деле последствия таких «шалостей» могут быть серьёзными: химия, здоровье людей. Меня это не пугало, я видела только цифры на своей банковской карточке.
Или, например: от поставщика приходит 100 упаковок, и фактически я продаю эти 100, а в системе показываю только 80. Разница остаётся у меня. Это простой способ превратить рутину в дополнительный доход, и многие фармацевты, которых я знаю, имеют такой доход. Чем дольше работаю в аптеке, тем яснее понимаю: система контроля есть только на бумаге. Руководство проверяет списания, но они не замечают мелких деталей, не заглядывают внутрь процесса.
И ты сам себе говоришь: «Ну а что? Все так делают. Это маленькая компенсация за весь объём работы, что возложили на меня за крошечную зарплату. Это не преступление – это просто возможность, которую никто не закрыл».
То, что описано в этой истории, на самом деле очень типично для многих розничных магазинов. Проблема не в отдельных людях, а в системе контроля: она формальная, частично бумажная, а реальные процессы почти никем не отслеживаются. Собственник в погоне за прибылью нанимает универсального сотрудника. Однако именно то, что сотрудник универсален, ведёт к нарушению принципа контроля – разделения обязанностей. Продавец имеет доступ к учётной системе, выполняет множество задач: от приёмки товара, оприходования, списания и до реализации. И именно это открывает «окна возможностей», которые постепенно превращаются в настоящие дыры.
Предотвратить.
Этот эпизод показывает, что слабый контроль + доступ к товару = идеальная среда для множества «микромошенничеств», которые потом складываются в системный ущерб. Предотвращение начинается с чёткого разграничения процессов: списания должны проводиться только комиссией; утилизация – фиксироваться актом, фото- и видеоподтверждением; все операции с просрочкой – под контролем управляющего. Поставки должны проходить двойную сверку: фактическое количество проверяет один сотрудник, внесение данных – другой. Торговля – одна из самых подверженных мошенничеству отраслей, и контроль «на бумаге» только подстёгивает своеволие сотрудников.
Выявить.
Выявление должно опираться на аналитику. Резкое увеличение списаний, появление «подозрительных» бракованных партий, расхождения между закупками и продажами, завышенная доля наличных операций – всё это индикаторы. В аптеках эффективно работает метод выборочного «тайного аудита»: проверка партии списанного товара, контроль утилизации, внезапная сверка остатков. Сотрудничество с поставщиком, который «понимает правила игры», – отдельный красный сигнал для службы безопасности.
Исправить.
Исправление требует перестройки культуры и процессов:
– утилизация – только комиссионная, с фотофиксацией;
– списания автоматически сравниваются с нормами;
– поставки принимаются под видеонаблюдением двумя сотрудниками;
– все изменения в учёте логируются;
– регулярные отчёты о расхождениях по каждому фармацевту;
– введение политики нулевой толерантности к работе «мимо кассы».
В аптечном бизнесе списание и продажа просроченных или «левых» лекарств – это уголовная ответственность. Последствия здесь не только финансовые, но и медицинские. Если обнаружится продажа просрочки, доверие клиентов утратится мгновенно, что приведёт к закрытию бизнеса.
“Вальс Мендельсона”
Я собирал деньги на свадьбу. Родственники моей будущей жены настаивали, чтобы церемония прошла где-нибудь в жарких странах, желательно на Мальдивах. Всё должно было быть идеально: белый песок, бирюзовая вода, фотографии как из Pinterest, с лёгкой непринуждённостью wedding-фотосессий. Для воплощения этой сказки требовалась довольно крупная сумма, и, кажется, я знал, где её взять.
Когда я устроился в крупную операционную компанию на должность бухгалтера, я сразу заметил одну особенность: наша компания была частью группы компаний, и денежные средства внутри группы особо не контролировались. Платежи уходили регулярно, но никто толком не сверял счета с фактическими поставками или услугами. Документы существовали формально, отчёты сдавались вовремя, ошибки проходили незамеченными. Платежи аффилированному поставщику «Стройинвест» – то 300 тысяч, то 2 миллиона – казались обычными операционными расходами. Их тоже никто не анализировал. Никто не сравнивал счета. Никто ни разу не задался вопросом: «А почему мы вообще столько им платим?»
И я понял: это мой шанс. Я создал двойника. Настоящий поставщик – «Стройинвест». Я зарегистрировал компанию, которая называлась почти так же, но по-другому – «Стройинвеет». Одна буква. Для глаза разница почти незаметна. Для бухгалтера – тоже. Для банка – юридически другой получатель. Главное, чтобы привычная картинка не ломалась.
Первые недели я ничего не трогал. Я просто сидел и наблюдал за передвижением денег: регулярные платежи шли автоматически, без вмешательства человека. Я видел, что у компании есть свой устойчивый ритм. Я понимал: если вломиться грубо – платёжка вспыхнет в отчётах, бухгалтерия задаст вопросы. Поэтому я начал тихо: небольшие суммы проходили на настоящего поставщика. А вот крупные – 20 млн, 50 млн, 100 млн – я аккуратно направлял уже на свой «Стройинвеет». Бухгалтер видел знакомое название. Руководитель подписывал, не вчитываясь. Банк проводил – реквизиты же есть, что ещё им надо?
Сверку с реальным «Стройинвестом» никто не делал годами. Зачем? Это же «своя» компания. Все привыкли доверять документам, которые сами же и оформляют. Месяц за месяцем я проводил фиктивные поставки, и в системе копилась задолженность перед «моим» поставщиком. Она росла – 50 миллионов, потом 120, пока, наконец, не дошла до 300 миллионов. Долг перед «Стройинвеетом» затерялся в долге перед настоящим «Стройинвестом». Я радовался каждый раз, когда платёж уходил на подставную компанию. Деньги копились, и я знал, что скоро смогу устроить не только свадьбу мечты…
Казалось, всё идеально. Но однажды пришло время плановой проверки: обычный аудит, инициированный головной компанией. Аудиторы начали проверять счета, сопоставлять акты сверок между компаниями группы. И тут всплыла одна маленькая деталь – расхождение в реквизитах.
Сначала я пытался объяснить, что это ошибка, но каждый платёж был задокументирован, а фиктивная компания постоянно фигурировала перед глазами. Меня задержали, провели следствие. Судья дал мне три года, а невеста – три месяца. Ровно столько понадобилось ей, чтобы найти жениха, который не собирает деньги на свадьбу через фиктивный «Стройинвеет». Все деньги я, естественно, вернул.
Эта история – яркий пример того, как привычка доверять документам без регулярной проверки превращается в благодатную почву для мошенничества. Простота операций при повторяющихся платежах одному и тому же поставщику создаёт иллюзию безопасности.
